Những trường hợp được ủy quyền quyết toán thuế TNCN

Quyết toán Thuế TNCN là nghĩa vụ hằng năm của người lao động, nhưng trong một số trường hợp, bạn có thể ủy quyền cho đơn vị chi trả thực hiện. Việc hiểu rõ quy định về những trường hợp được ủy quyền quyết toán thuế TNCN  sẽ giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật. 

I. Tổng quan về điều kiện để được ủy quyền quyết toán thuế TNCN:

* Lưu ý:

– Người lao động muốn ủy quyền QT phải đáp ứng đầy đủ và đồng thời tất cả các điều kiện nêu trên.

– Người lao động làm ủy quyền quyết toán phải có MST TNCN tại thời điểm ủy quyền (không có MST TNCN thì không được ủy quyền). (Vì vậy cá nhân chưa có MST TNCN muốn ủy quyền quyết toán thì phải làm thủ tục đăng ký MST TNCN trước đó. Chi tiết các bạn xem tại đây: Cách đăng ký mã số thuế TNCN)

– Doanh nghiệp không được nhận ủy quyền quyết toán thay cho các lao động đã nghỉ việc. 

Tổ chức, cá nhân là người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới do tổ chức thực hiện sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc tổ chức cũ và tổ chức mới trong cùng một hệ thống (như Tập đoàn, Tổng công ty, Công ty mẹ – con, Trụ sở chính và chi nhánh) thì cá nhân được ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức mới.

Tổ chức mới có trách nhiệm quyết toán thuế TNCN theo ủy quyền của cá nhân đối với cả phần thu nhập do tổ chức cũ chi trả và tổ chức trả thu nhập mới thu lại chứng từ khấu trừ thuế TNCN do tổ chức trả thu nhập cũ đã cấp cho người lao động (nếu có).

+ Đối với trường hợp Người lao động có thu nhập vãng lai tại nơi khác và đã bị khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10% thì:
+/ Nếu không có yêu cầu quyết toán thuế đối với phần thu nhập vãng lai đã bị khấu trừ thì được ủy quyền QT.
+/ Nếu có yêu cầu quyết toán thuế đối với phần thu nhập vãng lai đã bị khấu trừ theo tỷ lệ 10% đó thì cá nhân phải tự làm QTT TNCN trực tiếp với CQT.

II. Quy định chi tiết  về ủy quyền quyết toán thuế TNCN:

Căn cứ theo Khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP quy định như sau:

d) ThuếTNCN đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương, tiền công; cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập; cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế. Cụ thể như sau:

d.1) Tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công có trách nhiệm khai quyết toán thuế và quyết toán thay cho các cá nhân có ủy quyền do tổ chức, cá nhân trả thu nhập chi trả, không phân biệt có phát sinh khấu trừ thuế hay không phát sinh khấu trừ thuế. Trường hợp tổ chức, cá nhân không phát sinh trả thu nhập thì không phải khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân.

Trường hợp cá nhân là người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới do tổ chức cũ thực hiện sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc tổ chức cũ và tổ chức mới trong cùng một hệ thống thì tổ chức mới có trách nhiệm quyết toán thuế theo ủy quyền của cá nhân đối với cả phần thu nhập do tổ chức cũ chi trả và thu lại chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân do tổ chức cũ đã cấp cho người lao động (nếu có).

d.2) Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập, cụ thể như sau:

Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một nơi và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện việc quyết toán thuế, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm. Trường hợp cá nhân là người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới theo quy định tại điểm d.1 khoản này thì cá nhân được ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức mới.

Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một nơi và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện việc quyết toán thuế, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm; đồng thời có thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng và đã được khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo tỷ lệ 10% nếu không có yêu cầu quyết toán thuế đối với phần thu nhập này.

d.3) Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân với cơ quan thuế trong các trường hợp sau đây:

Cá nhân có số thuế phải nộp thêm hoặc có số thuế nộp thừa đề nghị hoàn hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo, trừ các trường hợp sau: cá nhân có số thuế phải nộp thêm sau quyết toán của từng năm từ 50.000 đồng trở xuống; cá nhân có số thuế phải nộp nhỏ hơn số thuế đã tạm nộp mà không có yêu cầu hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo; cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một đơn vị, đồng thời có thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng và đã được khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo tỷ lệ 10% nếu không có yêu cầu thì không phải quyết toán thuế đối với phần thu nhập này; cá nhân được người sử dụng lao động mua bảo hiểm nhân thọ (trừ bảo hiểm hưu trí tự nguyện), bảo hiểm không bắt buộc hoặc có tích lũy về phí bảo hiểm mà người sử dụng lao động hoặc doanh nghiệp bảo hiểm đã khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo tỷ lệ 10% trên khoản tiền phí bảo hiểm tương ứng với phần người sử dụng lao động mua hoặc đóng góp cho người lao động thì người lao động không phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với phần thu nhập này.

Cá nhân có mặt tại Việt Nam tính trong năm dương lịch đầu tiên đủ 183 ngày, hoặc tính trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam là từ 183 ngày trở lên.

Cá nhân là người nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam khai quyết toán thuế với cơ quan thuế trước khi xuất cảnh. Trường hợp cá nhân chưa làm thủ tục quyết toán thuế với cơ quan thuế thì thực hiện ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập hoặc tổ chức, cá nhân khác quyết toán thay theo quy định về ủy quyền quyết toán thuế đối với cá nhân. Trường hợp tổ chức trả thu nhập hoặc tổ chức, cá nhân khác nhận ủy quyền quyết toán thì phải chịu trách nhiệm về số thuế thu nhập cá nhân phải nộp thêm hoặc được hoàn trả số thuế nộp thừa của cá nhân.

Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công đồng thời thuộc diện xét giảm thuế do thiên tai, hoả hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo ảnh hưởng đến khả năng nộp thuế thì không ủy quyền cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập quyết toán thay mà phải trực tiếp khai quyết toán với cơ quan thuế theo quy định.

III. Có sai sót khi đã ủy quyền quyết toán thuế TNCN:

Cá nhân sau khi đã ủy quyền quyết toán thuế, tổ chức trả thu nhập đã thực hiện quyết toán thuế thay cho cá nhân, nếu phát hiện cá nhân thuộc diện trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế thì tổ chức trả thu nhập không điều chỉnh lại quyết toán thuế TNCN của tổ chức trả thu nhập, chỉ cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân theo số quyết toán và ghi vào góc dưới bên trái của chứng từ khấu trừ thuế nội dung:

“Công ty … đã quyết toán thuế TNCN thay cho Ông/Bà … (theo ủy quyền) tại dòng (số thứ tự) của Phụ lục Bảng kê 05-1/BK-TNCN” để cá nhân trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế.

Trường hợp tổ chức, cá nhân trả thu nhập sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử thì in chuyển đổi từ chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử gốc và ghi nội dung nêu trên vào bản in chuyển đổi để cung cấp cho người nộp thuế.

*Cần làm gì khi công ty lỡ quyết toán thay cho người thuộc diện trực tiếp quyết toán thuế TNCN

Theo Công văn số 4917/TCT-DNNCN ngày 29/10/2024 của Tổng cục Thuế về chính sách thuế TNCN thì thực hiện như sau:

 Tổng kết: 

Nếu cá nhân ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho DN thì: Phải có giấy ủy quyền theo Mẫu 08/UQ-QTT-TNCN (theo Thông tư 80/2021/TT-BTC)

Khi lập Tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu 05/QTT-TNCN → Tại Phụ lục 05-1BK-TNCN thì các bạn tích vào Chỉ tiêu số [10] – “Cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thay”

Xem thêm: Mẫu giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN 2026

Mẫu 08/UQ-QTT-TNCN – Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN – TẢI NGAY TẠI ĐÂY

Kết luận

Những trường hợp được ủy quyền quyết toán Thuế TNCN giúp người lao động tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và đảm bảo đúng quy định. Thực hiện đúng ủy quyền cũng góp phần bảo vệ quyền lợi và tránh rủi ro pháp lý.

Nguồn tổng hợp