22/09/2025
Bình luận(0)Trong nhiều doanh nghiệp, sai sót chứng từ là “khoản chi ngầm” khó kiểm soát. Một hóa đơn bị nhập nhầm số tiền, một chứng từ ghi nhận hai lần, hay một đề nghị chi phí thiếu thông tin… đều có thể khiến báo cáo tài chính lệch chuẩn, dẫn đến quyết định sai lầm của lãnh đạo.
Theo PwC 2024, hơn 25% doanh nghiệp Việt Nam từng phát hiện sai sót lớn về chi phí chỉ khi kiểm toán cuối năm. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến dòng tiền mà còn làm mất uy tín quản trị.
Để khắc phục, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng hệ thống quản lý chi phí số hóa như ASOFT-BEM, nơi dữ liệu được kiểm tra và cảnh báo ngay từ khi nhập liệu.
Sai sót chứng từ – “kẻ ngầm rút tiền” trong doanh nghiệp
Quản lý chi phí thủ công bằng Excel hoặc giấy tờ rời rạc dễ khiến kế toán rơi vào tình trạng:
Nhập liệu thủ công → sai số hoặc gõ nhầm.
Chứng từ thiếu thông tin → hồ sơ đi đi về về nhiều vòng.
Hóa đơn trùng lặp → chi phí bị ghi nhận hai lần.
Không ít trường hợp, doanh nghiệp chỉ phát hiện khi kiểm toán đến, lúc đó chi phí “sửa sai” đã nhân lên gấp nhiều lần.
ASOFT-BEM – Giải pháp chặn sai sót ngay từ đầu
1. OCR tự động nhập chứng từ
ASOFT-BEM tích hợp công nghệ OCR giúp đọc và bóc tách dữ liệu từ hóa đơn, biên lai, chứng từ scan. Dữ liệu sau đó được tự động đồng bộ vào hệ thống ASOFT-ERP9.
Lợi ích: kế toán không cần nhập tay, giảm sai sót, xử lý hàng trăm chứng từ mỗi ngày.
2. Kiểm tra chứng từ sai hoặc thiếu thông tin
Ngay khi chứng từ được nhập hoặc đính kèm, hệ thống sẽ tự động kiểm tra các trường bắt buộc: số hóa đơn, ngày tháng, MST, số tiền. Nếu thiếu hoặc sai định dạng, hệ thống cảnh báo ngay tại chỗ.
Lợi ích: hồ sơ không còn bị trả đi trả lại, tiết kiệm thời gian cho nhân viên và kế toán.
3. Phát hiện trùng lặp chứng từ
Nếu một hóa đơn hoặc phiếu chi đã tồn tại trong hệ thống, ASOFT-BEM sẽ đối chiếu và cảnh báo trùng lặp.
Lợi ích: loại bỏ rủi ro ghi nhận chi phí hai lần, đảm bảo báo cáo chi phí minh bạch.
4. Cảnh báo trực tiếp trong quy trình duyệt
Mọi sai sót hoặc trùng lặp sẽ được hệ thống gửi cảnh báo cho cả người tạo và người duyệt, trước khi hồ sơ đi tiếp.
Lợi ích: xử lý lỗi tức thì, ngăn tình trạng “sai một ly – đi một dặm” khi báo cáo đến cuối kỳ.
Lợi ích dài hạn cho doanh nghiệp
Tiết kiệm thời gian: kế toán không còn kiểm tra thủ công từng chứng từ.
Minh bạch chi phí: dữ liệu chính xác, rõ ràng, dễ đối chiếu khi kiểm toán.
Giảm rủi ro: ngăn chặn thất thoát chi phí do lỗi nhập tay hoặc trùng lặp.
Nâng cao uy tín quản trị: lãnh đạo có báo cáo đúng chuẩn, ra quyết định nhanh và chính xác.
Tìm hiểu thêm: cách quản lý chi phí tập trung với ASOFT-BEM – giải pháp giúp doanh nghiệp minh bạch từ tạm ứng, thanh toán đến quyết toán.
Kết luận
Trong thời đại dữ liệu là “xương sống” của quản trị tài chính, sai sót chứng từ không chỉ là lỗi nhỏ, mà có thể trở thành rủi ro chiến lược. Với ASOFT-BEM, doanh nghiệp có thể tự động nhập liệu, phát hiện sai sót, cảnh báo trùng lặp và kiểm soát chi phí trên một nền tảng duy nhất.
Quản trị chi phí thông minh không bắt đầu từ khi kiểm toán gõ cửa, mà từ việc kiểm soát ngay từng chứng từ hàng ngày.
Liên hệ ASOFT để trải nghiệm giải pháp ASOFT-BEM – Quản lý chi phí minh bạch, chính xác và bền vững.