14/10/2025
Bình luận(0)Năm 2025, quản lý tài sản không còn là “công việc hậu cần” mà trở thành chuẩn mực quản trị. Từ kiểm toán, bảo hiểm cho đến đối tác và khách hàng, tất cả đều đòi hỏi doanh nghiệp phải minh bạch và kiểm soát chặt chẽ tài sản của mình.
Câu hỏi không còn là “Doanh nghiệp có quản lý tài sản không?” mà là “Doanh nghiệp quản lý theo chuẩn nào – có đủ minh bạch và hiệu quả để cạnh tranh hay không?”. Dưới đây là 5 nguyên tắc vàng đang được nhiều doanh nghiệp tiên phong áp dụng để quản lý tài sản hiệu quả và bền vững hơn.
Nguyên tắc 1: Minh bạch ngay từ ngày đầu ghi nhận
Mỗi tài sản, từ máy móc, phương tiện đến hệ thống CNTT, cần có hồ sơ chi tiết ngay khi mua: ngày mua, nguyên giá, bộ phận quản lý, tình trạng ban đầu. Đây được xem như “chứng minh thư số” của tài sản.
Khi thông tin được chuẩn hóa từ đầu, doanh nghiệp tránh được tình trạng thất lạc hồ sơ, khó đối chiếu khi kiểm toán.
Các tập đoàn lớn trên thế giới đã áp dụng nguyên tắc này như một chuẩn bắt buộc theo ISO 55000 – Quản lý tài sản.
Nguyên tắc 2: Gắn trách nhiệm với từng tài sản
Một tài sản chỉ thực sự được quản lý tốt khi có người chịu trách nhiệm rõ ràng.
Cấp phát, thu hồi, điều chuyển phải gắn với cá nhân hoặc phòng ban cụ thể.
Nếu xảy ra hỏng hóc hay thất thoát, doanh nghiệp có thể truy xuất ngay “chủ sở hữu” để xử lý.
Điều này không chỉ nâng cao trách nhiệm mà còn ngăn chặn rủi ro thất thoát tài sản trong nội bộ.
Nguyên tắc 3: Xem bảo trì là đầu tư, không phải chi phí
Nhiều doanh nghiệp thường coi bảo trì là khoản “phát sinh ngoài kế hoạch”. Nhưng thực tế:
Bảo trì định kỳ giúp giảm downtime bất ngờ, kéo dài tuổi thọ máy móc và giảm chi phí sửa chữa khẩn cấp.
Theo báo cáo của Deloitte, các doanh nghiệp áp dụng bảo trì dự báo giảm 20–30% chi phí sửa chữa so với mô hình truyền thống.
Nhìn nhận bảo trì như một khoản đầu tư dài hạn sẽ giúp doanh nghiệp ổn định sản xuất và nâng cao lợi nhuận.
Nguyên tắc 4: Quản trị dựa trên dữ liệu
Trong kỷ nguyên số, quản lý tài sản không thể dừng lại ở việc “ghi sổ”. Doanh nghiệp cần quản trị bằng dữ liệu:
Tuổi thọ, giá trị còn lại, chi phí bảo trì, lịch sử sử dụng đều phải được số hóa.
Những dữ liệu này trở thành “nguyên liệu” cho CFO và CEO ra quyết định: nên đầu tư thêm, bảo trì hay thanh lý.
Một hệ thống quản lý tài sản dựa trên dữ liệu minh bạch giúp doanh nghiệp ra quyết định nhanh hơn và chính xác hơn.
Nguyên tắc 5: Quản lý theo vòng đời tài sản
Thay vì chỉ tập trung vào giá mua, doanh nghiệp cần theo dõi toàn bộ vòng đời: mua → sử dụng → bảo trì → khấu hao → thanh lý.
Cách tiếp cận này phù hợp với chuẩn quốc tế ISO 55000, giúp doanh nghiệp không bị động khi tài sản hết hạn sử dụng hoặc khấu hao vượt dự toán.
Việc quản lý xuyên suốt vòng đời còn giúp tối ưu chi phí, minh bạch báo cáo, và duy trì uy tín với đối tác, khách hàng.
Kết luận
Quản lý tài sản hiệu quả không có nghĩa là ghi chép nhiều hơn, mà là minh bạch ngay từ đầu, gắn trách nhiệm, coi bảo trì là đầu tư, quản trị bằng dữ liệu và theo dõi toàn bộ vòng đời.
5 nguyên tắc trên chính là “khung sườn” để bất kỳ doanh nghiệp nào – từ sản xuất, xây dựng đến dịch vụ – có thể kiểm soát tài sản hiệu quả, minh bạch và bền vững hơn.
Xem thêm: So sánh quản lý tài sản thủ công và quản trị theo vòng đời – đâu là khác biệt?