Bạn điều hành một doanh nghiệp bao bì với quy mô gọn nhẹ – chỉ từ 10 đến 50 nhân sự. Nhân sự ít, khâu nào cũng “cần người”, nên chính bạn – người đứng đầu – thường phải “gánh” nhiều vai trò: vừa là sếp, vừa là người trực tiếp gặp khách, báo giá, kiểm đơn hàng, giám sát sản xuất, thậm chí theo sát cả tiến độ giao hàng và thu tiền.
Bạn có thể có một kế toán phụ trách tài chính và mua hàng, một nhân sự chuyên thiết kế mẫu theo yêu cầu của khách, một người phụ trách dự toán giá thành, một thủ kho kiêm nhập – xuất – đối chiếu, và một đến hai người quản lý sản xuất. Phần còn lại là công nhân thực hiện đơn hàng theo lệnh miệng, file Excel, hoặc bản vẽ in ra giấy.
Sản phẩm của bạn là “đo ni đóng giày” – gần như không có cái nào giống cái nào. Mỗi đơn hàng lại khác nhau về kích thước, màu sắc, loại giấy, mẫu in, và thời gian giao. Bạn nhận yêu cầu báo giá qua Zalo, điện thoại, hoặc form web, rồi lại phải dò thông tin cũ, so lại định mức, ước tính chi phí nguyên vật liệu và công in để báo giá.
Tất cả đang vận hành, nhưng là dựa trên trí nhớ con người, file Excel rời rạc, giấy tờ thủ công và kinh nghiệm của chính bạn – người luôn phải “có mặt” để mọi thứ không rối tung lên.