Tư vấn Hệ thống hóa và Tự động hóa hệ thống quản trị
Theo quan điểm quản trị doanh nghiệp hiện đại, doanh nghiệp thành công là “Doanh nghiệp tự vận hành hiệu quả mà không cần bạn”, đặc biệt trong bối cảnh hội nhập sâu rộng về kinh tế hiện nay, doanh nghiệp không chỉ là “Cổ máy kiếm tiền tự động cho bạn không cần bạn”, mà cổ máy đó còn phải liên tục được mở rộng về qui mô để chiếm lĩnh thị trường, phải liên tục tích lũy vốn, kinh nghiệm, thương hiệu,… để gia tăng khả năng cạnh tranh, từ đó mới có thể tồn tại bền vững theo năm tháng.
Thực trạng của doanh nghiệp Việt Nam
Trái ngược với kinh nghiệm của người Việt chúng ta – “không ai giàu ba họ, không ai khó ba đời” – các doanh nghiệp phương Tây đã tồn tại hàng trăm năm nay. Lý do chính là các chủ doanh nghiệp phương Tây rất chú trọng việc hệ thống hóa và tự động hóa. Điều này giúp doanh nghiệp hoạt động độc lập, không bị phụ thuộc vào cá nhân nào đó (key person) trong doanh nghiệp.
Hơn 21+ năm tư vấn xây dựng hệ thống quản trị tự động cho doanh nghiệp, chúng tôi nhận thấy rằng các doanh nghiệp ở Việt Nam hầu như không quan tâm đến việc xây dựng một hệ thống hóa và tự động hóa quy trình làm việc. Thậm chí, nhiều chủ doanh nghiệp chia sẻ rằng, dù đã đến tuổi nghỉ hưu, nhưng họ vẫn chưa thể nghỉ được vì chưa tìm được người quản lý kế thừa, hoặc chưa biết công ty sẽ ra sao khi mình không có mặt.
Nếu có, họ cũng chưa biết làm như thế nào để xây dựng thành công hệ thống này sao cho phù hợp với thực tế doanh nghiệp của mình.
Xây dựng, hiện thực hóa tầm nhìn và giá trị cốt lõi
- Hầu hết các doanh nghiệp đã có những yếu tố này, nhưng chưa thể hiện chính xác hoặc đầy đủ thông điệp mà họ muốn truyền tải tới cộng đồng, khách hàng, người lao động và cổ đông. Đồng thời, nhiều doanh nghiệp chưa biết cách triển khai những giá trị này vào thực tế, dẫn đến việc thiếu sự khác biệt trên thị trường.
Hệ thống mục tiêu và chiến lược
- Mặc dù nhiều doanh nghiệp đã có hệ thống mục tiêu và chiến lược, nhưng công tác tổ chức và thực hiện thường chưa tốt, dẫn đến việc các kế hoạch thường bị trễ hoặc không hoàn thành.
Sơ đồ tổ chức, bảng mô tả công việc và KPIs
- Đây là những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tổ chức bộ máy nhân sự, phân công công việc, và đánh giá hiệu quả. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp mới chỉ thực hiện một phần và chưa vận hành đồng bộ, dẫn đến kết quả chưa tích cực.
Hệ thống quy trình, quy định, hướng dẫn
- Các doanh nghiệp thường có hệ thống quy trình, quy định, nhưng chúng thường chưa đầy đủ, không được cập nhật kịp thời, và thiếu sự giám sát, dẫn đến hiệu quả không như mong đợi.
Hệ thống phần mềm tự động hóa
- Do được xây dựng theo thực tế phát sinh, không có mục tiêu rõ ràng từ đầu, phần lớn các doanh nghiệp chỉ sử dụng phần mềm cho các công việc chuyên môn cụ thể như kế toán thuế, tính lương, quản lý công văn,… mà chưa thực sự tận dụng phần mềm như một đòn bẩy để tăng hiệu suất lao động, tốc độ đáp ứng khách hàng, và đưa ra các quyết định chính xác, kịp thời.
Đội ngũ kế thừa
- Hầu hết các chủ doanh nghiệp chúng ta đang trực tiếp điều hành doanh nghiệp của chính mình bằng cả tâm huyết và kinh nghiệm, nên không nghĩ công ty cần phải có hệ thống này. Nhưng không có hệ thống này, các doanh nghiệp sẽ khó mà đạt được “Doanh nghiệp tự vận hành hiệu quả mà không cần bạn”, và các chủ doanh nghiệp dù đã tích lũy nhiều tài chính, cũng khó mà đầu tư sang lĩnh vực kinh doanh mới, do không thể rời khỏi công ty, không có đủ thời gian để thực hiện…
Vậy giải pháp là gì?
Thực tế, việc thực hiện hệ thống hóa và tự động hóa doanh nghiệp không phải là vấn đề quá mới mẻ hay quá khó để thực hiện, chúng ta có thể hình dung quá trình này theo 9 bước cơ bản như sau:
- Tầm nhìn: Định hướng và mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp.
- Sứ mạng: Mục đích và nhiệm vụ chính của doanh nghiệp đối với cộng đồng, khách hàng và cổ đông.
- Giá trị cốt lõi và văn hóa: Những giá trị nền tảng định hướng văn hóa và cách thức hoạt động của doanh nghiệp.
- Hệ thống mục tiêu/Chiến lược: Xác định mục tiêu cụ thể và chiến lược để đạt được tầm nhìn đã đề ra.
- Sơ đồ tổ chức: Cấu trúc tổ chức và phân công công việc rõ ràng cho từng bộ phận.
- Bảng mô tả công việc và KPIs: Xác định nhiệm vụ cụ thể và các chỉ số đo lường hiệu quả công việc cho nhân viên.
- Hệ thống quy trình, quy định và hướng dẫn: Đảm bảo mọi hoạt động được chuẩn hóa và thực hiện đúng theo quy trình.
- Hệ thống phần mềm/tự động hóa: Tích hợp công nghệ để tối ưu hóa hoạt động quản lý và vận hành doanh nghiệp.
- Hệ thống điều hành và đội ngũ kế thừa: Đảm bảo sự liên tục và bền vững trong quản lý và vận hành doanh nghiệp.
Việc hệ thống hóa và xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp tự động là có công thức và có thể thực hiện từng bước tùy theo điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp, đây là công cụ có tính chất đòn bẩy, làm 1 lần nhưng lợi ích lâu dài, giúp chủ doanh nghiệp xây dựng doanh nghiệp thành công tự vận hành hiệu quả mà không cần mình.
Nói như vậy không đồng nghĩa với việc Chủ doanh nghiệp phó thác hết của mình cho đơn vị cung cấp phần mềm hoặc một bộ phận/phòng ban nào đó trong doanh nghiệp . Mà cần sự tham gia của cả 02 phía:
- Chủ doanh nghiệp: với góc nhìn tổng thể, kiến thức/kinh nghiệm/trải nghiệm của ngành hàng mình.
- Đơn vị tư vấn và cung cấp giải pháp phần mềm có kiến thức công nghệ, có kinh nghiệm và trải nghiệm/best practices hàng 100, 1000 khách hàng tương tự.
Và cuối cùng không thể thiếu chính là sự kiên trì và quyết tâm tới cùng của cả bộ máy công ty.
Hơn 21+ năm tư vấn xây dựng hệ thống quản trị tự động cho doanh nghiệp, chúng tôi đã tư vấn và đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp trên suốt chặng đường hình thành và phát triển của họ hàng 10-20 năm.
Hãy bắt đầu hành trình chuyển đổi doanh nghiệp của bạn bằng cuộc trò truyện nhỏ cùng ASOFT ngay hôm nay!
Điểm khác biệt của ASOFT
ASOFT là đơn vị tư vấn chuyển đổi số và cung cấp giải pháp quản trị tự động thực tiễn, không đơn thuần chỉ bán phần mềm kèm hướng dẫn sử dụng như hầu hết các đơn vị khác. Vì bản chất phần mềm chỉ là công cụ tự động không hơn không kém, ở chiều ngược lại doanh nghiệp lại là một tổ chức phức tạp có cả phần vật chất và phần hồn, nên để cải tiến hay thay đổi thành công sẽ cần nhiều hơn cả cứng và mềm.
Với hơn 21+ năm kinh nghiệm thực chiến trong lĩnh vực chuyển đổi số, đạt nhiều giải thưởng cao quý như Sao Khuê, ICT, Cup Vàng,… cùng hơn 3.500+ khách hàng vừa và lớn (12/2023) trong đó 40% là doanh nghiệp FDI có quy mô lớn tại Việt Nam.
Việc tùy chỉnh (customize) theo đặc thù của ngành nghề và từng doanh nghiệp không chỉ giúp doanh nghiệp áp dụng những phương pháp tốt nhất mà còn tạo ra sự khác biệt so với các đối thủ trong cùng lĩnh vực.
Khách hàng tiêu biểu
Hơn 3.500+ doanh nghiệp vừa là lớn đã ứng dụng ASOFT-ERP làm đòn bẩy công nghệ giúp nâng cao hiệu suất, mở rộng quy mô và phát triển bền vững.
Câu chuyện khách hàng
Câu chuyện thành công của những doanh nghiệp hàng đầu đã tin tưởng lựa chọn ASOFT-ERP để tăng trưởng vượt bậc.