Từ 5$ xuống 0,1$ – Kinh nghiệm trong việc kết hợp Workflow Automation & AI - ASOFT-ERP

Khám phá workflow tối ưu của tạo bài viết: từ 5$ → 0,1 $. Không chỉ tự động hóa, mà thiết kế hệ thống thông minh, tiết kiệm và bền vững cho doanh nghiệp.

Nội dung chính

Doanh nghiệp hiện nay đang tối ưu thế nào?

Trong thời đại mà doanh nghiệp buộc phải nhanh hơn và tối ưu hơn để cạnh tranh, AI và tự động hóa đã trở thành lựa chọn phổ biến. Nhiều công ty bắt đầu dùng các công cụ như Make.com để tạo nội dung, đăng bài, quản lý dữ liệu… với kỳ vọng tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng hiệu suất đầu tư.

Nhưng sự khác biệt giữa Không AI – Có AI – và Có AI cộng kinh nghiệm triển khai thực tế lại lớn hơn nhiều so với tưởng tượng.

Lấy ví dụ tại một case study thực tế mà ASOFT đã tư vấn triển khai:

Khi doanh nghiệp không dùng AI, thường thuê Cộng tác viên bên ngoài để viết bài truyền thông. Chi phí trung bình rơi vào khoảng 5$ cho mỗi bài viết, chưa tính các chi phí quản lý và điều phối của team nội bộ để kiểm soát tiến độ và chất lượng.
Khi doanh nghiệp ứng dụng AI + workflow tự động, thông qua công cụ Make.com, chi phí doanh nghiệp phải trả giảm xuống còn 1$ cho mỗi bài viết. Tuy nhiên, bản chất của luồng này vẫn rời rạc: mỗi bước chạy riêng lẻ, API gọi tràn lan, dữ liệu thiếu gắn kết, chỉ giải thiểu công việc cho Marketing, muốn liên kết các phòng ban khác phải dùng thêm nhiều tool khác nhau hoặc nhập liệu thủ công. Chi phí bề mặt thì thấp, nhưng chi phí ngầm và rủi ro vận hành lại tăng theo thời gian.
Khi tích hợp AI vào một nền tảng duy nhất trên ASOFT-ERP, workflow mới thực sự phát huy giá trị. Thay vì chạy từng bước rời rạc, quy trình được tái cấu trúc: gom nhóm dữ liệu, thêm điều kiện lọc thông minh, xử lý batch. Kết quả, chi phí cho cùng một vòng tạo & đăng bài giảm xuống chỉ còn 0,1 đô/bài viết – rẻ hơn gấp 50 lần so với thuê ngoài, và gấp 10 lần so với dùng AI mặc định. Các công việc không tên khác cũng được loại bỏ hoàn toàn.

Workflow tối ưu khi ASOFT triển khai trên Make.com

Workflow để giúp tối ưu việc tạo bài viết và đăng bài viết tự động do ASOFT triển khai trên Make.com – gồm 2 flow chính

Flow 1: Quy trình tạo bài viết tự động

Đây là nơi AI được phát huy tối đa, nhưng nếu không có cấu trúc chuẩn, kết quả sẽ lộn xộn và kém chất lượng. Các bước thiết kế workflow rõ ràng như:

Bước 1. Tạo sheet định hướng nội dung

Doanh nghiệp chuẩn bị 1 Google Sheet, gồm 5 trường thông tin:

Angle content – góc tiếp cận muốn nhấn mạnh.
Pillar – trụ cột nội dung (ví dụ: AI, ERP, Quản trị nhân sự…).
Persona – chân dung khách hàng mục tiêu (CEO, CFO, HR Manager…).
Thông điệp chính – điều muốn khách hàng nhận ra sau khi đọc.
Gợi ý triển khai – mong muốn cụ thể (ví dụ: gợi tò mò, đánh mạnh pain point, so sánh giải pháp…).

Đây là điều kiện tiên quyết để AI hiểu đúng hướng đi, tránh viết nội dung lan man hoặc không khớp insight.

Bước 2. Nghiên cứu chủ đề với API ChatGPT

Workflow gọi API ChatGPT và chọn model chagpt-4o-latest (system), chi phí được tính toán ở mức tối ưu, kết hợp với prompt:

“Bạn là một chuyên gia markering, rất giỏi nghiên cứu insight khách hàng trong lĩnh vực B2B, am hiểu hành vi ra quyết định của các nhóm khách hàng doanh nghiệp.

Hãy tiến hành nghiên cứu về chủ đề được chọn, tổng hợp thông tin từ các nguồn tin cậy, sau đó tổng hợp thành một báo cáo có thể sử dụng để triển khai bài viết hiệu quả:.

Chủ đề được chọn có các thông tin sau:

1. Thông điệp cốt lõi cần truyền tải: {…chọn cột thông tin thông điệp trong sheet}
2. Gợi ý nội dung bài viết viết cần hướng đến: {…chọn cột thông tin gợi ý nội dung trong sheet}
3. Chân dung đối tượng mục tiêu mà bài viết cầ tiếp cận: {…chọn cột thông tin chân dung khách hàng trong sheet}

Hãy trình bày giọng văn nghiêm túc của một chuyên gia, sử dụng nhiều số liệu dẫn chứng, lối kể chuyện storytelling”

Kết quả nghiên cứu được ghi trực tiếp vào cột “nghiên cứu chủ đề” của sheet, để người dùng hiểu bối cảnh:

Nó đang nghiên cứu chủ đề gì?
Nó giải quyết pain point nào?
Có phù hợp với persona đã chọn không?

Lúc này sheet không chỉ có dữ liệu thô, mà là cơ sở nghiên cứu rõ ràng để làm bước kế tiếp.

Bước 3. Tạo chủ đề dựa trên nghiên cứu

Workflow tiếp tục gọi API ChatGPT với prompt:

“Sử dụng {…chọn cột thông tin nghiên cứu chủ đề} để tạo ra 1 chủ đề cho bài viết thỏa mãn các điều kiện sau:

Chạm đúng nỗi đau hoặc mục tiêu của khách hàng doanh nghiệp

2.Truyền tải rõ thông điệp

Thu hút người đọc, tạo sự tò mò hoặc phấn khích
Phù hợp với khách hàng doanh nghiệp

Trả kết quả cho tôi 1 chủ đề gợi ý có thể copy dùng ngay, không cần mô tả chi tiết”

AI sẽ trả về 1 chủ đề và cập nhật vào sheet ở cột “Chủ đề gợi ý”

Bước 4. Viết social post từ chủ đề đã chọn

Sau khi chọn chủ đề, workflow tiếp tục gọi ChatGPT với prompt:

“Bạn là một chuyên gia marketing, rất giỏi trong việc viết content trên các nền tảng social, có kinh nghiệm viết các bài đăng cung cấp giá trị, kiến thức chuyên sâu và khả năng chuyển đổi cao, chạm cảm xúc khách hàng là người chủ hoặc quản lý doanh nghiệp đang trong giai đoạn chuyển đổi số.

Nhiệm vụ của bạn hãy viết một bài đăng Facebook chuyên sâu tối đa 2000 ký tự bài viết cần truyền tải được thông điệp cốt lõi {…chọn cột thông tin thông điệp trong sheet} và tối ưu để đạt được tương tác cao nhất trên các nền tảng social của nội dung.

Bài viết cần sử dụng ngôn ngữ chuyên gia, dùng nhiều số liệu dẫn chứng, ví dụ và kể các câu chuyện thực tế để người đọc dễ dàng liên tưởng đến cây chuyện trong doanh nghiệp của họ.

Xưng hô trong bài viết không được xưng “tôi””

Tiêu chuẩn đăng bài có thể được thêm vào sheet (ví dụ: độ dài tối đa, phong cách ngôn ngữ, có CTA hay không, hashtag bắt buộc…).

Kết quả: một social post hoàn chỉnh, được cập nhật ngay vào sheet tại cột “Nội dung”, sẵn sàng cho Flow 2 (đăng bài).

Bước 5. Chuẩn bị hình ảnh

Người dùng copy chủ đề vào ChatGPT Plus/DALL-E để tạo ảnh minh họa.
Lưu ảnh vào Google Drive, đặt tên trùng với chủ đề để đồng bộ với flow đăng bài.

Kết thúc Flow 1, doanh nghiệp đã có bộ đôi nội dung + hình ảnh chuẩn chỉnh, được lưu trữ gọn gàng trong hệ thống.

Flow 2: Quy trình đăng bài tự động

Tiếp theo là một khâu quan trọng: đăng bài lên social. Workflow này giúp đảm bảo không trùng lặp, kiểm soát toàn bộ plan, và tiết kiệm tối đa thao tác thủ công.

Bước 1. Cài đặt lịch & tần suất

Người dùng cài sẵn khung giờ, ví dụ: 9h sáng mỗi thứ 2–4–6.
Tần suất: 2 bài/ngày hoặc tuỳ theo chiến dịch.

Bước 2. Lọc nội dung chưa đăng

Workflow kiểm tra sheet → tìm những dòng có trạng thái “chưa đăng”.
Lấy bài tiếp theo trong danh sách để đăng.

Bước 3. Ghép nội dung + hình ảnh

Hệ thống lấy nội dung từ sheet.
Tìm hình ảnh khớp với tên chủ đề trong Google Drive.
Tự động đính kèm ảnh vào bài đăng.

Bước 4. Đăng bài đa nền tảng

Kết nối API của các nền tảng (Facebook, LinkedIn, Instagram, X…).
Người dùng chỉ cần đăng nhập tài khoản 1 lần.
Workflow sẽ tự động đăng bài đúng giờ, đúng kênh.

Bước 5. Cập nhật trạng thái

Sau khi đăng, hệ thống tự động ghi “đã đăng” + ngày giờ vào sheet.
Tất cả dữ liệu đăng tải được kiểm soát tập trung, không lo bỏ sót hay đăng trùng.

Nhờ đó, doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ chiến dịch, không lo đăng trùng hoặc bỏ sót. Với những chi phí tối ưu mà đã được ASOFT lựa chọn.

Kết luận

Hãy hình dung một doanh nghiệp cần đăng 1.000 bài viết mỗi năm, vậy chi phí bỏ theo 03 phương án trên:

Thuê ngoài: 5.000$
Dùng AI cho riêng bộ phận Marketing: 1.000$
Tích hợp AI vào một nền tảng duy nhất trên ASOFT-ERP: chỉ 100$

Khoản chênh lệch giữa PA 01 và PA03 = 4.900$, không chỉ dừng ở hai từ “tiết kiệm”, mà trở thành thặng dư năng suất. Và với doanh nghiệp, thặng dư chính là cơ hội: đầu tư vào quảng cáo, sản xuất nội dung chất lượng cao hơn, hay đào tạo đội ngũ. Tiền không chỉ dừng ở tiết kiệm, mà còn có thể sinh ra thêm tiền.

Trên đây chỉ là một ví dụ về một trong rất nhiều công việc khác mà doanh nghiệp có thể ứng dụng AI để tạo ra thêm thặng dư năng suất. Khi tất cả các công việc đều được tối ưu lợi ích mang lại có thể đạt 10×10 so với việc triển khai đơn lẻ.

Giá trị thật sự chỉ xuất hiện khi có người đồng hành tư vấn, thiết kế giải pháp phù hợp với đặc thù vận hành của doanh nghiệp. Và đây chính là điểm khác biệt mà ASOFT-ERP luôn mang lại cho khách hàng.

Liên hệ ASOFT-ERP ngay hôm nay để nhận được những giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp của bạn: https://asoft.com.vn/lien-he/