16/09/2024
Bình luận(0)Lên kế hoạch cụ thể
Trước khi bắt đầu triển khai phần mềm ERP để vận hành trong doanh nghiệp thì quá trình lập kế hoạch chi tiết là điều rất quan trọng. Bởi lẽ, để phần mềm quản trị toàn diện doanh nghiệp được vận hành trơn tru luôn tốn nhiều thời gian và kinh phí nên việc tạo dựng kế hoạch là điều tiên quyết để tránh những rủi ro, thất bại trong quá trình triển khai. Việc có một kế hoạch cụ thể, đầy đủ sẽ giúp dự án triển khai phần mềm quản trị toàn diện doanh nghiệp diễn ra hiệu quả hơn.
Để lập kế hoạch cho hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp,cần đặt ra một số thông tin quan trọng như:
Nguồn kinh phí sẵn sàng chi trả cho dự án.
Số lượng tham gia.
Hệ thống quản lý tổng thể doanh nghiệp mong muốn.
Bài toán cần phần mềm ERP giải quyết.
Các đầu việc cần phải xử lý…
Kế hoạch càng chi tiết, càng đầy đủ thì khi triển khai hệ thống ERP, doanh nghiệp bạn sẽ càng vận hành trơn tru.
►Xem thêm: Thế nào là một phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp tốt?
Lựa chọn nhân sự tham gia
Nhân sự đóng vai trò quan trọng trong mỗi dự án lớn nhỏ của doanh nghiệp. Chất lượng nhân sự ảnh hưởng rất lớn đến thành công của một phần mềm quản trị toàn diện doanh nghiệp. Cụ thể khi triển khai phần mềm quản trị toàn diện doanh nghiệp, bộ phận nhân sự am hiểu về ERP và có quyền quyết định cao sẽ dễ dàng trong việc lựa chọn được nền tảng ERP phù hợp nhất, qua đó dễ dàng kết nối bộ phận để thực hiện dự án sao cho thuận lợi nhất. Nhân sự có thể đề xuất các quyết định quan trọng thường là đội ngũ lãnh đạo doanh nghiệp.
Một bộ phận khác quan trọng trong quá trình triển khai ERP đó bộ phận IT. Bộ phận này có vai trò đưa ra những tư vấn ban đầu cho ban lãnh đạo về các vấn đề liên quan đến phần mềm quản trị toàn diện doanh nghiệp. Đồng thời, họ cũng là bộ phận phối hợp cùng đội ngũ chuyên gia của đơn vị triển khai nhằm tư vấn kỹ thuật và đào tạo sâu về ERP. Sau khi bắt đầu triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp, bộ phận IT có nhiệm vụ hỗ trợ người dùng và xử lý các vấn đề kỹ thuật trong quá trình vận hành.
Lựa chọn nhân sự tham gia
Một bộ phận nhân sự cũng không kém phần quan trọng của dự án ERP đó là những người trực tiếp vận hành và sử dụng hệ thống quản trị toàn diện doanh nghiệp. Đây chính là những nhân viên hiểu rõ nhất các quy trình nghiệp vụ chuyên môn do chính mình phụ trách. Từ đó, họ có thể chuẩn hóa dữ liệu và đưa thông tin lên ERP, chạy thử nghiệm và chấp nhận hệ thống mới để đào tạo lại cho những người dùng cuối khác.
►Xem thêm: Lợi ích khi sử dụng các công cụ, nền tảng quản trị toàn diện doanh nghiệp
Triển khai phần mềm
Việc cài đặt hệ thống ERP cũng là một trong những tiêu chí đánh giá hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và thiết kế lại các quy trình kinh doanh trở thành các quy trình vận hành tiêu chuẩn. Sau đó, người quản lý sẽ thành lập một mô hình kinh doanh hoàn toàn mới chuyên nghiệp hơn, hiện đại hơn. Nhà phát triển phần mềm chịu trách nhiệm cài đặt hệ thống đồng thời xây dựng cơ sở hạ tầng. Tuy nhiên, giai đoạn này mất nhiều thời gian và chi phí.
Di chuyển dữ liệu
Bước tiếp theo của việc triển khai nền tảng quản trị toàn diện doanh nghiệp là di chuyển dữ liệu sang một hệ thống mới. Các tổ chức lưu trữ hồ sơ khách hàng, nhà cung cấp, tài sản vật chất ở nhiều định dạng cũng như phần mềm khác nhau. Vì vậy, trước khi bắt đầu di chuyển, cần phải xem xét, đồng nhất toàn bộ dữ liệu qua đó loại bỏ những thông tin thừa, không quan trọng. Khi dữ liệu được cập nhật và xác minh, nhà cung cấp phần mềm sẽ di chuyển dữ liệu sang một hệ thống mới để doanh nghiệp có thể sử dụng dễ dàng trên một nền tảng duy nhất.
Thử nghiệm phần mềm
Sau khi nhà cung cấp phần mềm kiểm tra và đảm bảo chất lượng hệ thống, họ sẽ cho doanh nghiệp có một khoảng thời gian để trải nghiệm thử. Lúc này, người dùng phối hợp nhằm xác nhận rằng các quy trình kinh doanh đang diễn ra chính xác giữa các bộ phận, sau đó thông tin lại với bên cung cấp để rà soát lại phần mềm. Hệ thống nên được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi chính thức triển khai nhằm để tránh xảy ra những sai sót không đáng có, làm gián đoạn quy trình hoạt động của doanh nghiệp.
Thử nghiệm phần mềm
Không ngừng cải tiến nền tảng quản trị toàn diện doanh nghiệp
Nền tảng quản trị toàn diện doanh nghiệp chỉ mang lại hiệu quả lâu dài khi doanh nghiệp tiếp tục đầu tư, cải thiện. Vì thế, hãy kiểm tra phần mềm quản trị toàn diện doanh nghiệp thường xuyên, điều này giúp doanh nghiệp xác định có những thay đổi, bổ sung chức năng nào nhằm đạt được lợi ích tối đa từ hệ thống.
Chuẩn bị cho những thay đổi, nâng cấp ERP
Doanh nghiệp cần được chuẩn bị các phương án thay đổi, nâng cấp trong tương lai trước và trong khi bắt tay vào xây dựng hệ thống. Lý do là ERP đóng vai trò gần như cố định và việc thay đổi hoặc nâng cấp sau khi đã đưa ERP vào sử dụng cần được hạn chế hết sức có thể, cụ thể là:
Việc thay đổi hệ thống quản trị doanh nghiệp sau khi khởi chạy sẽ tốn kém thời gian, chi phí xấp xỉ hệ thống mới.
Nếu không được nghiên cứu kỹ, các thay đổi khi đưa vào cấu trúc có thể gây xung đột với các phần còn lại của phần mềm, tạo ra lỗi hoặc gây tê liệt toàn hệ thống.
Thay đổi phần mềm quản trị toàn diện doanh nghiệp sau khi khởi chạy gây gián đoạn quá trình làm việc của doanh nghiệp vì hệ thống cần phải tạm ngưng.
Chuẩn bị cho những thay đổi, nâng cấp ERP
Tuy nhiên trong các trường hợp bất khả kháng, doanh nghiệp buộc phải thay đổi đồng thời nâng cấp hệ thống quản trị vận hành nhằm đáp ứng công việc như:
Phần mềm ERP hiện tại không đáp ứng được tất cả nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp
Trường hợp doanh nghiệp có sự thay đổi mới nhằm phục vụ mục tiêu phát triển, như: mở rộng quy mô, xây dựng thị trường mới, đổi mới kinh doanh sản phẩm dịch vụ mới,…
Khi đó, thay vì phải thực hiện thay đổi trên hệ thống quản trị doanh nghiệp gốc, tổ chức của bạn có thể lựa chọn sử dụng song song phần mềm ERP cũ và phần mềm hỗ trợ – đây được coi là một lựa chọn an toàn, tiết kiệm thời gian, chi phí hơn cho doanh nghiệp.
► Xem thêm: Khó khăn của doanh nghiệp nhỏ trước những đổi mới công nghệ của thời đại 4.0
Tạm kết:
Với hơn 19 năm kinh nghiệm hợp tác cùng 3200 doanh nghiệp, ASOFT ERP được thiết kế với tính năng linh hoạt, tích hợp đa nền tảng và có thể kết nối với các hệ thống khác để tạo thành một hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp toàn diện. Khi doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng quy mô, phần mềm sẽ đóng vai trò là thành tố trung tâm tạo nên nền móng công nghệ vững chắc cho quá trình thay thế và nâng cấp hệ thống quản trị.
Ngoài ra, nếu quý khách hàng quan tâm đến các vấn đề phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ; quản trị quan hệ khách hàng; quản lý nhân sự và tiền lương, đồng thời cần hỗ trợ tư vấn thêm và demo miễn phí: Đăng ký ngay. Hoặc liên hệ hotline: 1900 6123.
Ban Biên Tập ASOFT