28/08/2024
Bình luận(0)1. Email không thể giúp bạn có cái nhìn toàn diện
Khả năng nằm bắt tổng quát là điều quan trọng nhất trong quy trình quản lý dự án. Nhưng với Email, bạn chỉ có thể nhìn thấy một mảnh của dự án một cách rời rạc mà thôi.
Điều gì đang xảy ra? điều này sẽ ảnh hưởng như thế nào đến các công việc khác? hay ảnh hưởng như thế nào đến dự án chung. Bạn không thể quan sát một vấn đề nằm trong tổng thể; để sắp xếp xử lý các vấn đề phát sinh, nhằm đảm bảo tiến độ dự án được.
Nhân viên luôn trong tình cảnh không biết đồng nghiệp mình đang làm gì; trách nhiệm của mỗi người như thế nào và bao giờ thì dự án sẽ hoàn thành. Còn bạn thì luôn mất đi một cái nhìn tổng thể! Vậy cuối cùng, dự án sẽ đi về đâu?
► Xem thêm: 10 sai lầm doanh nghiệp thường gặp trong quá trình quản trị dự án
► Xem thêm: Case-study về quản lý dự án thất bại và bài học kinh nghiệm
2. Bạn không thể kiểm soát tiến độ công việc, dự án bằng email
Thật dễ dàng để bạn giao việc qua email; nhưng để kiểm soát được kết quả của từng nhiệm vụ và toàn dự án thì quả là một bài toán không lời giải. Từ một nhà quản lý chủ động trở thành bị động trong mọi công việc. Bởi bạn luôn mất kiểm soát, không thể theo dõi hiệu quả những nhiệm vụ được thực hiện; hay tốc độ tiến triển ra sao?
Và khi bạn muốn biết, bạn phải gửi email hỏi từng nhân viên “công việc đang đến đâu?”. Thậm chí tệ hơn nữa, yêu cầu phản hồi tình trạng công việc được giao. Điều này làm cho bạn thì khó chịu, mệt mỏi; còn nhân viên thì vô cùng căng thẳng nhưng kết quả công việc vẫn dậm chân tại chỗ?
3. Các nhiệm vụ không được phân chia rõ ràng qua email
Nhân viên không có “trách nhiệm” và người quản lý không có “sự hỗ trợ”; đó là một điểm thất bại lớn trong quản lý công việc hay dự án. Đối với hình thức làm việc qua email bạn phải thường xuyên đối mặt với vấn đề này. Bởi nhiệm vụ phân công qua email chỉ bằng đoạn văn bản gửi đi; kèm Cc đến các nhân viên khác liên quan. Điều này khiến cho công việc được giao mất đi tính rõ ràng và sự tương hỗ lẫn nhau. Còn đối với người quản lý, một thách thức đặt ra; là làm sao để biết nhân viên của mình đang gặp những khó khăn nào khi một công việc được thảo luận? Báo cáo với hàng tá email qua lại và trôi tuột vào một ngóc ngách nào trong hộp thư thoại.
Mà tùy vào công việc ấy, cụm email có thể lên đến hàng chục, hàng trăm email Cc, Bcc. Re hay Fwd nối tiếp nhau. Bạn sẽ khó có thể kiểm soát có bao nhiêu người tham gia? Tham gia ở vai trò, tách nhiệm gì? Họ có được thông tin vấn đề này hay không?
Cuối cùng, dự án không hoàn thành còn nhân viên thì tranh cãi với rất nhiều lý do:. Không phải trách nhiệm, không ai hỗ trợ. Dự án đi vào ngõ cụt vì “công cụ quản lý công việc này – Email” không thể giúp bạn quản lý được
4. Báo cáo kết quả trong vô vọng với tệp đính kèm trong email
Khi dùng email để quản lý công việc và dự án thì nhân viên sẽ chẳng có cách nào khác; đó là cập nhật các báo cáo kết quả công việc hàng ngày theo file đính kèm vào email gửi cho bạn. Sẽ chẳng có nhiều khác biệt hay khó khăn nếu bạn chỉ có một nhân viên và một kết quả duy nhất!
Nhưng không! Trong một dự án luôn có rất nhiều thành viên cùng với rất nhiều kết quả được cập nhật hàng ngày; và tất cả báo cáo sẽ luôn gán với email theo tệp đính kèm (Attachment). Vậy làm cách nào để bạn tổng hợp được kết quả công việc cuối cùng; khi có hàng chục kết quả được gửi đến với vô vàn phiên bản báo cáo thay đổi liên tục.
5. Email – Tội phạm tiêu tốn thời gian “khổng lồ” của doanh nghiệp
Thời gian luôn là tài sản quý giá của doanh nghiệp nhưng bạn có biết mỗi ngày email đang lấy đi:
➢ 30% thời gian làm việc của nhân viên
➢ 50% thời gian làm việc của CEO
Một sự thật đáng nói ở đây; là gần 50% thời gian làm việc của CEO và nhân viên hầu hết phải dành chỗ ưu tiên cho email; nhưng kết quả đem lại luôn thất vọng. Bởi sự tiến triển của dự án vô cùng chậm chạp; do bạn và nhân viên của mình không chỉ dành thời gian cho sự tương tác, phản hồi, thông báo; mà còn để đánh dấu thư rác, trả lời các yêu cầu khác.
Nhưng đó không phải là tất cả; mỗi ngày bạn và nhân viên của mình phải mất gần 2h cho việc tìm kiếm và thu thập các thông tin của dự án trong hộp thư chật chội ấy! Rõ ràng thời gian đang bị đánh mất nghiêm trọng nhưng không có cách nào khác để hạn chế. Không thể là công cụ quản lý công việc; Email đang là thủ phạm “tiêu tốn’ thời gian của doanh nghiệp nhất.
Trong hàng trăm email nhân viên nhận được mỗi ngày, có bao nhiêu email liên quan đến công việc?
6. Dự án luôn rơi vào tình trạng trì trệ, khủng hoảng khi quản lý bằng email
Chúng tôi và bạn đều hiểu rằng; một mệnh lệnh được gửi bằng email không bao giờ là “khẩn cấp nhất” với bất kỳ nhân viên nào; và họ có thể dễ dàng bỏ qua nó bằng các câu:. “Chưa kiểm tra email, điện thoại không truy cập internet,..”.
Rõ ràng yêu cầu cấp thiết của một dự án đó là “thời gian hoàn thành”; nhưng nhân viên của bạn thì luôn có cách để né tránh hay đổ lỗi việc không hoàn thành đúng tiến độ cho một lý do nào đó. Dĩ nhiên dự án sẽ luôn ngập trong trì trệ từ thời gian này đến thời gian khác; và khách hàng sẽ không bao giờ quay lại với bạn!
Thời đại 4.0, email thực sự cần nhường chỗ cho một công cụ quản lý công việc khác hiện đại hơn!
Rõ ràng, email là một công cụ giao tiếp; trao đổi thông tin quan trọng và thiết yếu đối với doanh nghiệp, khách hàng. Thế nhưng trong kỷ nguyên 4.0, đã đến lúc nhà quản trị doanh nghiệp cần một công cụ tân tiến; tối ưu nhất cho việc quản lý công việc và dự án đem lại kết quả cao.
Một trong những công cụ quản lý công việc đáp ứng nhu cầu về HIỆU QUẢ và HIỆU SUẤT nhất – Phần mềm Văn phòng điên tử ASOFT-OO – Công cụ quản lý công việc và dự án TỐI ƯU cho doanh nghiệp 4.0
Tạo ra một không gian làm việc kỹ thuật số cho doanh nghiệp 4.0; với các tính năng chuyên biệt giúp doanh nghiệp quản lý giao việc, theo dõi, giám sát và đánh giá kết quả công việc, dự án.
Để được tư vấn và Demo trực tiếp phần mềm Văn phòng điện tử ASOFT-OO. ĐĂNG KÝ NGAY hoặc liên hệ Hotline: 1900 6123
Ban Biên tập ASOFT