Review 5 phần mềm quản lý công việc miễn phí và phổ biến nhất hiện nay

Thị trường các nhà cung cấp phần mềm quản lý công việc và dự án đang trở nên sôi động hơn hết. Không chỉ mang đến tốc độ, hiệu suất; mà còn giúp nâng cao hiệu quả quản lý cho các nhà quản trị hiện đại. Với vô số sự lựa chọn, từ các nhà cung cấp trong nước, ngoài nước; cho đến các công cụ free hoặc tùy chỉnh đặc thù; để các doanh nghiệp lựa chọn cho mình một giải pháp phù hợp cần cân nhắc thêm nhiều yếu tố khác.

Bài viết sau đây sẽ giúp bạn review qua 5 phần mềm quản lý công việc và dự án phổ biến nhất hiện nay.

► Xem thêm: Tiêu chí đánh giá Phần mềm quản lý công việc tốt là như thế nào?
► Xem thêm: Tối ưu hiệu suất với phần mềm quản lý công việc – Như thế nào?

1. Trello

Trello là phần mềm quản lý công việc và dự án được xây dựng dựa trên phương pháp Kanban. Giao diện của Trello rất dễ nhìn, trực quan với các cột trạng thái tùy chỉnh. Các danh mục công việc nhỏ được phân vào các nhóm trạng thái; và chuyển đổi nhanh chóng với thao tác kéo thả đơn giản. Thiết kế tối giản như một bảng thông tin; mà bất kỳ ai cũng có thể nhanh chóng thông thạo cách sử dụng.

Trong mỗi công việc, bạn có thể cài đặt các thuộc tính như: mô tả; gắn thẻ thuộc tính; thêm người theo dõi; tạo checklist; ghi chú, hay gắn tập tin,…

Ưu điểm

• – Dễ sử dụng: Giao diện làm việc của Trello giống như một bảng tin với những tờ giấy note. Do vậy, bất kỳ ai cũng có thể dễ dàng nắm bắt sử dụng mà không cần quá nhiều thời gian để đào tạo
• – Cộng tác tốt: Các tính năng trong trello đã khá đầy đủ với một nhu cầu vừa phải. Khả năng cộng tác và theo dõi nhóm dễ dàng giúp Trello là một công cụ được nhiều đội nhóm và dự án ưa chuộng. Bên cạnh ưu điểm lớn nhất, đó là Trello hoàn toàn FREE

Nhược điểm

Trello không đáp ứng nhu cầu quản trị phức tạp

• – Không phân cấp quản trị: Tất cả các thành viên trong nhóm đều có cùng phân cấp như nhau. Điều này là hạn chế đối với các doanh nghiệp quan trọng sự phân cấp này
• – Không hiệu quả khi quản lý thời gian: Mặc dù trong Trello cũng có chức năng đặt lịch hoàn thành; nhưng chức năng này vẫn chưa có những nhắc nhở và thông báo tốt; để quản trị và sắp xếp tối ưu
• – Không có thống kê báo cáo
• – Không bảo mật thông tin tốt: Việc chia sẻ nhóm rất dễ dàng;
• – Không thống nhất chung một nền tảng: Với mỗi nhóm/dự án, bạn cần tạo một bảng (board) riêng. Đối với các nhân sự tham gia trong nhiều nhóm, việc quản lý thông tin và cân đối công việc trở nên khó khăn.

Trello là một công cụ quản lý miễn phí và thông dụng. Tuy nhiên, với những chức năng nhất định và tối giản của mình, Trello chỉ phù hợp với các nhóm/dự án dưới 10 người; với đặc thù công việc theo dạng tuần tự, nhanh gọn thay vì quản trị.

► Xem thêm: Phần mềm quản lý dự án giúp bạn quản lý hiệu quả dự án trong lòng bàn tay
► Xem thêm: 4 phương pháp giúp bạn quản trị thời gian hiệu quả

2. Asana

Cùng tương tự như Trello, nhưng Asana có những tính năng vượt trội và sâu hơn. Theo dõi dự án, công việc, thời gian, nguồn lực với một giao diện đơn giản. Công việc được trình bày dưới dạng Kanban hoặc To-do-list. Có thể nói, Asana có thể đáp ứng khá đầy đủ nhu cầu của nhà quản lý; muốn kiểm soát khối lượng công việc đồ sộ của công ty.

Ưu điểm: 

• – Cộng tác: Vốn là một ứng viên mạnh trong quản lý công việc và dự án, Asana có đầy đủ các tính năng:. Tạo việc, giao việc; lên lịch cho công việ;, sắp xếp thứ tự ưu tiên, nhận xét, thảo luận công việc. Một trong những tính năng đặc biệt của Asana là khả năng liên kết một nhiệm vụ với nhiều dự án – mà không cần sao chép. Điều này rất hữu ích khi một nhiệm vụ đồng thời liên quan đến nhiều mục tiêu; hoặc khi ngày hết hạn được áp dụng cho nhiều dự án. Ngoài ra, Asana còn có thể tích hợp với Slack, DropBox, Github…

• – Lập kế hoạch & Theo dõi trạng thái:. Tuỳ nhu cầu, bạn có thể xem dự án dựa trên trạng thái, nhiệm vụ, ngày hết hạn; hoặc tỷ lệ phần trăm hoàn thành dự án. Asana không có biểu đồ Gantt; nhưng có tính năng Timeline để thấy được tổng quan công việc của tất cả dự án. Nếu Timeline chưa thoả mãn nhu cầu, nhà quản lý có thể tích hợp Asana với Instagantt (miễn phí) để theo dõi tiến độ trực quan hơn.

• – Báo cáo: Ở bản miễn phí, Asana chỉ có biểu đồ báo cáo tiến độ theo từng dự án (progress report). Cho biết số nhiệm vụ đã hoàn thành và số nhiệm vụ còn lại. Các báo cáo chuyên sâu hơn sẽ được mở ở phiên bản trả phí.

• – Phân quyền sử dụng: Asana có tính năng phân quyền riêng tư/ công khai cho dự án và nhiệm vụ.

Nhược điểm:

• – Chi phí sử dụng: Asana cho phép dùng bản miễn phí với tối đa là 15 thành viên. Tuy nhiên, nếu số thành viên lớn hơn, bạn phải dùng bản nâng cấp có giá 9.99$/ người dùng/ tháng. Với phiên bản này, Asana mới mở thêm các tính năng như tìm kiếm công việc nâng cao; thêm các trường tuỳ chỉnh cho dự án, báo cáo nâng cao, cài đặt quyền riêng tư cho dự án,… Có thể thấy, để được sử dụng trọn vẹn các tính năng ưu việt của Asana, các doanh nghiệp sẽ phải chịu một mức phí khá cao.

Với các tính năng trên, Asana thích hợp nhất với các công ty có mô hình cộng tác liên chức năng; tức một người cần phải tham gia nhiều dự án/ phòng ban khác nhau. Khi đó, Asana không chỉ giúp team cộng tác hiệu quả; mà còn giúp người quản lý theo dõi tổng thể công việc ở tất cả các phòng ban và dự án.

3. Wrike

Bên cạnh Asana, Wrike cũng là một giải pháp phần mềm quản lý công việc và dự án mạnh mẽ. Nếu như Asana giúp bạn làm việc không cần email; thì Wrike thay thế không chỉ email mà còn hầu hết công cụ làm việc khác. Theo đánh giá của Business News Daily, Wrike được bình chọn là lựa chọn hàng đầu cho giải pháp phần mềm quản lý công việc và dự án miễn phí. Đây là một giải pháp tuyệt vời cho những team nhỏ hoặc các start-up không có nhiều kinh phí.

Sau đây là một số đánh giá về Wrike:

Ưu điểm:

• – Cộng tác: Giống như Asana; Wrike cũng có đầy đủ các tính năng như tạo việc; giao việc, bình luận; tag tên, khả năng liên kết một nhiệm vụ với nhiều dự án… Wrike còn có thể cộng tác nhanh hơn nữa với tính năng Chỉnh sửa trực tuyến (Live Editing) với các tài liệu đính kèm. Tạo công việc trực tiếp qua email chỉ bằng một cú nhấp chuột…

• – Lập kế hoạch & Theo dõi trạng thái: Wrike quản lý thời gian của từng đầu việc rất sát sao. Có nhiều tuỳ chọn khi đặt thời hạn cho công việc; ví dụ như đặt thời hạn công việc theo backlog (khoảng thời gian); theo deadline (công việc sẽ hoàn tất vào một ngày cụ thể); hoặc theo milestone (bao giờ phải xong bao nhiêu % công việc)… Bên cạnh đó, với các chế độ xem dự án theo biểu đồ Gantt; theo Workload của từng nhân sự, Wrike giúp nhà quản lý tối ưu nguồn lực vô cùng hiệu quả.

• – Báo cáo theo thời gian thực: đối với phiên bản trả phí, Wrike có thể xuất biểu đồ báo cáo thời gian thực. Tuỳ chỉnh theo yêu cầu của nhà quản lý, bạn có thể yêu cầu báo cáo theo dự án hoặc công việc; với bộ lọc dữ liệu theo trạng thái, ngày bắt đầu, ngày kết thúc hoặc theo tên thành viên…

• – Phân quyền sử dụng: Wrike cho phép phân các quyền sử dụng cơ bản ở bản miễn phí. Như quyền truy cập bảng quản trị, quyền cài đặt ngày làm việc và ngày nghỉ, quyền xoá tài khoản thành viên,… Tuy nhiên một số quyền nâng cao như quyền tạo, sửa và tuỳ chỉnh Workflow; quyền xem lịch làm việc của người khác,… thì chỉ có phiên bản trả phí.

Nhược điểm:

• – Chi phí sử dụng: Wrike miễn phí cho 5 người dùng với những tính năng cơ bản. Như quản lý tác vụ, chia sẻ tài liệu, khả năng tích hợp với Google Drive, Dropbox, Office365. Với bản miễn phí này, người dùng chỉ có 2Gb dung lượng lưu trữ. Với các tính năng ưu việt hơn nữa như tuỳ chỉnh workflow; báo cáo theo thời gian thực; phân tích và dự báo… thì chỉ có ở gói Business, với mức giá 24.8$/ người dùng/ tháng. Một mức giá khá cao để được sử dụng trọn vẹn phần mềm ưu việt này.

Với những phân tích trên, Wrike sẽ là phần mềm quản lý công việc phù hợp với những doanh nghiệp lớn; với nhu cầu quản lý dự án chuyên sâu. Với các team nhỏ khoảng dưới 5 thành viên, Wrike phiên bản miễn phí vẫn là một lựa chọn quản lý công việc tốt. Với các tính năng tuy giới hạn nhưng rất cơ bản và cần thiết.

4. Slack 

Slack là một ứng dụng văn phòng, phần mềm quản lý công việc và dự án hết sức hữu ích. Ứng dụng này có rất nhiều những ưu điểm mà bạn cần phải biết tới. Ví dụ như: Trao đổi trực tiếp với đồng nghiệp về công việc; mà không cần phải gửi mail hay gọi điện phức tạp. Gửi file, gửi ảnh không giới hạn, không sợ suy giảm dung lượng.

Với Slack, việc trao đổi thông tin trong văn phòng trở nên quy củ và chuyên nghiệp hơn rất nhiều. Mỗi phòng ban, dự án hoàn toàn có thể thiết lập một nhóm trao đổi riêng. Thành viên thì tùy ý gia nhập hoặc rời nhóm. Slack cũng hoàn toàn tương thích với Google Drive, Dropbox hoặc SalesForce.

Ứng dụng có thể sử dụng hoàn toàn miễn phí. Bạn cũng có thể bỏ thêm một chút tiền mỗi tháng để sử dụng các tính năng cao cấp của Slack.

5. Jira Software 

JIRA là một giải pháp quản lý dự án từ công ty phần mềm Atlassian. Đây là một công cụ được thiết kế giúp các nhóm phần mềm lập kế hoạch và theo dõi dự án. Bằng cách sử dụng phương pháp quản lý agile (phương pháp tập trung vào hiệu quả; các phiên bản sản phẩm nâng cấp được phát hành liên tục dựa theo phản hồi của khách hàng). Các nhóm phần mềm có thể sử dụng Jira để lên kế hoạch, theo dõi; phát hành; báo cáo phần mềm mới hoặc phần mềm nâng cấp. Họ cũng có thể theo dõi bất kỳ vấn đề nào trong quá trình phát triển và hoàn thiện sản phẩm.

Ưu điểm:

• – Lập kế hoạch & theo dõi tình trạng: Jira hỗ trợ phương pháp làm việc agile với giao diện bảng Scrum và bảng Kanban. Người dùng có thể sử dụng một số mẫu dự án có sẵn trong Jira; như mẫu Lead Generation, Document Approval, Software Development; trong đó có sẵn các luồng công việc chuẩn; nhà quản lý cũng có thể tự tuỳ chỉnh luồng công việc của riêng mình.
• – Báo cáo: Jira cung cấp hơn một chục báo cáo khác nhau để chia nhỏ dữ liệu; giúp bạn kiểm tra khối lượng công việc; tiến trình công việc và những công việc tồn đọng một cách dễ dàng. Biểu đồ màu giúp phân tích báo cáo một cách nhanh chóng và đơn giản.
• – Phân quyền sử dụng: Jira có chức năng phân quyền cực kì chi tiết. Không chỉ phân quyền trong dự án chung, mà còn phân quyền đối với từng nhiệm vụ. Việc hạn chế quyền xem đối với các vai trò khác nhau trong dự án rất hữu ích. Nhất là khi có những đối tác ngoài tổ chức (như freelance, clients) làm việc trong cùng hệ thống. Giúp team công nghệ bảo vệ thông tin độc quyền của mình.
• – Khả năng tích hợp: Jira có khả năng tương thích cao với các ứng dụng của bên thứ ba. Với khả năng tích hợp công cụ cho nhà phát triển; mạng lưới hàng nghìn tiện ích bổ sung và API mở của Atlassian; Jira có thể giao tiếp với một loạt các công cụ khác nhau.

Nhược điểm:

• – Giao diện: khá phức tạp. Cần mất thời gian để làm quen, thích nghi thì mới áp dụng workflow được hiệu quả.
• – Chi phí sử dụng: Jira có bản dùng thử miễn phí trong 7 ngày; bạn có thể trải nghiệm tất cả các tính năng trên. Sau 7 ngày, bạn sẽ có lựa chọn sử dụng bản trả phí với mức giá tuỳ theo theo quy mô team của bạn; và tuỳ theo lựa chọn sử dụng cloud hay server. Đối với bản Cloud, team 10 người có chi phí là 10$/ tháng; còn team từ 11 – 100 người có chi phí là 7$/ người dùng/ tháng.

Jira là một phần mềm quản lý công việc và dự án khá đặc thù; đây sẽ là lựa chọn hoàn hảo nhất cho các team công nghệ, phát triển phần mềm; hoặc các team làm việc theo phương pháp agile.

Kết

Phần mềm quản lý công việc và dự án là một công cụ không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp. Dù là doanh nghiệp nhỏ, với những quy trình đơn giản; nhưng để hoạt động nhóm và phối hợp giữa các thành viên trong nhóm/dự án diễn ra đồng bộ; phần mềm quản lý công việc và dự án sẽ giúp bạn tối ưu và sắp xếp công việc hợp lý hơn.

Nhưng đừng quên, phần mềm là một công cụ để nâng cao hiệu suất công việc; chứ không phải để khiến quy trình làm việc trở nên rối rắm và phức tạp không cần thiết. Chính vì thế, lựa chọn đúng phần mềm phù hợp với nhu cầu là điều rất quan trọng.

Nếu nhu cầu quản trị của bạn đã vượt quá khả năng của các công cụ trên, đây sẽ là một giải pháp quản trị dành riêng cho bạn
Phần mềm quản lý công việc ASOFT – Liều thuốc nâng cao tính chủ động của nhân viên

Để được tư vấn miễn phí và Demo. Đăng ký ngay, hoặc lien hệ đến Phòng Tư vấn ASOFT qua hotline: 1900 6123

Ban biên tập ASOFT.