Yêu cầu cần có của một phần mềm quản lý kho hàng chuyên nghiệp
Phần mềm quản lý kho hàng mang lại rất nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp, cụ thể là các bộ phận quản lý như kho hay bộ phận kế toán. Dưới đây là một số lợi ích nổi bật của chúng và những yêu cầu cần có của một phần mềm quản lý kho hàng mà bạn có thể tham khảo.
Yêu cầu cần có của một phần mềm quản lý kho
Tra cứu nhanh chóng và chính xác
Việc tra cứu, xác định số lượng, vị trí hàng trong kho, số lượng hàng đã nhập vào là cả một vấn đề đối với thủ kho nếu như không có phần mềm quản lý. Thông thường, khi hàng về kho, sau khi được kiểm tra họ tiến hành nhập thông tin vào phần mềm.
Việc tra cứu giờ đây chỉ cần thực hiện bằng một thao tác đó là gõ mã/ tên sản phẩm. Ngay lập tức hệ thống trả về cho người dùng các kết quả liên quan đến mặt hàng như: số lượng tồn kho, thời gian nhập kho mới nhất, thời gian xuất kho, số lượng đã trung chuyển…
Yêu cầu cần có của một phần mềm quản lý kho
Từ đây, việc lưu kho, quản lý hàng tồn kho, thống kế số hàng xuất – nhập kho cũng diễn ra trên chính hệ thống này. Việc luôn nắm được số lượng hàng hóa không chỉ giúp cho các nhà quản trị có hướng đi chính xác nhất mà còn cung cấp cho khách hàng của doanh nghiệp thông tin sản phẩm mà họ mong muốn.
Tiết kiệm nguồn nhân lực
Lãng phí nguồn nhân lực không chỉ lãng phí nhân tài mà còn lãng phí các khoản chi phí không đáng có của doanh nghiệp. Bởi, chi phí cho nhân viên là rất tốn kém. Khi sử dụng phần mềm quản lý kho, doanh nghiệp sẽ giảm được một số nhân viên trực tiếp quản lý kho, đồng thời tạo điều kiện làm việc dễ dàng, đơn giản hơn cho đội ngũ nhân viên kiểm kho.
Xuất báo cáo xuất – nhập kho chi tiết, tức thì
Hầu hết các phần mềm quản lý kho hiện nay đều có khả năng tạo báo cáo dựa trên số liệu trung chuyển hàng hóa trên hệ thống. Báo cáo được thiết kế khoa học, đưa ra các nhận xét chính xác giúp các nhà quản lý có cái nhìn bao quát hơn về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài các báo cáo dạng excel, sơ đồ, biểu đồ hay bảng biểu, báo cáo trên hệ thống còn được phân chia theo từng nhóm hàng, từng khoảng thời gian chi tiết, mang đến cái nhìn thực sự chính xác và trực quan.
Không những vậy, hiện nay hầu hết các phần mềm đều hoạt động trực tuyến, phân quyền truy cập. Điều này giúp cho các nhà quản lý có thể truy cập hệ thống bất cứ khi nào, dù đang đi công tác hay làm việc đêm khuya… Tạo điều kiện thuận lợi nhất để theo sát công việc.
►Xem thêm: Tối ưu hóa phương pháp kế toán hàng tồn kho đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ
Theo dõi, giám sát kho hàng một cách chặt chẽ
Làm sao để giảm thất thoát hàng hóa là bài toán khó mà nhiều nhà quản lý vẫn chưa thể tối ưu chúng. Mặc dù đã theo dõi và ghi chép đầy đủ, thế nhưng việc nhầm mã hàng, lẫn sang vị trí khác là tình trạng xảy ra thường ngày trong kho khiến các thủ kho bất lực. Chính vì vậy, nhờ có sự kết hợp của mã vạch, máy đọc mã vạch và hệ thống phần mềm quản lý kho mà quá trình xếp hàng vào kho, xuất hàng, nhập hàng được diễn ra chính xác hơn nhiều. Chỉ cần mặt hàng sai mã vạch, không có mã vạch đều được lưu trữ trong phần ghi chú trên phần mềm.
Phù hợp với mọi mô hình kinh doanh
Lưu trữ thông tin, phân nhóm vật tư đa chiều
Việc lưu trữ thông tin, dữ liệu là yếu tố bắt buộc để hệ thống có thể kết nối với các bộ phận khác và cho ra các bản báo cáo chi tiết. Ngoài ra, phần mềm quản lý kho hàng còn có khả năng sắp xếp mặt hàng theo các nhóm, chủng loại. Chẳng hạn, các mặt hàng bút bi các chủng loại sẽ cùng một mã đầu sẽ được sắp xếp cùng một nhóm với nhau. Điều này thực tế rất quan trọng.
Ví dụ, bộ phận kế toán có nhu cầu phân nhóm theo số lượng, bộ phận kinh doanh lại muốn phân nhóm theo giá cả hay bộ phần sản xuất muốn phần chúng theo mức độ tiêu thụ. Nhìn chung, tất cả các nhu cầu này sẽ được giải quyết một cách nhanh chóng nhờ sự có mặt của phần mềm quản lý kho hàng.
Dễ dàng quản lý nhiều kho hàng cùng một lúc
Với mục tiêu mở rộng quy mô kinh doanh của hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đòi hỏi phần mềm cũng phải có các khả năng mở rộng. Đối với hệ thống quản lý kho hàng phải đáp ứng được các nhu cầu quản lý nhiều kho hàng cùng một lúc. Trụ sở công ty, doanh nghiệp có thể đặt tại một địa điểm nhưng kho hàng lại được phân bổ khắp các thành phố để tiện cho việc phân phối.
Điều này đặt ra câu hỏi làm sao để có thể quản lý kho hàng một cách chính xác mà không cần trực tiếp đến kho? Điều đáng mừng là hiện nay các phần mềm quản lý kho hàng đều được tích hợp quản lý chuỗi kho, việc trung chuyển hàng hóa giữa các kho cũng trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
►Xem thêm: Phần mềm quản lý kho giúp được gì cho doanh nghiệp?
Tại sao lại cần một quy trình quản lý kho cho doanh nghiệp?
Quản lý kho hàng giữ một vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp và là một phần không thể thiếu để đảm bảo các nghiệp vụ quản lý hoạt động kinh doanh khác. Quản lý kho bao gồm các việc liên quan tới công tác tổ chức, sắp xếp, kiểm soát sản phẩm kho, được quy định và bắt buộc các nhân viên phải tuân thủ. Việc quản lý kho hàng theo quy trình đem lại rất nhiều lợi ích cho cửa hàng bán lẻ như:
- Quản lý kho hàng thường xuyên giúp cửa hàng kiểm soát được số lượng hàng hóa, tránh thất thoát hoặc hết hàng
- Cửa hàng có thể phát hiện ra các nguy cơ tồn đọng hàng ở một số mặt hàng khác nhau khi quản lý
- Giảm thiểu chi phí và đầu tư cho hàng tồn kho bằng cách quản lý hàng hóa thường xuyên và đảm bảo lượng hàng hóa cần thiết trong mọi thời điểm
- Tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động
- Nguyên vật liệu được tồn trữ ở mức hợp lý để hỗ trợ cho hoạt động sản xuất
- Quản lý kho hàng giúp các hoạt động vận hành khác trong doanh nghiệp hoạt động trơn tru, chuyên nghiệp
- Quản lý kho hiệu quả sẽ nắm được số lượng tồn kho chính xác để tối ưu không gian kho hàng, thuận tiện cho việc đóng gói và giao vận
- Quy trình quản lý kho chính xác thì các báo cáo kho, báo cáo doanh thu, lãi lỗ cũng sẽ được tính toán 1 cách chính xác
- Quản lý kho hàng giúp nhà quản lý dễ dàng đưa ra phương án kinh doanh hợp lý cho cửa hàng bán lẻ của mình
Tại sao lại cần một quy trình quản lý kho cho doanh nghiệp?
Mỗi một cơ sở kinh doanh, sản xuất nhỏ hay các cửa hàng đều cần một quy trình quản lý, đặc biệt là khi có hàng tồn kho cần theo dõi chặt chẽ. Để khi người quản lý vắng mặt thì công việc vẫn được diễn ra suôn sẻ, thuận lợi. Khi có một quy trình quản lý kho rõ ràng, chặt chẽ nghĩa là tất cả các khâu của bạn đang vận hành độc lập, nhưng có liên kết với nhau.
Mỗi một nhân viên là một mắt xích quan trọng kết nối các khâu. Thông tin minh bạch, rõ ràng thì giảm thiểu được thất thoát hàng hóa: Do hỏng, do mất mát, do trộm…. Nhà quản lý sẽ có phương án xử lý phù hợp.
►Xem thêm: Phần mềm quản lý kho trong doanh nghiệp sản xuất, thương mại
Tạm kết
Trên đây là một số điều mà bạn cần lưu ý khi chọn mua phần mềm quản lý kho, kiểm soát tồn kho. Trên tư cách là một nhà quản lý, chúng tôi tin rằng hơn ai hết bạn hiểu được những khó khăn mà doanh nghiệp đã và đang trải qua, vì vậy hãy lựa chọn một đơn vị cung cấp phần mềm quản lý kho uy tín, nhằm giải quyết hết những trở ngại và giúp doanh nghiệp của bạn phát triển mạnh mẽ.
Để được tư vấn chính xác nhất về phần mềm quản lý kho trong doanh nghiệp sản xuất, thương mại quý khách có thể Đăng ký ngay hoặc liên hệ với Asoft qua hotline 19006123 để được tư vấn, hỗ trợ và tham khảo demo miễn phí.
Ban Biên Tập ASOFT