10 sai lầm thường gặp trong Quản lý Dự án

► Xem thêm: Case-study về quản lý dự án thất bại và bài học kinh nghiệm
► Xem thêm: Thúc đẩy tính chủ động của nhân viên khi quản lý bằng phần mềm

1. Quản lý kỹ năng của nhân viên

Nguồn lực của đội nhóm là một điều vô cùng thiết yếu. Phân chia công việc đúng khả năng; năng lực và thế mạnh là một điểm quyết định thành công của dự án. Một người lãnh đạo giỏi phải biết tối ưu khả năng của từng cá nhân; và kết hợp để mang lại lợi ích chung.

Điều này mang lại sự hiệu quả không việc sử dụng nguồn nhân lực. Công việc hoàn thành tốt, đúng yêu cầu và tiến độ; tăng trải nghiệm và phát huy khả năng làm việc của nhân viên; và tiết kiệm chi phí cho nhà quản trị.

► Xem thêm: Tối ưu hiệu suất công việc với Phần mềm quản lý công việc

2. Sai lầm khi bổ nhiệm một nhà quản lý dự án không giỏi

Việc nhận trách nhiệm cho một dự án và điều hành nó không hề dễ dàng. Nó thậm chí còn khó hơn nữa; nếu người được giao phó chưa có kinh nghiệm trong quản lý dự án. Với những dự án có tầm quan trọng cao; hay với những dự án có quy mô lớn hơn 10 thành viên; thì tốt nhất là giao chúng cho một người quản lý dự án giàu kinh nghiệm trong tất cả các lĩnh vực quản lý dự án; từ việc báo cáo cho đến quản lý rủi ro và kì vọng.

Đừng bao giờ thỏa hiệp với một nhà quản lý dự án chưa đủ trình độ; khi thực hiện một dự án quan trọng. Về mặt lí thuyết, một người quản lý dự án giỏi phải có năng lực giải quyết mọi vấn đề. Còn trong thực tế, một nhà quản lý dự án thành công thường chỉ có khả năng chuyên sâu trong một lĩnh vực dự án nhất định.

3. Không quản lý được phạm vi công việc

Phạm vi ở đây không phải lúc nào cũng giữ nguyên. Có khi nó sẽ yêu cầu sự điều chỉnh; và người quản lý dự án nên có một quy trình quản lý phạm vi trong cơ chế quản lý của mìn;h nhằm giải quyết những tình huống đòi hỏi thay đổi phạm vi công việc. Đồng thời biết và hiểu được chính xác yêu cầu đó sẽ ảnh hưởng tới mọi việc khác; từ ngân sách đến tiến độ như thế nào. Lúc đó, một người quản lý dự án cần phải ra quyết định có nên đồng tình; và chấp nhận sự thay đổi đó không.

Ngược lại với những gì người ta thường nói; vấn đề phổ biến nhất trong quản lý phạm vi một dự án không phải là chuyện chấp nhận những yêu cầu phát sinh; mà là khi các chủ quản lý dự án không thể điều chỉnh tiến độ và ngân sách theo những yêu cầu đó.

4. Kỹ năng lập tiến độ công việc kém

Tiến độ dự án được sinh ra là có lí do của nó. Đó là chúng sẽ giúp cho dự án đi đúng quy trình (và kết thúc đúng thời gian quy định); và cũng là một trong thước đo quan trọng nhất của sự thành công của dựa án. Nó cũng giúp tránh hiệu ứng domino, kéo một loạt nhiệm vụ trong dự án thất bại theo.

Những nhà quản lý dự án phải lên tiến độ này một cách khó khăn; họ phải đảm bảo rằng các bên liên quan của dự án biết tiến độ của dự án là gì; và được thông báo khi có bất kì thay đổi nào xảy ra. Một trong những “bất ngờ” thường hay gặp nhất là; khi một khách hàng không biết gì về tiến độ đang diễn ra. Vì thế hãy chắc chắn rằng tổng tiến độ dự án luôn luôn hiển thị một cách rõ ràng; và mọi người đều biết đến.

► Xem thêm: 4 phương pháp quản trị thời gian hiệu quả

5. Vấn đề cái “Tôi”

Các nhà quản lý dự án không bao giờ nên có một cái tôi quá lớn; mà nó gây tiêu cực tới những thành viên trong đội đưa ra ý kiến của mình. Tuy quyết định cuối cùng luôn nằm trên bờ vai của nhà quản lý dự án; nhưng nếu làm việc theo “cách của tôi mới là đúng” rất nguy hiểm. Điều này sẽ dẫn đến việc những thành viên trong nhóm không dám đóng góp các thông tin phản hồi giá trị. Và nếu một người quản lý dự án với cái tôi quá cao; sẽ khiến cho khách hàng có cảm giác người đó rất tinh vi và làm giảm tinh thần của nhóm. Vai trò của người quản lý dự án là đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm làm việc một cách tối ưu; để đạt được mục tiêu đề ra, chứ không phải trở thành “vua” của người khác.

6. Đánh giá thấp công sức

Những nhà quản lý dự án phải chắc chắn họ luôn thực tế với việc dự án yêu cầu cái gì; nhằm ngăn chặn các vấn đề phát sinh trong lúc triển khai. Nhiều khi trong lúc lập kế hoạch, các nhà quản lý dự án thường có thói quen xoa dịu khách hàng của họ; và đảm bảo không có bất kì nào liên quan đến chi phí; tiến độ hay ngân sách của một dự án mớ.

Điều này có thể dẫn đến một hiệu ứng; là những nhà quản lý dự án non trẻ sẽ do dự trong việc phản ánh những đòi hỏi; hay khó khăn liên quan đến các yêu cầu của dự án. Việc đánh giá thấp công sức cần có để thực hiện dự án này sẽ trở nên cực kì vất vả; bởi nếu bạn hứa hẹn quá nhiều với khách hàng thì gánh nặng sẽ dồn lên các thành viên trong nhóm. Họ sẽ bị ép phải làm việc nhanh hơn và rẻ hơn so với những gì họ xứng đáng.

7. Chuyện bé xé ra to

Khi xuất hiện các vấn đề về dự án; chúng cần phải được phát hiện và giải quyết ngay lập tức. Cho dù đó là một sự hiểu nhầm trong yêu cầu của dự án bởi một thành viên và bắt buộc phải làm lại từ đầu; hay là một sai lầm trong việc lên dự toán; thì việc của người quản lý dự án phải chỉ ra những vấn đề này một cách rõ ràng; và chịu trách nhiệm cho nó. Rất nhiều dự án gặp phải vấn đề nhỏ; nhưng rồi trở thành vấn đề rất lớn và làm mất lòng tin của khách hàng; cũng như những người thực hiện dự án. Vậy nên, mỗi khi một vấn đề mới lộ diện, hãy giải quyết nó ngay lập tức.

8. Không biết cách xin sự giúp đỡ

Nếu bạn đang bị mắc kẹt trong vai trò một nhà quản lý, hãy kêu gọi sư trợ giúp. Bạn không cần phải biết tất cả mọi thứ; việc bạn kiêu ngạo và không chịu tìm kiếm sự giúp đỡ có thể đẩy dự án của bạn vào một mối nguy nghiêm trọng. Nếu nó là vấn đề chuyên môn mang tính kĩ thuật mà bạn cần trợ giúp; hãy bắt đầu bằng việc xin lời khuyên từ chính đội nhóm của mình. Nếu bạn cần hỗ trợ quản lý khách hàng hay dự án; hãy hỏi ý kiến đồng nghiệp hay quản lý cấp trên.

Quan trọng nhất là phải trung thực và lạc quan với yêu cầu của mình; và bạn nhận thấy khi tìm kiếm sự giúp đỡ; không có ai coi thường bạn cả, thậm chí họ còn tôn trọng khả năng của bạn hơn.

9. Đồng ý với mọi thứ

Là một quản lý dự án, bạn nên linh động và luôn sẵn lòng hỗ trợ khách hàng của mình. Nhưng việc luôn luôn đồng ý là một thói quen xấu; mà cuối cùng có thể khiến các dự án vượt khỏi phạm vi kiểm soát; và những thành viên trong nhóm phải làm việc quá sức. Với cương vị là một quản lý dự án, bạn cần phải biết khi nào là đủ; và quan trọng hơn hết là làm thế nào để từ chối yêu cầu của khách hàng một cách khéo léo; mà thời gian và ngân sách không cho phép.

10. Bỏ qua những lỗi lầm của thành viên trong nhóm

Con người luôn tạo ra sai lầm. Là một quản lý dự án, nhiệm vụ của bạn là phát hiện các sai lầm của thành viên trong đội; và giải quyết nó ngay lập tức với phong cách hòa nhã và tích cực. Nếu khách hàng của bạn bị ảnh hưởng; hãy thông báo cho họ kế hoạch bạn sẽ làm thế nào để xử lí sai lầm; quan trọng nhất là chúng sẽ không lặp lại và bạn làm thế nào để phòng tránh chúng trong tương lai. Khi không thể phát hiện ra những lỗi lầm và nơi văn hóa không còn quan tâm đến chất lượng nữa; thì điều này có thể dẫn đến một thất bại thảm hại.

Kết

Với tư cách là một quản lý dự án; nhiệm vụ và mối ưu tiên cao nhất của bạn chính là sự thành công của khách hàng. Do vậy điều này có thể dẫn đến những quyết định; cho dù với ý đồ tốt, vẫn không mang đến kết quả tốt cho dự án; và nó cũng không khiến cho các thành viên trong nhóm hài lòng. Trở thành một quản lý dự án không phải là một việc dễ dàng và kể cả khi sai lầm xảy ra; nhưng biết được những lỗi sai thường gặp nhất này; có thể giúp bạn phòng tránh và bảo vệ dự án của mình.

Ngày nay, với sự tiến bộ của khoa học và sự chuyển dịch công nghệ; các nhà quản lý dự án đã có thể đơn giản và kiểm soát tốt các giai đoạn trong dự án của mình với Phần mềm Quản lý Công việc Dự án.

► Tìm hiểu thêm: Phần mềm Quản lý Công việc-Dự án có thể giúp gì trong việc quản lý dự án

Để được tư vấn về Giải pháp quản lý dự án hiệu quả với Phần mềm; Đăng ký ngay hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn ASOFT qua hotline: 1900 6123

Ban Biên tập ASOFT