10 Sai lầm to lớn trong quá trình quản lý dự án đến từ sự chủ quan

► Xem thêm: 5 Thế mạnh của công cụ quản lý quy trình đối với doanh nghiệp

1. Sai lầm trong quá trình quản lý dự án do thiếu kĩ năng quản lý nhân viên

Kĩ năng quản lý nhân sự là một trong những kĩ năng tối quan trọng của các nhà quản trị. Người quản trị phải luôn luôn nhìn được điểm mạnh, điểm yếu của nhân viên. Từ đó, bàn giao những công việc phù hợp; nhằm đem đến kết quả tối ưu nhất cho dự án.

Ngoài ra, người quản lý phải luôn giữ vững tinh thần và có khả năng phán quyết sáng suốt. Đảm bảo hệ thống nhân sự không cảm thấy khó khăn với những phán quyết của ban quản trị.

2. Quá trình quản lý dự án trì trệ do bổ nhiệm sai người quản lý dự án

Một trong những quyết định khó khăn gây ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình quản lý dự án và kết quả chung của toàn dự án đó là: Bổ nhiệm sai người quản lý dự án.

Nghe có vẻ đây chỉ là một vấn đề đơn giản. Song, để bổ nhiệm một nhà quản lý tốt cho dự án, ban lãnh đạo phải đảm bảo nhân sự này đủ các yếu tố sau đây:

• – Là người có khả năng tư duy nhanh nhẹn, sáng tạo
• – Là người có khả năng quan sát tốt
• – Là người biết nắm bắt điểm mạnh/ yếu của toàn đội ngũ và phân chia công việc thích hợp
• – Là người trung thực, chính trực
• – Là người giỏi giao tiếp, đàm phán tốt
• – …

Để đảm bảo lựa chọn một người quản lý dự án đủ các yếu tố về tài lẫn đức; nhà quản trị phải suy xét kiểm tra năng lực của nhân sự trong một thời gian dài. Hãy hiểu rằng, chỉ một bước lựa chọn sai. Quá trình quản lý dự án của bạn có thể sẽ đi đến tình trạng trì trệ không hồi kết. Đôi khi, nó còn ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và hoạt động chung của toàn thể doanh nghiệp.

3. Thiếu bình tĩnh, dễ nóng giận trong quá trình quản lý dự án

Thực tế cho thấy, một nhà lãnh đạo thiếu tính kiên nhẫn sẽ gây ảnh hưởng lớn đến toàn bộ hoạt động của một dự án. Vì lý do nhiều nhà quản lý cho rằng, việc nghiêm túc và khắc khe trong quá trình quản lý dự án sẽ khiến nhân viên nghiêm túc thực hiện công việc hơn. Song, hãy hiểu rằng, việc điều hành một dự án nói riêng và điều hành hệ thống nhân viên nói chung cần phải “lạt mềm buộc chặt”. Không phải cứ quản lý khắc khe sẽ khiến nhân viên khuất phục.

Thay vào đó, nhà quản lý cần quan tâm đến nhân viên hơn. Nhà quản lý phải hiểu được những khó khăn trong công việc của nhân viên; cũng như đưa ra các mức thưởng/ phạt xứng đáng. Quan trọng hơn hết là phải hạn chế các trường hợp nóng giận, mất bình tĩnh. Gây ra những lời lẽ khó nghe, hay những hậu họa khó đoán làm ảnh hưởng trực tiếp đến dự án công việc chung.

► Xem thêm: Case-study 3 tình huống quản lý dự án thất bại và bài học kinh nghiệm dành cho các nhà quản lý mới

4. Nhà lãnh đạo quá dễ dãi, thiếu chính kiến

Trong quá trình đàm phán với khách hàng, nhiều nhà quản lý vì có tâm lý lo sợ vụt mất cơ hội hợp tác nên dễ đồng ý với mọi điều kiện khách hàng đưa ra. Bởi vì thiếu chính kiến và kỹ năm đàm phán; các nhà quản lý này đã vô tình để dự án rơi vào thế khó kiểm soát. Tạo ra những khó khăn mới mà chính nhân sự trong đội ngũ triển khai là người phải gánh chịu.

Để tránh các trường hợp hối tiếc xảy ra; gây khó khăn trực tiếp cho cả nhà quản lý và toàn thể đội ngũ nhân sự trong quá trình triển khai dự án. Nhà quản lý nên đàm phán kĩ lưỡng với khách hàng; đánh giá tổng thể yêu cầu của khách hàng và rà soát; đảm bảo các yêu cầu của khách hàng là phù hợp với mức giá và công sức mà đội dự án bỏ ra.

Nhìn chung, nhà quản lý phải luôn là người khôn khéo trong việc đàm phán. Nhằm đảm bảo việc hợp tác của hai bên luôn thuận lợi; cũng như tránh ảnh hưởng sâu nặng đến vấn đề doanh thu và nhân lực của doanh nghiệp.

5. Thiếu tầm nhìn trong đánh giá công việc

Cũng như vấn đề trên, việc thiếu tầm nhìn trong đánh giá công việc chung gây khó khăn to lớn đến quá trình quản lý dự án. Nhà quản lý phải luôn đảm bảo nắm chắc kế hoạch thực hiện, và dự trù các vấn đề phát sinh xảy ra. Đặc biệt, phải đảm bảo dự án phù hợp với ngân sách, thời gian và nhân lực dự kiến.

Nếu mắc phải sai lầm trong quá trình hoạch định, đánh giá công việc. Rất có thể nhà quản lý sẽ gặp phải những vấn đề rắc rối về thời gian triển khai, nhân lực triển khai. Và nghiêm trọng hơn, đôi khi nó còn ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu, mối quan hệ hợp tác khách hàng, và bộ mặt thương hiệu của doanh nghiệp.

6. Người quản lý thiếu kĩ năng lập kế hoạch công việc

Kỹ năng lập kế hoạch công việc là một trong những kĩ năng tối quan trọng đối với toàn thể nhân viên nói chung. Đặc biệt, với những người đứng đầu, quản lý dự án; thì kĩ năng này càng phải được thực hiện nhuần nhuyễn và chuyên môn.

Hãy thử nghĩ xem, nếu một dự án không được hoạch định rõ ràng về thời gian, nhân lực, ngân sách. Hay, không thể hiện được những chi tiết công việc, người phụ trách từng mảng và deadline thực hiện. Thì, liệu rằng dự án đó có đi đến thành công?

Rõ ràng là không! Để đảm bảo một dự án đạt được thành công tối ưu, nhà quản trị phải luôn đảm bảo lập kế hoạch với đủ các yếu tố sau:

• – Đảm bảo ngân sách hoạt động dự kiến phù hợp với toàn dự án
• – Deadline tổng dự án/ deadline từng công đoạn
• – Phân chia đội nhóm hoạt động và người đứng đầu đội nhóm hoạt động
• – Chia nhỏ giai đoạn công việc
• – Lựa chọn các nhân tố có thế mạnh phù hợp với từng công việc
• – Theo dõi, kiểm tra công việc thường xuyên trong quá trình quản lý dự án
• – …

Tùy theo tính chất dự án và công việc mà các nhà quản tị có thể áp dụng các hình thức lập kế hoạch khác nhau. Song, chúng ta vẫn phải luôn công nhận rằng lập kế hoạch chi tiết và chỉnh chu cho một dự án là điều tối quan trọng và cần thiết.

7. Vấn đề ganh ghét, đối kỵ trong nội bộ đội triển khai dự án

Nổi trội nhất trong các vấn đề tồn đọng ở các doanh nghiệp là vấn đè ganh ghét, đối kỵ. Đặc biệt khi triển khai các dự án công việc; vấn đề này càng thêm nhức nhối hơn khi sự cạnh tranh KPI quá cao và áp lực.

Một đội ngũ làm việc chung nếu xảy ra những phát sinh, đối kỵ thì sẽ bị mất đi tính đoàn kết. Để tránh các trường hợp này xảy ra; nhà quản lý nên biết cách xoa dịu nhân viên. Nhà quản lý nên chia đều các công việc cho nhân viên; đặc biệt tránh trường hợp quá ưu ái hay quá nghiêm khắc với một cá nhân nào. Hãy hiểu rằng, bất kì một nhân viên nào nếu rời khỏi doanh nghiệp ngay trong quá trình triển khai dự án đều đem đến một cái kết bất lợi cho kết quả chung.

8. Cái “tôi” cá nhân khiến quán trình quản lý dự án đi vào bế tắc

Nhà quản lý dự án nên là người biết lắng nghe và thấu hiểu. Không nên để cái “tôi” ảnh hưởng chung đến toàn thể hoạt động dự án. Để tránh gây áp lực và gieo rắc những suy nghĩ tiêu cực vào đội ngũ nhân viên. Nhà quản lý nên thường xuyên tổ chức các cuộc họp; lắng nghe những đóng góp và khó khăn của nhân viên. Từ đó đưa ra các quyết định sáng suốt nhằm tăng cao độ tối ưu của dự án.

Mặt khác, cái “tôi” cá nhân quá cao cũng gây ảnh hưởng không ít đến vấn đề đàm phán với khách hàng. Vì vậy, nhà quản lý nên lắng nghe các ý kiến của đối tác; phân tích và thuyết phục khách hàng bằng những ví dụ thực tế, các vấn đề khó khăn tồn đọng.

Điều này chắc chắn sẽ giúp nhà quản lý có được sự tin tưởng của cả phía khách hàng và cả đội ngũ tham gia.

► Xem thêm: Tại sao doanh nghiệp nhất định phải sở hữu phần mềm quản lý công việc dự án?

9. Dự án lan man do không quản lý được phạm vi công việc

Bất kì một vấn đề dự án nào cũng sẽ có những rắc rối phát sinh trong quá trình triển khai. Vì vậy, đôi khi kế hoạch dự án cũng không thể thực hiện sát sao với dự định ban đầu. Lúc này, nhà quản lý dự án vào có một sự quan sát tỉ mỉ và đưa ra các quyết định phù hợp và ít rủi ro nhất.

Trong đó, các vấn đề nhà quản lý cần quan tâm chính là phạm vi công việc. Bao gồm:

• – Phạm vi ngân sách
• – Phạm vi nhân sự
• – Phạm vi thời gian
• – Phạm vi hiệu quả
• – …

Thực tế cho thấy, vấn đề dẫn đến quá trình quản lý dự án thành công hay thất bại không nằm ở các rắc rối, yêu cầu phát sinh; mà nằm ở chính sự sáng suốt trong kế hoạch của người quản trị. Vì vậy, hãy lập những kế hoạch dự trù; quan sát tỉ mỉ và đưa ra các quyết định chính đáng nhất tạo nên thành công dự án.

10. Thiếu sự hỗ trợ từ công nghệ trong quá trình quản lý dự án

Nếu như các vấn đề phía trên nói về sự lỏng lẽo trong quá trình quản lý dự án của chủ doanh nghiệp. Thì, ở vấn đề này, khó khăn đặt ra cho các doanh nghiệp chính là thiếu sự hỗ trợ từ các công cụ quản lý.

Nếu như trước đây, việc quản lý dự án phải dựa nhiều vào yếu tố “ban lãnh đạo” và thật khó để có cái nhìn toàn diện về dự án. Thì hiện nay, sự ra đời của các phần mềm công nghệ đã giúp cho việc quản lý trở nên dễ dàng hơn rất nhiều nhờ:

• – Tín năng hỗ trợ lập kế hoạch: Bao gồm kế hoạch phát sinh, định kì theo ngày/ tuần/ tháng/ quý/ năm/…
• – Tín năng thảo luận trực tiếp: Hạn chế trao đổi qua các group chat dẫn đến trôi tin; Dễ dàng đính kèm tài liệu để trao đổi; Quá trình trao đổi trực quan, minh bạch, lưu giữ lâu dài.
• – Tín năng theo dõi và giám sát công việc: Tự động báo cáo, nhắc nhở công việc; Quản lý tiến độ công việc theo Grantt, Kanban; Thiết lập các công việc mẫu;…
• – Tín năng báo cáo, đánh giá công việc: Báo cáo trực quan dưới dạng tệp, excel, dashboard; Chủ động báo cáo theo công việc cá nhân, phòng ban, tổng thể; Đánh giá hiệu suất làm việc một cách trực quan.

Nhờ có sự phát triển của thời đại công nghệ 4.0. Các vấn đề rắc rối trong quá trình quản lý dự án của các chủ doanh nghiệp cũng dần được khắc chế và cải thiện nhờ sự ra đời của hệ thống phần mềm hỗ trợ.

► Xem thêm: ASOFT-OO: Giải pháp văn phòng điện tử cho doanh nghiệp 4.0

Tạm Kết

Phía trên là tổng hợp 10 vấn đề sai lầm dễ mắc phải trong quá trình quản lý dự án. Hy vọng bài viết này có thể giúp các chủ doanh nghiệp và ban lãnh đạo giải quyết các vấn đề rắc rối trong quá trình quản lý.

Với hơn 18 năm kinh nghiệm triển khai và hợp tác với cùng 3.000 doanh nghiệp trong – ngoài nước. ASOFT luôn tự tin sẽ đem đến cho quý doanh nghiệp những sản phẩm công nghệ tối ưu nhất.

Đăng ký ngay hoặc liên hệ đến phòng Tư vấn ASOFT qua hotline: 1900 6123 để được tư vấn miễn phí.

► Xem thêm: Phần mềm quản lý dự án – Cánh tay phải đắc lực của các nhà quản lý

Ban Biên Tập ASOFT.