4 bước lập kế hoạch quản lý dự án

Khi bắt đầu với một kế hoạch dự án; bạn và bất kỳ ai cũng đều mong muốn đó sẽ là một kế hoạch hoàn hảo. Tuy nhiên, ngay cả những nhà quản lý xuất chúng; những Planner tài ba nhất cũng không thể đưa ra và thực hiện một kế hoạch hoàn hảo được. Tuy nhiên, với 4 bước lập kế hoạch dự án mà ASOFT chia sẻ với bạn dưới đây có thể giúp bạn lập và hoàn thiện kế hoạch một cách tốt nhất; và đạt được những mục tiêu quan trọng.

Lập kế hoạch dự án (Project Planning) là gì? Và tại sao lập kế hoạch dự án lại đóng vai trò quan trọng

Nhiều người vẫn nghĩ rằng, lập kế hoạch dự án (project planning) giống như lên timeline dự án (project schedule). Nhưng trên thực tế, một kế hoaachj dự án còn cần nhiều yếu tố quan trọng hơn nữa.

Lập kế hoạch dự án là việc sắp xếp các đầu việc; phân chia nhiệm vụ giữa các bên liên quan trước khi bắt đầu triển khai dự án. Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian trong việc phân loại thông tin; và xử lý các tranh chấp liên quan đến nghĩa vụ sau này. Một kế hoạch tốt phải đề ra tất cả công tác đặt mục tiêu; xác định sản phẩm; chuẩn bị triển khai, phối hợp và đồng thời đề ra các kế hoạch bổ sung.

Lên kế hoạch quản lý dự án hỗ trợ đắc lực cho quá trình ra quyết định sau này. Những lợi ích từ việc lập kế hoạch dự án có thể nhận thấy là:

• – Xác định các bên chịu trách nhiệm chính
• – Đảm bảo dự án được liên kết với mục tiêu kinh doanh
• – Thiết lập chi phí, lịch trình và các vấn đề liên quan
• – Xác định các tài nguyên cần sử dụng
• – Ngăn chặn những rủi ro có thể xảy ra

► Xem thêm: 10 sai lầm thường gặp trong quản trị dự án
► Xem thêm: Case-study về quản lý dự án thất bại và bài học kinh nghiệm rút ra

4 bước lập kế hoạch dự án dành cho mọi nhà quản lý

1. Các nhân tố trong kế hoạch quản lý dự án

Một dự án bao gồm rất nhiều yếu tố khác nhau. Vì thế, trước khi bắt đầu soạn thảo kế hoạch cụ thể, nhà quản lý cần xác định những nhân tố quan trọng nhất; cần thiết và được ưu tiên trong bản kế hoạch. Hay một cách khác đó là xác định những điểm mấu chốt mà mình cần quản lý

Những yếu tố này khác nhau ở mỗi dự án, tùy theo tính chất, độ ưu tiên và mục đích mỗi dự án. Những thường sẽ tập trung vào 3 yếu tố: Ngân sách, thời gian và hiệu suất công việc.

3 yếu tố này luôn tác động và gây ảnh hưởng đến nhua. Và nhà quản lý dự án cần phải lập kế hoạch ngân sách, lịch trình và hiệu suất; sao cho hài hòa, đảm bảo hiệu quả công việc

► Xem thêm: 4 phương pháp quản trị thời gian hiệu quả

2. 4 bước quan trọng tạo lập kế hoạch quản lý dự án hiệu quả

Kế hoạch quản lý dự án được xây dựng qua 4 bước:

• – Project Goal: xác định mục tiêu của dự án
• – Project Deliverable: xác định thời gian chuyển giao
• – Project Schedule: Lộ trình dự án
• – Supporting Plans: Kế hoạch hỗ trợ

Project Goal – xác định mục tiêu dự án

Sự thành công của một dự án phụ thuộc vào việc; dự án đó có làm thỏa mãn mong muốn của các bên liên quan hay không. Ở bước đầu tiên này, điều quan trọng là các nhà quản lý cần xác định chính xác các bên liên quan; và tìm ra những mong muốn và nhu cầu của họ.

Các bên liên quan có thể là:

• – Nhà tài trợ
• – Nhóm dự án tạo ra sản phẩm cuối cùng. Họ sẽ là người tham gia vào nhiều khía cạnh quan trọng; như phất triển, thiết kế,.. Nhưng không phê duyệt dự án
• – Các end-user
• – Các nhà phần tích rủi ro, chuyên gai mua hàng.

Một dự án có thể có nhiều mục tiêu; nhưng hãy đảm bảo rằng các mục tiêu tuân theo quy chuẩn SMART (Specific – cụ thể; Measurable – có thể đo lường; Attainable – có thể đạt được; Realistic – thực tế; Timely – có thời gian cụ thể). Sau khi hoàn thành thiết lập mục tiêu, điều cần làm tiếp theo là xác định thời gian chuyển giao..

Project deliverable – xác định thời gian chuyển giao

Trong quản lý dự án, có những mốc thời gian ghi nhận sự giao nhận/ cung cấp sản phẩm; dịch vụ giữa khách hàng và công ty. Những mốc thời gian này được gọi là Deliverable. Việc chuyển giao sản phẩm có thể được coi là những dự án nhỏ trong dự án lớn.

Sự giao nhận thường cụ thể và có thể đo lường. Đối tượng của sự giao nhận có thể là khách hàng bên ngoài; hoặc các bên liên quan trong dự án. Sản phẩm giao nhận cũng rất đa dạng. Đó có thể là phần mềm, tài liệu thiết kế, chương trình đào tạo; hoặc các tài sản khác được yêu cầu trong kế hoạch dự án.

Để có thể quản lý thời gian chuyển giao hiệu quả, nhà quản lý có thể áp dụng những lời khuyên sau:

• – Xác định sản phẩm bàn giao và các yêu cầu của các bên liên quan
• – Đảm bảo các yêu cầu đáp ứng mô hình SMART
• – Phân chia các sản phẩm bàn giao thành các giai đoạn để có thể theo dõi dễ dàng hơn
• – Xác định các số liệu đo lường mức độ chấp nhận của mỗi lần bàn giao (VD: số lượng, chất lượng, tình chất sản phẩm,…). Điều này sẽ giúp tránh những thay đổi trong việc cung cấp sau này
• – Xác định rõ thời gian bàn giao; và nên gắn thời gian bàn giao với các mốc quan trọng của dự án để đảm bảo theo dõi tốt hơn
• – Sử dụng các phần mềm quản lý công việc – dự án để theo dõi và quản lý việc phân phối dự án dễ dàng hơn.

Project Schedule – xác định lộ trình dự án

Các mốc thời gian trong dự án nên có nhiều hơn ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Nhà quản lý cần lên lịch cho từng phần của dự án từ giai đoạn triển khai; giai đoạn phát triển và thậm chí cả những giai đoạn nhỏ ở giữa. Lộ trình càng chi tiết, nhà quản lý càng dễ dàng theo dõi tiến độ của nhóm mình quản lý; và đồng thời các bên liên quan cũng có thể chủ động nắm bắt được lộ trình chung.

Vậy, làm thế nào để tạo được một lộ trình dự án? Lộ trình dự án được tạo lập qua 4 bước:

• – Xác định nhiệm vụ cần làm
• – Xác định độ phụ thuộc giữa các nhiệm vụ
• – Xác định những tài nguyên cần có để làm nhiệm vụ
• – Xác định thời gian hoàn thành

Sau khi có thời gian chuyển giao, nhà quản lý cần liệt kê cụ thể những công việc cần làm; để có thể hoàn thành thời gian chuyển giao đúng hạn. Tiếp theo, hãy xác định sự phụ thuộc giữa các công việc; nhằm xác định xem công việc nào cần được thực hiện trước tiên. Bằng cách đó, nhà quản lý có thể hoàn thành trước các công việc quan trọng.

Đừng quên xem xét các mức phụ thuộc khác nhau giữa các công việc; bởi chúng có thể ảnh hưởng đến ngày bắt đầu và kết thúc của mỗi nhiệm vụ. Và thậm chí còn có thể ảnh hưởng đến toàn bộ dự án. Những mức quan hệ phụ thuộc giữa các nhiệm vụ có thể kể đến như: Finish-to-start – nhiệm vụ A phải được hoàn thành trước khi nhiệm vụ B bắt đầu; hoặc Start-to-start – nhiệm vụ A phải được bắt đầu trước khi nhiệm vụ B có thể bắt đầu.

Supporting plans – kế hoạch hỗ trợ

Một kế hoạch quản lý dự án tốt không thể thiếu các kế hoạch hỗ trợ; cũng như các phương án quản lý rủi ro. Những kế hoạch hỗ trợ có thể là: Kế hoạch nhân sự; Kế hoạch thông báo và Kế hoạch quản trị rủi ro

Kế hoạch nhân sự

Hãy xác định các cá nhân và tổ chức có vai trò quan trọng trong dự án. Đối với mỗi cá nhân và tổ chức đó; hãy mô tả vai trò và trách nhiệm của họ đối với toàn bộ dự án. Sau đó chỉ định số lượng và những cá nhân cụ thể đối với từng nhiệm vụ.

► Xem thêm: “Liều thuốc” thúc đẩy tính chủ động của nhân viên

Kế hoạch thông báo

Hãy soạn thảo một văn bản để phổ biến cho các bên liên quan nắm được ai sẽ liên tục được thông báo về tiến độ dự án; và cách họ sẽ nhận được thông tin. Cách phổ biến nhất để cập nhật tình hình là tạo báo cáo hàng tuần, hàng tháng; mô tả cách thức thực hiện dự án hay các mốc công việc quan trọng đã đạt được,.. Được cập nhật tự động trên phần mềm quản lý công việc

Kế hoạch quản trị rủi ro

Quản lý rủi ro là một phần quan trọng của quản lý dự án. Tuy nhiên, kế hoạch này thường bị bỏ qua. Càng dự đoán được nhiều rủi ro cho dự án; nhà quản lý càng có nhiều kế hoạch dự phòng và chuẩn bị tốt cách đối phó khi có tình huống xấu xảy ra.

Dưới đây là một số ví dụ về rủi ro trong các dự án:

• – Dự tính sai thời gian và chi phí
• – Đánh giá của khách hàng và tốc độ phản hồi chậm
• – Ngân sách bị cắt giảm đột ngột
• – Không phân định rõ vai trò và trách nhiệm của các bên
• – Một trong các bên thay đổi yêu cầu khi dự án đã bắt đầu
• – Một trong các bên phát sinh nhu cầu mới sau khi dự án đã bắt đầu
• – Giao tiếp không hiệu quả giữa các bên
• – Rủi ro liên quan đến tài nguyên

Nhà quản lý có thể theo dõi rủi ro qua các bản ghi chép. Các bản ghi sẽ liệt kê từng rủi ro; và những hành động cụ thể cần làm trong trường hợp rủi ro phát sinh. Đừng quên rằng việc lập kế hoạch và triển khai; theo dõi tiến độ dự án đều có thực hiện dễ dàng bằng một phần mềm quản lý công việc dự án. Sáng suốt trong việc chọn lựa công cụ hỗ trợ chính là điểm mấu chốt giúp nhà quản lý tăng doanh thu; giảm chi phí và vận hành mọi thứ đơn giản hơn nhiều lần.

Kết luận

Lập kế hoạch dự án mặc dù không còn là khái niệm quá mới đối với các nhà quản lý. Tuy nhiên, làm thế nào để có một bản kế hoạch hiệu quả thì không phải ai cũng biết. Hãy rèn giũa khả năng lên kế hoạch với 4 bước kể trên ;và đồng thời rèn luyện sự cảm nhận của bản thân với thị trường. Bên cạnh đó, việc tìm hiểu những công cụ quản lý công việc hiện đại như phần mềm quản lý công việc ASOFT-OO là điều cần thiết để doanh nghiệp bạn không bị lạc hậu giữa thời đại 4.0.

Đăng ký ngay tại đây; hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn ASOFT qua Hotline: 1900 6123 để được tư vấn và Demo miễn phí.

Ban Biên tập ASOFT