28/08/2024
Bình luận(0)► Xem thêm: 10 Thách thức phổ biến trong quy trình triển khai ERP
Bối cảnh nền kinh tế hiện nay vẫn đang khủng hoảng vì vật lộn với đại dịch Covid-19, đẩy các doanh nghiệp vào những tình huống thắt lưng buộc bụng. Đòi hỏi các nhà lãnh đạo phải nhìn lại và tối ưu các hoạt động kinh doanh của mình. Một công cuộc tối ưu mạnh mẽ nhất thời điểm này, chính là tối ưu chi phí. Cuộc truy lùng và cắt giảm lãng phí bắt đầu được dò soát. Trong đó, bạn đừng bỏ sót qua 6 nhóm chi phí ẩn sau.
Chi phí ẩn là gì?
Chi phí ẩn (Hidden Cost) là những khoản chi phí phát sinh nhưng không nhận thấy rõ ràng; hoặc không được ghi nhận như là một khoản chi để báo cáo. Có thể hiểu, chi phí ẩn giống như một dạng chi phí đánh đổi; mà khi bạn cắt giảm nó, bạn sẽ có nhiều nguồn lực hơn.
Chi phí hoạt động của doanh nghiệp nếu như được phân tích bằng nguyên lý tảng băng trôi thì ta thấy rằng:
- ✔ Phần nổi: Tức là phần nhìn thấy được; đây là tất cả những chi phí mà doanh nghiệp đong đếm được. Các loại chi phí có thể kể đến như: Chi phí mặt bằng; lương nhân viên; các khoản chi nguyên vật liệu; chi tiêu xuất nhập tồn; chi thuế;…
- ✔ Phần chìm: Là phần chi phí ẩn sau phía dưới; thường bị các doanh nghiệp bỏ sót trong quá trình kiểm kê kế toán. Các khoản chi phí tiềm ẩn này, thoạt nhìn có vẻ không đáng kể. Nhưng nếu đặt nó vào một tiến trình hoạt động lâu dài hơn, chắc chắn sẽ gây cho doanh nghiệp không ít cản trở. Có thể kể đến một số loại chi phí ẩn như: Chi phí văn phòng phẩm; chi phí bảo trì; chi phí làm thêm giờ; chi phí nhàn rỗi; chi phí giao sai việc;… và một số loại chi phí khó kiểm soát khác.
Chi phí ẩn gây hậu quả gì cho doanh nghiệp?
Nếu như “phần nổi” của các khoản chi là phần bắt buộc “phải chi” của mỗi doanh nghiệp. Thì “phần chìm” chính là những khoản chi có khả năng cắt giảm và tiết kiệm. Nếu chủ doanh nghiệp thờ ơ với các khoản chi phí này; có thể về lâu dài, doanh nghiệp sẽ gặp một số rắc rối như:
✔ Doanh thu – lợi nhuận sụt giảm nghiêm trọng.
✔ Ảnh hưởng đến hoạt động toàn doanh nghiệp.
✔ Hệ thống quản trị trở nên suy giảm, yếu kém.
✔ Nhân viên trở nên ù lì, không hợp tác làm việc.
✔ Nhiều khoản thu chi ẩn giấu khi nhân viên “qua mắt” chủ doanh nghiệp.
✔ …
Để hiểu và có kế hoạch rà soát, cắt giảm chi phí ẩn cho hoạt động lâu dài của doanh nghiệp. Đầu tiên, các doanh nghiệp phải biết được các khoản chi này là gì; vì đâu mà nó gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh nghiệp;… Dưới dây là 6 loại chi phí ẩn mà doanh nghiệp nên lưu ý.
► Xem thêm: Làm thế nào để cắt giảm các hao phí ẩn trong doanh nghiệp
Các loại chi phí ẩn trong doanh nghiệp
1. Chi phí họp hành
Những cuộc họp là một hoạt động quen thuộc và cần thiết đối với mọi doanh nghiệp. Nơi mọi người cùng ngồi lại để giải quyết các vấn đề hoặc ra quyết định quan trọng nào đó. Đặc trưng của họp, chính là hoạt động có sự tham gia của nhiều người. Thời gian trong một cuộc họp khi nhân với số lượng và giá trị lao động của người tham dự sẽ phản ánh sự đầu tư vào cuộc họp đó.
Đó cũng là nguồn gốc của những hao phí ẩn. Hàng loạt vấn đề tiêu cực được đưa ra xung quanh những cuộc họp vô nghĩa; như: Lãng phí thời gian, nguồn lực; hủy hoại tinh thần và cảm hứng làm việc của nhân viên. Sự lãng phí này được Doodle ghi nhận vào năm 2019 dành cho các cuộc họp, đó là 58 tỷ đô ở Anh; và 499 tỷ đô ở Mỹ. Nếu ở Việt Nam, con số ấy sẽ là bao nhiêu?
Những cuộc họp vô nghĩa hoặc kéo dài cũng là dấu hiệu của cách quản lý và quy trình với nhiều nút thắt và mâu thuẫn.
2. Chi phí làm thêm giờ
Khi nhân viên nán lại văn phòng và tiếp tục công việc, đó có vẻ là một dấu hiệu đáng mừng; cho thấy sự nỗ lực, chăm chỉ và trách nhiệm hoàn thành công việc.
Tuy nhiên, việc làm thêm giờ này kéo dài là dấu hiệu của một sự bất ổn nào đó.
Có 4 lý do điển hình khi nhân viên làm ngoài giờ. Có thể là do khối lượng công việc nặng; năng suất nhân viên thấp; hoặc quy trình làm việc chưa hiệu quả.
Thêm vào đó, việc làm thêm giờ kéo dài sẽ ảnh hưởng đến sức khỏe, tinh thần của nhân viên. Ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc những ngày tiếp theo; khi họ không có đủ thời gian để nghỉ ngơi khoa học.
Không chỉ thế. Một số nhân viên có thể lợi dụng việc làm ngoài giờ này để làm việc riêng; được tính thêm lương tăng ca; hoặc lợi dụng tài nguyên công ty cho các mục đích riêng.
chi phí làm ngoài giờ là một dạng chi phí quen thuộc ở các doanh nghiệp. Mang đến nhiều rủi ro hơn là lợi ích. Chính vì thế, bạn nên nhận ra vấn đề sớm, tìm hiểu nguyên nhân và cách để khắc phục; cải thiện môi trường làm việc hiệu quả hơn.
3. Chi phí nhàn rỗi
Đây là một dạng chi phí rất khó nhận ra ở các doanh nghiệp. Tài nguyên nhàn rỗi ở đây có thể là thiết bị, hoặc nhân lực.
Nhân lực nhàn rỗi được hiểu là doanh nghiệp chưa khai thác được tối ưu khả năng làm việc của nhân viên. Thay vào đó, họ đang bị cuốn vào các công việc tay chân, lặp lại máy móc. Thiếu tính chính xác, lãng phí và ảnh hưởng đến tâm lý, khả năng phát huy trong công việc của nhân viên.
Bên cạnh đó, Thiết bị nhàn rỗi, không được sử dụng đúng công suất sẽ là hao phí các chi phí khấu hao và bảo trì.
Mặc dù không hề tiêu thụ tài nguyên công ty, nhưng chúng vẫn là tài sản. Số lượng tài nguyên nhàn rỗi phản ánh hiệu quả sử dụng tài nguyên của các doanh nghiệp; đặc biệt là nhân lực.
► Xem thêm: Tại sao nhân viên của bạn không sẵn sàng tham gia hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP
4. Chi phí ẩn do giao sai việc
Chi phí này là những hao phí khi giao việc không phù hợp với các kỹ năng, thế mạnh của các nhân viên. Khiến nhiều hệ lụy xấu sẽ nảy sinh theo đó. Bên cạnh những ảnh hưởng khiến hiệu suất làm việc giảm sút công việc không hoàn thành, mà còn kéo theo ảnh hưởng đến tâm lý nhân viên, khiến họ có thể ra quyết định nghỉ việc.
Theo Hiệp hội quản lý nguồn lực, để thay thế cho vị trí của một nhân viên cũ nghỉ việc; mức chi phí trung bình dùng để tuyển dụng, đào tạo,… và nhiều loại hao phí khác cộng lại là khoảng 6 đến 9 tháng lương.
Nhìn chung, quan trọng nhất vẫn là nhà quản lý phải hiểu được ưu điểm và nhược điểm của từng nhân viên. Từ đó mới có thể giao việc; đưa học những vị trí công việc phù hợp. Đánh giá khả năng, công suất làm việc của nhân viên định kỳ là việc vô cùng quan trọng.
5. Chi phí ẩn do lựa chọn sai quy trình
Mỗi doanh nghiệp luôn có một quy trình xử lý công việc riêng; bao gồm các hướng dẫn về thứ tự xử lý công việc; phân công phối hợp giữa các bộ phận;… Nhằm tạo ra kết quả đầu ra hiệu quả và hiệu suất.
Khi quy mô doanh nghiệp mở rộng; đồng nghĩa với bộ máy nhân sự và phân cấp phòng ban sẽ phức tạp hơn;. Và cả khối lượng công việc cần xử lý cũng đa dạng và lớn hơn trước. Tuy nhiên, nếu quy trình làm việc của doanh nghiệp thiếu tính thực thi; phát sinh các thao tác dư thừa; nhân lực bị lãng phí vào những việc không cần thiết. Tạo nên các xung đột nhân sự; cũng như tiêu hao nhiều chi phí ẩn cho doanh nghiệp.
6. Chi phí ẩn từ các bộ phận “khó kiểm soát”
Những bộ phận đóng vai trò quan trọng trong quy trình công việc của doanh nghiệp. Nhưng, lại rất khó kiểm soát vì thiếu các chỉ số đo lường như KPI/OKR của Admin; hay back-office tại nhiều doanh nghiệp.
Những vấn đề tiêu cực dễ xảy ra làm công việc tại các bộ phận khác cũng bị trì trệ. Kéo theo đó là một lượng chi phí đáng kể mà tổ chức khó nhận ra để kiểm soát.
Mặc dù, các vị trí này trong doanh nghiệp đều mang tính trọng yếu. Song, các tổ chức lại không thiết kế quy trình nghiệp vụ chuẩn xác mà chỉ quan tâm đến kết quả. Đây cũng là một nguyên nhân nghiệm trọng dẫn đến các loại chi phí ẩn.
Tạm Kết
Khi nói đến việc tối ưu chi phí kinh doanh; hầu hết các nhà lãnh đạo nghĩ đến những gì xảy ra trước mắt như tìm nhà cung cấp rẻ hơn. Bằng cách giảm chi phí nhân công hay thuê văn phòng giá thấp hơn. Nhưng thật ra hao phí đang tồn tại và gây ảnh hưởng rất nhiều từ chính quy trình làm việc kém hiệu quả.
Hy vọng qua bài viết trên sẽ giúp các doanh nghiệp nhận ra các chi phí ẩn đang tồn tại trong doanh nghiệp mình; và có những cải thiện để cắt giảm và tối ưu chi phí hiệu quả.
Nếu bạn đang tìm hiểu một giải pháp để cắt giảm chi phí, nâng cao năng lực và sức bật doanh nghiệp bằng đòn bẩy Hệ thống. Hãy thử tìm hiểu về Giải pháp Hoạch đinh nguồn lực doanh nghiệp ASOFT-ERP bằng cách: Đăng ký ngay, hoặc liên hệ đến Phòng tư vấn Công ty ASOFT qua hotline: 1900 6123
► Xem thêm: Hệ thống phần mềm ASOFT-ERP 9 R9 có gì mới?
Ban Biên Tập ASOFT