22/08/2025
Bình luận(0)Quản lý tài sản luôn là bài toán khó với doanh nghiệp: tài sản nhiều, giá trị lớn nhưng hồ sơ lại phân tán trên Excel, giấy tờ, khiến việc kiểm kê mất thời gian và rủi ro thất thoát cao. Từ xe vận tải, máy móc sản xuất đến thiết bị công trường, mỗi sai sót nhỏ đều có thể kéo theo chi phí khổng lồ.
ASOFT-AM, phân hệ quản lý tài sản thuộc ASOFT-ERP9, ra đời để mang đến giải pháp tối ưu. Hệ thống cho phép doanh nghiệp quản lý trọn vòng đời tài sản – từ mua sắm, cấp phát, bảo trì cho đến thu hồi, thanh lý – tất cả được số hóa và kết nối trên một nền tảng duy nhất, minh bạch và tối ưu chi phí.
Thực trạng quản lý tài sản – Nỗi đau chung của nhiều ngành nghề
Trong hơn 3.750+ doanh nghiệp đã và đang sử dụng ASOFT, việc quản lý tài sản của các doanh nghiệp thường gặp những trường hợp như:
Logistics & vận tải: hàng nghìn phương tiện vận chuyển phải bảo trì định kỳ. Nếu hồ sơ bảo trì không được quản lý tập trung, một chiếc xe chậm bảo dưỡng có thể kéo theo sự cố ngoài ý muốn, trễ chuyến hàng, phát sinh chi phí bồi thường.
Sản xuất: dây chuyền máy móc hoạt động liên tục, nhưng khi quản lý bằng Excel, thông tin về khấu hao, chi phí bảo trì không đồng bộ. Nhà quản trị nhận báo cáo chậm 5–7 ngày, ra quyết định mua mới hoặc thanh lý như đi trong “làn sương mù”.
Xây dựng: thiết bị công trường được điều chuyển liên tục giữa các dự án. Nếu lịch sử bàn giao không minh bạch, rủi ro mất mát, thất lạc tài sản xảy ra thường xuyên.
Y tế – dược phẩm: máy xét nghiệm, thiết bị y tế có tuổi thọ giới hạn, cần bảo dưỡng chuẩn. Sai sót nhỏ trong lịch bảo trì có thể ảnh hưởng đến chất lượng khám chữa bệnh, thậm chí đến tính mạng bệnh nhân.
Doanh nghiệp dịch vụ: từ văn phòng đến khách sạn, hàng nghìn tài sản nhỏ lẻ (bàn ghế, máy tính, thiết bị điện tử) nếu không có hệ thống, việc kiểm kê và báo cáo kiểm toán trở thành “ác mộng” mỗi cuối năm.
Các doanh nghiệp trên và nhiều hơn thế, cùng có một điểm chung dễ nhận thấy: thiếu minh bạch, thiếu kết nối, thiếu công cụ quản lý tập trung. Đây là nguyên nhân chính dẫn đến thất thoát tài sản, chi phí bảo trì đội cao và khó khăn trong kiểm toán.
ASOFT-ERP9 với phân hệ ASOFT-AM – Quản lý trọn vòng đời tài sản
ASOFT-AM được phát triển trong bộ giải pháp ASOFT-ERP9, giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ vòng đời tài sản – từ khi mua sắm đến khi thanh lý, tất cả trên một nền tảng duy nhất.
1. Mua sắm & ghi nhận tài sản
Tạo hồ sơ tài sản ngay từ khâu mua sắm: khi có hợp đồng, hóa đơn hoặc PO, hệ thống tự sinh hồ sơ tài sản.
Mã hóa tài sản: mỗi tài sản gắn mã QR/Barcode duy nhất → quét là hiển thị thông tin.
Phân loại tài sản: theo nhóm (máy móc, phương tiện, thiết bị văn phòng, công cụ dụng cụ).
Lưu trữ hồ sơ gốc: hợp đồng mua, giấy bảo hành, bảo hiểm, biên bản giao nhận… đều được số hóa và lưu tập trung.
Ghi nhận nguyên giá, ngày mua, đơn vị quản lý, giúp theo dõi ngay từ ngày đầu.
Kết quả: Doanh nghiệp nắm rõ danh mục tài sản ngay từ khâu đầu, giảm thiểu thất lạc và sai sót trong ghi nhận.
2. Cấp phát & điều chuyển tài sản
Quy trình bàn giao – thu hồi có biên bản điện tử chuẩn hóa (ai nhận, khi nào, tình trạng tài sản).
Theo dõi người sử dụng: biết tài sản nào đang do ai phụ trách (ví dụ: xe taxi đang giao cho tài xế nào, ca nào).
Điều chuyển dễ dàng: khi chuyển tài sản giữa phòng ban/chi nhánh, hệ thống lưu lại lịch sử rõ ràng.
Minh bạch trách nhiệm: mỗi tài sản luôn có “chủ sở hữu” cụ thể, tránh tình trạng “nhiều phòng cùng nhận là của mình”.
Kết quả: Nhà quản trị biết chính xác tài sản nào đang ở đâu, do ai sử dụng, loại bỏ hoàn toàn tình trạng “mất dấu” tài sản.
3. Theo dõi tình trạng & bảo trì
Tình trạng thời gian thực: tài sản được phân loại trạng thái: đang sử dụng, bảo trì, báo hỏng, thanh lý.
Kế hoạch bảo trì định kỳ: thiết lập chu kỳ (theo ngày, tháng, giờ vận hành).
Cảnh báo tự động: hệ thống gửi nhắc nhở khi đến hạn kiểm định/bảo dưỡng.
Quản lý báo hỏng & sự cố: khi có sự cố, người dùng gửi báo hỏng, hệ thống tạo ticket và phân công cho bộ phận bảo trì.
Lưu toàn bộ lịch sử bảo trì, sửa chữa, chi phí phát sinh, phục vụ phân tích & tối ưu ngân sách.
Kết quả: Giảm downtime không mong muốn, kéo dài tuổi thọ tài sản, tiết kiệm chi phí sửa chữa khẩn cấp.
4. Quản lý chi phí & khấu hao
Tự động tính khấu hao theo nhiều phương pháp: đường thẳng, số dư giảm dần, sản lượng.
Phân bổ chi phí về từng phòng ban, dự án → giúp xác định đúng hiệu quả sử dụng.
So sánh chi phí bảo trì định kỳ vs khẩn cấp để đánh giá mức độ chủ động.
Báo cáo tuổi thọ tài sản: biết khi nào cần thay thế, khi nào nên đầu tư mới.
Kết nối với kế toán: số liệu khấu hao, chi phí bảo trì được đồng bộ để lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế.
Kết quả: Ban lãnh đạo có số liệu tức thời để ra quyết định đầu tư, thay thế hoặc thanh lý chính xác và kịp thời.
5. Thu hồi & thanh lý chặt chẽ
Thu hồi khi nhân sự nghỉ việc: hệ thống tự động nhắc HR & quản lý tài sản kiểm tra việc hoàn trả.
Xử lý tài sản không còn sử dụng: ghi nhận lý do, tình trạng, giá trị còn lại.
Thanh lý tài sản: quản lý quá trình bán/thanh lý, lưu hợp đồng, ghi giảm tài sản.
Lưu toàn bộ lịch sử vòng đời: từ mua, cấp phát, sử dụng, bảo trì, đến thanh lý – một hồ sơ xuyên suốt.
Kết quả: Doanh nghiệp có dữ liệu đầy đủ phục vụ kiểm toán, hạn chế thất thoát và tăng tính minh bạch trong quản lý tài sản.
6. Báo cáo & Dashboard trực quan
Dashboard trực quan: biểu đồ cơ cấu tài sản (máy móc, phương tiện, công cụ), chi phí bảo trì theo phòng ban, tỷ lệ bảo trì định kỳ vs khẩn cấp.
Báo cáo kiểm toán: xuất nhanh hồ sơ tuổi thọ, giá trị còn lại, chi phí khấu hao.
Báo cáo vận hành: số lần báo hỏng, downtime trung bình, chi phí bảo trì.
So sánh giữa chi nhánh/phòng ban: thấy ngay chi phí bảo trì nơi nào cao bất thường.
KPI cho bộ phận quản lý tài sản: tỷ lệ tài sản được bảo trì đúng hạn, tỷ lệ thất thoát, chi phí bảo trì/dự toán.
Kết quả: Nhà quản trị có ngay “bức tranh tổng thể” về tài sản, thay vì mất hàng tuần tổng hợp dữ liệu thủ công.
Lợi ích toàn diện mà doanh nghiệp nhận được
Khi triển khai ASOFT-AM, doanh nghiệp dễ dàng cảm nhận sự thay đổi rõ rệt:
Minh bạch và dễ kiểm soát: mỗi tài sản đều có “chứng minh thư số” – doanh nghiệp biết chính xác tài sản nào, đang ở đâu, ai đang sử dụng.
Giảm thất thoát & downtime: nhờ bảo trì chủ động, sự cố bất ngờ được hạn chế tối đa, tài sản vận hành trơn tru.
Tiết kiệm chi phí vận hành: khấu hao tự động, chi phí phân bổ hợp lý, vòng đời tài sản được kéo dài.
Chuẩn mực kiểm toán – kế toán: mọi số liệu minh bạch, báo cáo được xuất nhanh chóng và chính xác.
Đồng bộ ERP tổng thể: kết nối chặt chẽ với kế toán, mua hàng, kho, bán hàng… giúp toàn bộ hệ thống vận hành thống nhất.
ASOFT – Đối tác tin cậy trong chuyển đổi số
ASOFT không chỉ là đơn vị cung cấp phần mềm mà còn là đối tác chiến lược đồng hành cùng doanh nghiệp trong hành trình chuyển đổi số. Với hơn 22 năm kinh nghiệm và hơn 3.750+ doanh nghiệp đã triển khai thành công các giải pháp ERP, ASOFT hiểu rõ những khó khăn và thách thức đặc thù của từng ngành nghề.
Đội ngũ chuyên gia của ASOFT luôn sẵn sàng tư vấn, khảo sát thực tế và tùy chỉnh hệ thống sao cho phù hợp nhất với mô hình sản xuất và quản trị của từng khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp không chỉ sở hữu một phần mềm quản lý mà còn có một giải pháp toàn diện, linh hoạt và hiệu quả.
Kết luận
Trong bối cảnh doanh nghiệp phải kiểm soát chi phí và tối ưu vận hành, ASOFT-AM mang lại giải pháp toàn diện để quản lý trọn vòng đời tài sản – từ mua sắm, cấp phát, sử dụng, bảo trì cho đến thanh lý. Mỗi tài sản đều được ghi nhận minh bạch, vận hành trơn tru, và đóng góp tối đa vào hiệu suất doanh nghiệp.
Đặt lịch demo cùng chuyên gia ASOFT-AM để trải nghiệm cách quản lý tài sản toàn diện, minh bạch và bền vững cho doanh nghiệp của bạn.
Đăng ký nhận demo miễn phí từ ASOFT ngay hôm nay: https://asoft.com.vn/lien-he