Các bước xây dựng quy trình làm việc trong doanh nghiệp

Để bắt đầu xây dựng quy trình làm việc trong doanh nghiệp; bài viết sau là hướng dẫn các bước triển khai và bắt đầu một kế hoạch xây dựng quy trình làm việc hiệu quả.

Tuy đòi hỏi nhiều thời gian và công sức; nhưng việc xây dựng và quản lý quy trình trong doanh nghiệp cũng sẽ trở nên tương đối dễ thở hơn; nếu được tuân thủ theo mô hình BPM Life Cycle gồm 5 giai đoạn:

1. Design: Xây dựng quy trình trong doanh nghiệp
2. Modeling: Mô hình hóa quy trình
3. Execution: Dùng công cụ để theo dõi & quản lý, kiểm soát quy trình
4. Monitoring: Theo dõi quá trình làm việc trên quy trình; đánh giá hiệu quả (thời gian xử lý, chất lượng đầu ra, …)
5. Optimization: Điều chỉnh & tối ưu hóa quy trình.

Giai đoạn 4 và 5 thường bị bỏ qua do suy nghĩ quy trình đề ra là cố định không thay đổi. Nhưng thực tế quy trình phải linh hoạt và theo sát sự thay đổi của doanh nghiệp. Các hành động cụ thể trong từng giai đoạn sẽ được trình bày cụ thể hơn ngay sau đây:

► Xem thêm: Tầm quan trọng của quy trình quản lý công việc trong doanh nghiệp

Giai đoạn 1: DESIGN – Xây dựng quy trình

Việc xây dựng các quy trình trong doanh nghiệp cần được tuân thủ theo 5 nội dung chủ đạo, bao gồm:

1. Xác định nhu cầu, phạm vi và mục đích của công việc

Bước đầu tiên trong việc xây dựng một quy trình làm việc tiêu chuẩn; nhà quản lý cần phải xác định được nhu cầu, phạm vi áp dụng của chúng (trên những cá nhân, phòng ban nào?); và mục đích cuối cùng mà họ muốn hướng đến khi đề ra quy trình. Chỉ khi phân tích và chỉ ra được đầy đủ những yếu tố này; quy trình mới có thể được đưa vào vận hành trơn tru; kết nối hiệu quả tới đội ngũ nhân viên và đưa đến những kết quả nhất định.

► Xem thêm: 6 ưu điểm của công cụ quản lý quy trình của doanh nghiệp

2. “Chuẩn hóa” quy trình thành các bản mô tả

Để dễ dàng triển khai trong thực tế; nhà quản lý cần mô hình hóa các yếu tố thiết yếu trong quy trình thành các bản mô tả. Các bản mô tả này có thể được lưu trữ và truyền đạt lại tới đội ngũ nhân viên; đóng vai trò làm khung tham chiếu để họ có thể ứng dụng và điều chỉnh công việc thực tế; sao cho đạt được những kết quả tốt nhất.

Nội dung của yếu của bản mô tả quy trình được khuyến khích xây dựng trên công thức 5W – H – 5M. Công thức này được coi như xương sống để định hình được quy trình, nó giúp nhà quản lý:

• – Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn
• – Tập trung vào các mục tiêu chính của quy trình
• – Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của nhân viên để phối hợp hiệu quả

Nội dung công thức 5W – H – 5M bao gồm:

Why – Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc

Trước khi xây dựng bất cứ một quy trình nào, bạn cần phải trả lời được các câu hỏi:
– Tại sao bạn phải xây dựng quy trình này?
– Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn?
– Nếu không làm thì sao?

Nói cách khác, đây chính là nội dung truyển tải mục tiêu của quy trình; giúp bạn có thể kiểm soát và đánh giá được hiệu quả cuối cùng.

What – Xác định nội dung công việc

Sau khi vạch rõ mục tiêu, yêu cầu công việc; bạn đã có thể xác định được nội dung công việc bạn cần làm là gì. Cụ thể các bước thực hiện được phần công việc đó là như thế nào?

Where, When, Who – Xác định địa điểm, thời gian và nhân sự thực hiện công việc

Tùy thuộc vào đặc thù của mỗi quy trình; nhà quản lý lại có những câu trả lời khác nhau cho những nội dung này:

• Where: công việc được thực hiện ở đâu? Bộ phận nào kiểm tra? Giao hàng tại địa điểm nào?
• When: Công việc được thực hiện khi nào, khi nào thì bàn giao, khi nào kết thúc…
• Who: Ai chịu trách nhiệm chính cho công việc? Ai là người kiểm tra? Ai là người hỗ trợ?…

How – Xác định phương pháp thực hiện công việc

Ở bước này, bản mô tả quy trình cần vạch rõ các thức thực hiện công việc; các loại tài liệu liên quan, tiêu chuẩn cho công việc, cách thức vận hành máy móc…

5M: Xác định nguồn lực

Nhiều quy trình thường chỉ chú trọng đến các bước thực hiện, đầu công việc; mà lại không chú trọng đến các nguồn lực. Trong khi thực tế, việc quản lý và phần phối nguồn lực tốt luôn là yếu tố hàng đầu; để đảm bảo cho quy trình được diễn ra hiệu quả.

Nguồn lực ấy bao gồm các yếu tố:

• – Man = nguồn nhân lực. Người thực hiện công việc có đủ trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất không?…
• – Money = Tiền bạc: Ngân sách thực hiện những công việc này là bao nhiêu? Sẽ được giải ngân mấy lần?…
• – Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng: tiêu chuẩn để trở thành nhà cung ứng là gì? Tiêu chuẩn nguyên vật liệu ra sao?…
• – Machine = máy móc/công nghệ: Tiêu chuẩn của máy móc là gì? Áp dụng những công nghệ nào để thực hiện công việc?…
• – Method = phương pháp làm việc: làm việc theo cách nào

3. Phân loại đối tượng tham gia vào quy trình

Để quy trình diễn ra được chặt chẽ; nguồn lực con người – các đối tượng tham gia trực tiếp tiến hành phải được phân chia vai trò phù hợp và hiệu quả. Trong đó, các đối tượng tham gia vào quy trình sẽ được chia thành 3 nhóm cụ thể, bao gồm:

• – Người thực hiện:. Là những cá nhân thực tiếp đảm nhận việc hoàn thành các bước/ đầu công việc trong quy trình
• – Người giám sát:. Là người chịu trách nhiệm về kết quả thực thi các đầu công việc của người thực hiện. Các cá nhân này có vai trò đóng góp ý kiến và phản hồi; để người thực hiện có định hướng xử lý quy trình hiệu quả hơn.
• – Người hỗ trợ: Là các cá nhân không trực tiếp thực hiện quy trình; nhưng gián tiếp hỗ trợ người thực hiện hoàn thành nó; qua những góp ý, truyền tải kiến thức/ kinh nghiệm thực tiến mang tính chuyên môn.

4. Kiểm soát – Kiểm tra quy trình

Không có bất cứ quy trình nào có thể vận hành hiệu quả, trơn tru; nếu chỉ dựa trên những mô hình lý thuyết cả. Bởi vậy, trong quá trình xây dựng quy trình, nhà quản lý cần phải đồng thời xác định các phương pháp kiểm soát, kiểm tra liên tục; nhằm đánh giá mức độ tối ưu và đưa những cải thiện phù hợp cho bộ máy vận hành.

Xác định phương pháp kiểm soát

Việc kiểm soát quy trình có thể được thực hiện thông qua hành động xác định các yếu tố sau:

• – Đơn vị đo lường công việc
• – Đo lường bằng công cụ, dụng cụ nào?
• – Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu

Xác định phương pháp kiểm tra

Đây là một bước quan trọng và cần tuân thủ theo nguyên tắc Pareto:. Chỉ kiểm tra 20% số lượng nhưng tìm ra 80% khối lượng sai sót.

Người quản lý cần xác định được những nội dung dưới đây để công đoạn kiểm tra đạt được hiệu quả như mong muốn:

• – Cần phải kiểm tra những bước công việc nào?
• – Tần suất kiểm tra là bao lâu?
• – Người thực hiện kiểm tra là ai?
• – Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?

5. Hoàn thiện tài liệu

Một quy trình sẽ không thể hoàn thiện được; nếu thiếu đi những tài liệu hướng dẫn tuân thủ và sử dụng. Vì vậy, bạn cần phải dự trù được và cung cấp thêm những thông tin, biểu mẫu; hướng dẫn vào một văn bản quy chuẩn để hỗ trợ nhân viên tiếp thu quy trình tốt hơn.

>> Xem tiếp phần 2

Đăng ký ngay để được tư vấn và Demo giải pháp phần mềm miễn phí; Hoặc liên hệ Hotline: 1900 6123

Ban Biên tập ASOFT