5 Phân hệ cốt lõi của một phần mềm ERP

► Xem thêm: Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP có đặc trưng gì? Phù hợp với doanh nghiệp ở quy mô nào?

1- Phân hệ cốt lõi đầu tiên: Phân hệ phục vụ cho công việc kinh doanh chính của doanh nghiệp

Không chỉ mỗi ngành và lĩnh vực kinh doanh khác nhau; mà mỗi doanh nghiệp đều có một đặc thù kinh doanh khác biệt. Trước khi bắt đầu với một giải pháp phần mềm, doanh nghiệp cần xác định hoạt động kinh doanh chính của mình tập trung vào lĩnh vực và hoạt động nào.

Phần mềm ERP được hiểu chính là cánh tay phải đắc lực; giúp doanh nghiệp tối ưu các hoạt động kinh doanh; và đẩy mạnh hiệu suất cũng như hiệu quả của mình. Chính vì thế, ERP phải được xây dựng để giải quyết được hoạt động chính yếu này.

Ví dụ. Nếu bạn hoạt động trong lĩnh vực Sản xuất, với hoạt động chính là Thu mua nguyên vật liệu; sản xuất và bán thành phẩm. Thì phân hệ phần mềm ERP cốt lõi của bạn phải đáp ứng được nhu cầu quản trị ở các quy trình ấy. Có thể kể đến là:

• Phân hệ quản lý sản xuất và tính giá thành (ASOFT-M):. Với các tính năng quan trọng như: Quản lý đơn hàng; dự trù nguyên vật liệu; lên kế hoạch sản xuất; tính giá thành sản phẩm; báo cáo hoạt động sản xuất,..
• Phân hệ Quản lý Kho (ASOFT-WM): giúp doanh nghiệp kiểm soát được Số lượng hàng hóa; Tình trạng hàng hóa; Vị trí hàng, …

Nhưng nếu doanh nghiệp bạn thuộc lĩnh vực Thương mại – Phân phối, thì nhóm phân hệ phần mềm ERP cốt lõi này lại khác hoàn toàn. Khi ấy, ngoài phân hệ quản lý kho, doanh nghiệp sẽ cần thêm phân hệ Xử lý đơn hàng (ASOFT-PO). Giúp doanh nghiệp quản lý Chào giá, quản lý đơn hàng bán-mua, tiến độ giao hàng, dự toán,..

2- Phân hệ Quản lý quan hệ khách hàng

“Bất kỳ doanh nghiệp nào có khách hàng cũng sẽ cần phần mềm CRM – Quản trị quan hệ khách hàng”

Khách hàng chính là nguồn động lực giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Và trong thời đại số như hiện nay, việc chăm sóc khách hàng trở nên phức tạp trên nhiều phương diện hơn nữa. Phân hệ phần mềm ERP thứ hai sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết được vấn đề này với CRM. Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng CRM sẽ hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận đúng nơi; đúng thời điểm một cách tự động và chính xác nhất.

Một trong những chức năng nổi bật của phần mềm CRM đó là theo dõi thói quen mua hàng của khách hàng. Phần mềm CRM sẽ thu thập và và lưu trữ thống nhất lịch sử giao dịch với khách hàng. Bằng cách đó, bạn có thể biết được nhân viên nào đang chăm sóc khách hàng này; họ đã trao đổi những gì; và những hoạt động tiếp theo sẽ làm là gì. Khi dữ liệu về khách hàng đã đủ; nhân viên có thể ứng dụng phương pháp cross-sell hoặc up-sell để cải thiện kết quả kinh doanh; và tăng sự hài lòng của khách hàng. Hoặc doanh nghiệp có thể từ các dữ liệu thu thập được, đúc kết; rút kinh nghiêm (best practises) cho tương lai hiệu quả hơn.

Không chỉ thế, phân hệ phần mềm ERP này còn được tích hợp với các hoạt động marketing. Giúp các chiến dịch hiệu quả; và tự động hóa các quy trình nhập liệu, xử lý thông tin chính xác và hiệu quả hơn. Tất cả những chức năng này sẽ mang đến cho khách hàng trải nghiệm mua hàng tốt nhất.

Xem thêm: Cắt giảm ngay 4 nhóm chi phí khi ứng dụng phần mềm ERP

3- Phân hệ Quản lý Tài chính

Một trong những hoạt động mà doanh nghiệp quan tâm nhất, đó chính là Quản lý Tài chính.

Mọi hoạt động kinh doanh đều liên quan đến dòng tiền; bất kể là nguồn thu/chi lớn, hay những khoản thu/chi nhỏ; doanh nghiệp cần phải kiểm soát và phân bổ sát sao để đảm bảo vận hành hiệu quả doanh nghiệp.

Phân hệ phần mềm ERP giúp quản lý tài chính – ASOFT-T – với mục tiêu chính là:. Theo dõi và ghi chép dữ liệu tài chính bao gồm hoạt động thu chi; phân tích doanh thu, lợi nhuận và chi phí,..

Từ những dữ liệu được thu thập trong quá khứ, các nhà quản trị có được bức tranh toàn cảnh hoạt động tài chính của doanh nghiệp qua các thời điểm. Từ đó giúp doanh nghiệp cải thiện khả năng dự toán doanh thu/chi phí. Nhằm gia tăng doanh thu cũng như giảm chi phí cho doanh nghiệp.

Xem thêm: ERP giúp thay đổi văn hóa doanh nghiệp

4- Hệ thống báo cáo thông minh phục vụ quản trị 

Hệ thống báo cáo thông minh phục vụ quản trị, thường được biết đến với tên BI (Business intelligence). Đây là một quy trình ứng dụng công nghệ để xử lý khối lượng dữ liệu khổng lồ; đến từ nhiều nguồn hoạt động khác nhau. Bằng cách khai thác nguồn dữ liệu này, hệ thống BI sẽ tổng hợp để tạo ra những tri thức mới; giúp cho các nhà quản lý có thể đưa ra các quyết định hiệu quả hơn trong hoạt động kinh doanh của mình.

BI sẽ giúp hệ thống ERP phát huy được thế mạnh nổi bật của mình. Và khi các doanh nghiệp bắt đầu phụ thuộc nhiều hơn các dữ liệu để ra quyết định thì BI lại càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

Trên hệ thống ERP, BI tồn tại dưới dạng các biểu mẫu báo cáo dạng số và bảng, biểu đồ,.. Những báo cáo quản trị này được hệ thống tổng hợp; rồi phân tích từ chính các số liệu nhân viên nhập vào hàng ngày. Do đó, tính real-time của BI luôn được đảm bảo.

BI còn xóa nhòa ranh giới giữa các phòng ban. Không có “vùng cấm” để cung cấp cái nhìn đầy đủ nhất cho chủ doanh nghiệp. Những thông tin chi tiết này sẽ rất hữu ích với bộ phận quản lý; mỗi khi ra quyết định kinh doanh hay lập kế hoạch, chiến lược.

Xem thêm: Hệ thống ERP giúp cải thiện năng suất hoạt động từng phòng ban

5- Phân hệ quản lý nhân sự HRM

Sau cùng, yếu tố con người chính là cốt lõi cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Khi quy mô nhân sự của doanh nghiệp lớn lên, thì nhu cầu cho một phần mềm quản lý nhân sự lại trở nên cấp thiết hơn; vì tính hiệu quả đáng kể của nó. Chính vì thế mà một trong những phân hệ cốt lõi của phần mềm ERP không hề thiếu HRM.

Một trong những tính năng cơ bản của phần mềm quản lý nhân sự, đó là quản lý thông tin thống nhất. Bao gồm: các thông tin lý lịch cơ bản, hợp đồng, bảo hiểm,.. Nghe tưởng chừng như là chuyện đơn giản này; nhưng nếu quy mô nhân sự của doanh nghiệp lên đến hàng ngàn, thì sẽ là một câu chuyện khác.

Tiếp theo, phần mềm quản lý nhân sự HRM giúp giảm thiểu khối lượng công việc trong các quy trình tuyển dụng; đào tạo và đánh giá năng lực. Đặc biệt tích hợp với các hệ thống bên ngoài để tự động hóa quy trình chấm công; tính lương hàng tháng một cách nhanh chóng và chính xác.

Kết

Ngoài những phân hệ cốt lõi trên; còn có nhiều phân hệ khác hỗ trợ phục vụ tốt hơn cho các phân hệ chính; tùy theo nhà cung cấp và nhu cầu của doanh nghiệp. Giúp cho việc quản lý trơn tru và hiệu quả hơn.

Phần mềm ERP là đích đến của các doanh nghiệp khi ứng dụng CNTT để quản lý hiệu quả doanh nghiệp. Đây cũng là một quá trình đầu tư dài hạn và từng bước. Điều đầu tiên hơn cả, doanh nghiệp cần xác định được nhu cầu và tiềm lực của mình; để lựa chọn phương án triển khai phù hợp.

Để được tư vấn miễn phí và Demo về các giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp của ASOFT, Đăng ký ngay. Hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn ASOFT qua hotline: 1900 6123

► Xem thêm: Tăng tỉ lệ chuyển đổi số thành công với giải pháp phần mềm ASOFT-ERP đặc thù ngành

Ban biên tập ASOFT