GIẢI PHÁP
QUẢN LÝ TOÀN DIỆN
NGÀNH IN ẤN NHANH

Hơn 70% doanh nghiệp in nhanh hiện nay đang gặp khó khăn vì thiếu hệ thống chuẩn hóa. ASOFT-ERP sẽ giúp bạn quản lý đơn hàng, tồn kho, và lợi nhuận chỉ với một phần mềm đơn giản – giảm 50% thời gian quản lý, tăng 30% doanh thu.

XEM BẢN DEMO MIỄN PHÍ

Đây là điều mà người
chủ doanh nghiệp như bạn đang trải qua?

Quy mô vận hành: một người ôm đồm, nhiều việc rời rạc

Chủ doanh nghiệp ngành in nhanh thường không chỉ là người đứng đầu, mà còn kiêm nhiệm hàng loạt vai trò khác: từ điều hành, giám sát sản xuất, đến nhân viên kinh doanh, kế toán trưởng, và thậm chí là trưởng phòng thiết kế. Bạn không có lựa chọn nào khác ngoài việc nhúng tay vào mọi khâu, bởi quy mô doanh nghiệp thường nhỏ, nhân sự hạn chế, và tính chất công việc đòi hỏi sự chính xác cao. Với đội ngũ nhân sự chính chỉ bao gồm:

- Thiết kế (2-5 người): chịu trách nhiệm làm file in, phối màu, chỉnh sửa theo yêu cầu khách hàng;
- Xưởng in (3-10 người): vận hành máy móc, cắt, cán, đóng gói;
- Kinh doanh kiêm CSKH (1-3 người): nhận đơn, báo giá, theo dõi tiến độ, giao hàng;
- Kế toán kiêm admin (1 người): ghi chép đơn hàng, quản lý thu chi, công nợ, và vật tư;
- Không có bộ phận IT: mọi nghiệp vụ được xử lý qua Excel, Zalo, giấy tờ, hoặc phần mềm kế toán cơ bản

Cơ cấu này cho thấy một thực tế rõ ràng: chủ doanh nghiệp là "trái tim" của mọi hoạt động, nhưng trái tim ấy đang bị quá tải.
Bạn phải giám sát từng file thiết kế để tránh sai sót, tự tay báo giá để đảm bảo tính cạnh tranh, kiểm tra máy in để không trễ tiến độ, và thậm chí tính toán công nợ khi kế toán bận rộn. Trong khi đó, các bộ phận còn lại hoạt động rời rạc, không có sự kết nối chặt chẽ. Thiết kế viên không biết đơn hàng đã giao chưa, nhân viên kinh doanh không nắm được tồn kho, còn xưởng in thì mù mờ về lịch sử chỉnh sửa file.

Với quy mô nhỏ và thiếu sự phối hợp, chủ doanh nghiệp không chỉ làm việc gấp đôi, gấp ba, mà còn phải bù đắp cho những khoảng trống mà một hệ thống quản lý đáng lẽ phải giải quyết. Bạn không có thời gian để phát triển chiến lược dài hạn, vì bạn bận "chữa cháy" những vấn đề ngắn hạn.

Chủ doanh nghiệp trong ngành in nhanh đối mặt với những thách thức đặc thù mà ít ngành sản xuất nào gặp phải. Bạn phải xử lý các đơn hàng gấp rút, yêu cầu cá nhân hóa cao, và đáp ứng kỳ vọng giao hàng nhanh chóng của khách hàng. Tuy nhiên, điều thực sự khiến bạn trăn trở không phải là khối lượng công việc, mà là cách vận hành doanh nghiệp: thủ công, thiếu hệ thống, và gần như không thể kiểm soát. Những khó khăn điển hình trong ngành không chỉ là trở ngại hàng ngày, mà là những "kẻ thù thầm lặng" làm suy giảm lợi nhuận, uy tín, và cả động lực phát triển...

Thách thức, khó khăn chủ doanh nghiệp in nhanh đang đối mặt...

Quản lý đơn hàng rời rạc là một thực trạng phổ biến khiến chủ doanh nghiệp gần như mất kiểm soát. Đơn hàng đến từ nhiều nguồn khác nhau: tin nhắn Zalo, email, cuộc gọi, hoặc thậm chí ghi chép tay tại quầy. Không có hệ thống tập trung nào để theo dõi, buộc phải lục lại hàng loạt tin nhắn, mở từng file Excel, hoặc dựa vào trí nhớ của nhân viên. Một lần, một đơn hàng in backdrop sự kiện bị bỏ sót chỉ vì thông tin chìm trong hàng trăm tin nhắn, dẫn đến việc khách hàng chuyển sang đối thủ.

Sai sót khi in là vấn đề mà chủ doanh nghiệp thường xuyên phải đối mặt. Khi nhận đơn in 500 tờ rơi với nền xanh đậm, nhưng nhân viên lại in ra màu xanh nhạt vì mẫu chưa được duyệt rõ ràng. Kết quả là phải in lại toàn bộ, tốn thêm nguyên liệu và thời gian, trong khi khách hàng tỏ ra thất vọng vì sự kiện đã cận kề. Những lỗi như sai kích thước, nhầm màu sắc, hay in sai nội dung xảy ra thường xuyên, chủ yếu do thiếu quy trình kiểm soát chặt chẽ trước khi sản xuất.

Có lần, giữa giờ cao điểm, máy in dừng hoạt động vì hết giấy A4, và không ai báo trước do tồn kho chỉ được ghi sổ tay hoặc dựa vào trí nhớ. Chủ doanh nghiệp phải vội vã đi mua bổ sung, trả giá cao hơn bình thường, và vẫn không kịp giao hàng đúng hẹn.

Một trong những nỗi đau lớn nhất của chủ doanh nghiệp là không biết lỗ hay lãi trên từng đơn hàng. Bạn luôn cố gắng định giá sao cho có lợi nhuận, nhưng không có công cụ tính toán chính xác, mọi thứ chỉ dừng ở mức phỏng đoán. Chẳng hạn, với đơn in 100 thiệp mời, họ báo giá 500.000 VNĐ, tưởng lãi 200.000 VNĐ, nhưng khi tính thêm hao phí mực, điện, và thời gian chỉnh sửa, có thể đã lỗ mà không hề hay biết.

Phụ thuộc vào nhân sự chủ chốt là một rủi ro tiềm ẩn mà chủ doanh nghiệp không thể bỏ qua. Bạn thường dựa vào một vài nhân viên quan trọng – như thiết kế viên hay quản lý xưởng – những người nắm giữ toàn bộ quy trình trong đầu. Khi một nhân viên nghỉ việc đột xuất, đơn hàng tồn đọng, họ phải tự mò mẫm để khôi phục cách làm, và có thể mất hàng tháng để ổn định lại.

Nhìn tổng thể, những khó khăn này không hoạt động độc lập mà liên kết với nhau như một chuỗi phản ứng: quản lý rời rạc dẫn đến sai sót, sai sót làm chậm tiến độ, chậm tiến độ khiến bạn mất khách, và cuối cùng là lợi nhuận dần teo tóp. Đối với chủ doanh nghiệp trong ngành in nhanh, nếu tiếp tục vận hành theo cách thủ công, sẽ mãi bị cuốn vào vòng xoáy bận rộn nhưng không hiệu quả. Giải pháp không nằm ở việc làm nhiều hơn hay tăng nhân sự, mà là xây dựng một hệ thống để họ thực sự kiểm soát doanh nghiệp – từ đơn hàng, vật tư, đến tài chính. Chỉ khi đó mới có thể thoát khỏi vai trò "người làm công" trong chính công ty của mình và trở thành người làm chủ thực thụ.

KHÁM PHÁ GIẢI PHÁP

Tại sao
doanh nghiệp của bạn
cần 1 hệ thống quản lý tự động?

Ngành in nhanh mang những đặc trưng riêng biệt khiến việc vận hành trở nên phức tạp hơn bao giờ hết. Đây là ngành sản xuất theo yêu cầu, với các đơn hàng thường có thời gian gấp (24-48 giờ), số lượng nhỏ lẻ (50-500 sản phẩm), và yêu cầu cá nhân hóa cao (mỗi khách một kiểu).

Vòng đời đơn hàng rất ngắn: từ lúc báo giá, thiết kế, duyệt mẫu, in ấn, giao hàng, đến thanh toán và bảo hành (nếu có), tất cả thường chỉ gói gọn trong vài ngày. Khách hàng chủ yếu là B2B nhỏ (nhà hàng, shop thời trang, sự kiện, trường học) và B2C (khách lẻ đặt quà tặng cá nhân), đòi hỏi sự linh hoạt tối đa trong dịch vụ.

Tuy nhiên, chính sự linh hoạt này lại là con dao hai lưỡi. Vì không có tiêu chuẩn cố định – mỗi đơn hàng khác nhau về kích thước, chất liệu, số lượng, và thời gian giao – họ không thể sản xuất hàng loạt hay dự trữ sẵn sản phẩm như các ngành khác. Điều này dẫn đến việc lập kế hoạch vật tư và nhân công trở thành một bài toán nan giải.

Chẳng hạn, hôm nay họ cần giấy A4 cho tờ rơi, ngày mai lại cần giấy couche cho thiệp mời, và ngày kia là giấy decal cho nhãn dán – tất cả đều không thể dự đoán trước. Kết quả là tồn kho thường xuyên thiếu hụt, máy móc bị dồn việc vào giờ cao điểm, và nhân viên phải làm việc trong tình trạng căng thẳng để kịp tiến độ.

Có thể thấy, trong ngành in nhanh, sự đa dạng của đơn hàng không phải là lợi thế mà là nguồn gốc của sự hỗn loạn, nếu không có công cụ để quản lý và tối ưu hóa.

Giải pháp
Hệ thống quản lý
cho doanh nghiệp

Mục tiêu: Giảm 50% thời gian quản lý, tăng 30% hiệu suất, kiểm soát 100% chi phí và tiến độ.

TÍNH NĂNG CHÍNH:

Kiểm soát tồn kho

Tự trừ vật tư theo đơn, cảnh báo khi giấy/mực dưới ngưỡng

Quản lý file thiết kế

Lưu file theo mã đơn, phân biệt bản duyệt/bản in, tránh nhầm lẫn

Báo cáo thông minh

Lãi/lỗ từng đơn, doanh thu tháng, tỷ lệ đơn lỗi – cập nhật realtime

Quản lý đơn hàng

Theo dõi trạng thái từng khâu (thiết kế → in → giao) theo thời gian thực

Báo giá tự động

Nhập số lượng, chất liệu → hệ thống tính giá bán + giá vốn + lợi nhuận trong 30 giây

Xem nhanh video Demo cách hệ thống ASOFT-ERP hoạt động theo từng bước cụ thể:

Quy trình tự động hóa
với ASOFT-ERP

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

o Nhân viên nhận yêu cầu từ KH Website/Ecommerce/Zalo/Email: Tạo mới đơn hàng trên hệ thống, điền: tên sản phẩm, số lượng, chất liệu, khổ giấy, yêu cầu đặc biệt
o Hệ thống tự tính giá bán – giá vốn: Có bảng cấu hình chi phí in và lãi suất mong muốn
o Gửi báo giá PDF cho khách: Xuất ngay từ hệ thống, có logo, mã đơn, thời hạn báo giá
o Gắn file thiết kế: Tải lên ngay, lưu theo mã đơn

1. NHẬN YÊU CẦU & BÁO GIÁ

o Bộ phận thiết kế cập nhật file mẫu, gửi khách duyệt: File được upload trực tiếp vào đơn hàng – hệ thống lưu lịch sử phiên bản
o Khách duyệt → tự động chuyển trạng thái "Sẵn sàng in" và lập lệnh sản xuất: Nhận thông báo qua Zalo/email; phần mềm cập nhật tiến độ
o Sếp/sản xuất phân ca in: bảng kế hoạch sản xuất; kéo thả đơn hàng vào máy in theo ngày giờ phù hợp

2. DUYỆT FILE & LÊN TIẾN ĐỘ IN

o Nhân viên xưởng in xem danh sách đơn hàng trong ngày: Giao diện Kanban trực quan
o Hệ thống đã cấu hình định mức theo từng loại sản phẩm
o Nếu thiếu vật tư → cảnh báo cho admin mua hàng
o Cập nhật trạng thái “Đã in xong” → thông báo cho bộ phận giao hàng:Gắn thẻ trạng thái theo từng bước: Đang in → Đã in → Đóng gói → Giao hàng

3. SẢN XUẤT & THEO DÕI

o Nhân viên giao hàng cập nhật tình trạng “Đã giao”: Có thể dùng app điện thoại để tick vào trạng thái & chụp ảnh chứng từ giao
o Kế toán kiểm tra đơn chưa thu tiền: Phần mềm tự tổng hợp danh sách công nợ, lọc theo đơn hàng – khách hàng
o Nhắc nhở thu tiền qua email/zalo nếu quá hạn: Tự động gửi cảnh báo theo ngày đến hạn thanh toán

4. GIAO HÀNG & THU TIỀN

o Số đơn hôm nay
o Doanh thu theo ngày/tháng
o Đơn chưa giao
o Tồn kho mực – giấy
o Đơn bị lỗi – hoàn
o So sánh lãi/lỗ từng nhóm sản phẩm

5. XEM BÁO CÁO TỔNG THỂ

ASOFT tự hào là đơn vị tư vấn chuyển đổi số và cung cấp các giải pháp phần mềm, xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp tự động hàng đầu tại Việt Nam.

Với 22+ năm kinh nghiệm thực chiến, đến tháng 12/2024, ASOFT đã tư vấn và triển khai xây dựng hệ thống cho hơn 3.750+ doanh nghiệp vừa và lớn trên khắp cả nước, trong đó trên 40% là các doanh nghiệp FDI đến từ Nhật Bản, Đài Loan, Hàn Quốc, Singapore...

ASOFT-ERP
Hệ thống quản trị doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam

22+

Năm kinh nghiệm

3.750+

Khách hàng

30+

Phân hệ chuyên sâu

25+

Giải pháp đặc thù

Khách hàng đã tin dùng ASOFT-ERP

Đã có hơn 3.750+ khách hàng tin dùng ASOFT-ERP cho doanh nghiệp để cải thiện quy trình quản lý và tăng lợi nhuận...

Tiết kiệm thời gian: Giảm từ 6 giờ xuống 3 giờ/ngày cho việc quản lý thủ công.

Tăng tốc báo giá: Từ 30 phút xuống 2 phút/đơn → tỷ lệ chốt đơn tăng 25%

Giảm sai sót: Tỷ lệ lỗi đơn hàng giảm từ 15% xuống dưới 5%

Kiểm soát chi phí: Phát hiện 10-15% thất thoát vật tư trước đây không tính được.

Tăng doanh thu: Doanh nghiệp tối ưu giá bán, lợi nhuận gộp tăng trung bình 20-30%.

Sau khi ứng dụng hệ thống, doanh nghiệp có thể...

HÃY ĐỂ ASOFT-ERP GIÚP
CÔNG VIỆC CỦA BẠN ĐƯỢC NHẸ NHÀNG, ĐƠN GIẢN HƠN

Nhận báo giá và dùng thử ngay!

CÔNG TY CỔ PHẦN ASOFT

Văn phòng Hồ Chí Minh: Tòa nhà JVPE, CVPM Quang Trung, Phường Trung Mỹ Tây, Thành phố Hồ Chí Minh.

Hotline: (+84) 345.913.913

Email: info@asoft.com.vn

Website: https://asoft.com.vn/

Văn phòng Hà Nội: Tòa nhà SanNam, số 78 Duy Tân, Phường Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội.

GIẢI PHÁP QUẢN LÝ TOÀN DIỆN NGÀNH IN ẤN NHANH