Cách xây dựng văn hóa làm việc từ xa với nhân viên

Ngày đăng 13-08-2020

Trước đại dịch Covid19, làm việc từ xa vẫn còn là một định nghĩa xa vời và không thực tế đối với doanh nghiệp Việt Nam. Nhưng đứng trước tác động của làn sóng cách ly xã hội, work from home lại trở thành xu hướng tất yếu. Các doanh nghiệp đang loay hoay học cách thích nghi và sống sót trước sự chuyển đổi lớn này. Hiện có rất nhiều tranh cãi về tính hiệu quả của phương pháp này. Nhưng “Văn hóa đội ngũ quan trọng hơn bao giờ hết.”

Vậy làm thế nào để xây dựng một nền văn hóa mạnh mẽ với một đội ngũ từ xa.

Giải quyết những thách thức của làm việc từ xa

Mặc dù những lợi ích của làm việc từ xa có thể bao gồm sự hài lòng của nhân viên, năng suất và giảm chi phí. Nhưng đây không phải là yếu tố duy nhất khi DN bạn cho phép nhân viên làm việc từ xa. Trước khi đi sâu vào cách củng cố đội nhóm khi làm việc từ xa, hãy xem xét một số rào cản sau.

Cho dù bạn đã quản lý một nhóm nhân sự trong nhiều năm hoặc vừa mới thiết lập, sẽ có vô số thách thức có thể cản trở hiệu suất và năng suất. Một số vấn đề phổ biến thường gặp dưới đây:

   - Khó khăn trong việc theo dõi công việc
   - Giao tiếp nội bộ bị ngắt quãng
   - Các vấn đề về kế hoạch/ deadline.
   - Khó khăn trong việc thiết lập niềm tin với nhân sự
   - Khó khăn trong việc cân bằng giữa công việc và gia đình

Thách thức chính của làm việc từ xa là do điều này: Nếu không có tương tác giữa người với người, thì cả hiệu suất và tinh thần của nhân viên đều có thể bị suy giảm dần. Biết được điều này, hãy cùng khám phá cách doanh nghiệp bạn có thể giữ cho văn hóa doanh nghiệp của bạn trở lên mạnh mẽ, bất kể nhân viên của bạn làm việc ở đâu.

Văn hóa làm việc từ xa

5 Mẹo Xây Dựng Văn Hóa Doanh Nghiệp Với Đội Ngũ Từ Xa

Ngay cả khi bạn không thể đến văn phòng làm việc, bạn vẫn có thể thiết lập và thực hiện văn hóa gắn kết và tin tưởng với nhân viên. Điều này đơn giản có nghĩa là tạo ra một môi trường trong đó nhân viên hợp tác, giao tiếp, chia sẻ kiến ​​thức và hỗ trợ lẫn nhau.

Hãy cùng xem một vài mẹo và thủ thuật có thể giúp bạn trao quyền cho nhân viên từ xa của mình:

1.Tạo hoặc cải tiến giá trị công ty của bạn

Trước tiên, hãy đảm bảo các giá trị công ty được liên kết với làm việc từ xa của nhân viên. Trong khi tầm nhìn sẽ xác định nơi công ty đang đứng đầu, các giá trị doanh nghiệp là những gì sẽ hướng dẫn nhân sự làm việc.

Các giá trị mà doanh nghiệp chọn sẽ phụ thuộc vào văn hóa công ty, nhưng có một vài giá trị cốt lõi sẽ xác định bất kỳ nhóm nào:

   - Chất lượng
   - Làm việc theo nhóm
   - Sự tôn trọng
   - Nhiệm vụ

Xem xét cách doanh nghiệp bạn có thể kết hợp những từ này vào các giá trị công ty và những từ khác có thể giúp xác định và định hình con đường mà doanh nghiệp đang tiến về phía trước.

► Xem thêm: 4 mẹo nhỏ giúp nâng cao chất lượng công việc
► Xem thêm: Sự khác biệt giữa động lực và cảm hứng làm việc

2.Triển khai đúng công nghệ khi làm việc từ xa

Ngày nay, có nhiều công cụ hơn bao giờ hết được thiết kế để tạo điều kiện cho công việc từ xa. Từ các nền tảng nhắn tin nhóm như Slack, đến các ứng dụng cộng tác và năng suất có sẵn trên G-Suite, danh sách này là vô tận:

   - Quản lý nhóm và phân công nhiệm vụ: Asana
   - Cuộc gọi video và hội nghị web: Zoom
   - Đăng ký và quản lý hiệu suất: 15Five
   - Theo dõi thời gian và chi phí: Harvest
   - Cộng tạc hỗ trợ khách hàng: Groove
   - Theo dõi thời gian: World Time Buddy

Văn hóa làm việc từ xa

Đặc biệt nếu bạn làm chủ công ty dịch vụ chuyên nghiệp, những công cụ này có thể giúp nhân viên của bạn siêng năng và tận tâm cho cả giao tiếp nội bộ và nỗ lực đối mặt với khách hàng.Tuy nhiên, các giao thức liên lạc trên chỉ phù hợp với những công ty có quy mô vừa và nhỏ. Vậy đối với những công ty lớn và vấn đề nghiệp vụ phức tạp hơn thì thế nào?

Đáp án là: Các doanh nghiệp sẽ tìm đến giải pháp công nghệ chuyên sâu. Hiện nay, hệ thống quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP không còn xa lạ nữa. Khi tất cả các phòng ban, thông tin trao đổi, tiến độ, báo cáo,.. đều được thao tác và lưu trữ trên một hệ thống duy nhất. Từ đó, các công việc được xúc tiến đúng tiến độ đề ra và có thể đo lường được hiệu quả của từng cá nhân.

3. Khuyến khích hợp tác thường xuyên

Nhóm nhân viên từ xa của doanh nghiệp bạn có dựa vào một bộ công cụ cụ thể để liên lạc và cộng tác không? Chẳng hạn, doanh nghiệp bạn có thể sử dụng Dropbox để chia sẻ tệp hoặc Trello để quản lý tác vụ.

Nếu doanh nghiệp bạn đã có một hệ thống tại chỗ, hãy đảm bảo sử dụng nó. Nếu không, hãy tận dụng lợi thế của công nghệ theo ý của bạn và tìm cách đưa mọi người lên cùng hệ thống.

Ngoài việc trang bị cho nhân viên các công cụ phù hợp, một số cách doanh nghiệp bạn có thể khuyến khích sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm bao gồm:

   - Thiết lập lịch trình
   - Chuyển đổi đội nhóm để khuyến khích làm việc chéo và tránh xung đột
   - Điều chỉnh múi giờ phù hợp
   - Giữ quy trình luôn minh bạch

Có thể sẽ mất một chút thời gian để thiết lập một quy trình làm việc phù hợp, do đó, điều quan trọng là cho phép nhân viên của bạn cân nhắc về những gì cần làm và không làm.

4. Giao tiếp rõ ràng và thường xuyên

Bạn không thể bước xuống tận nơi để kiểm tra nhân viên của mình, nhưng bạn có thể nhấc điện thoại lên. Bạn cũng có thể họp trực tuyến hoặc kích hoạt webcam và kết nối sau vài giây.

Mặc dù nó rất hấp dẫn khi sử dụng tất cả các nền tảng giao tiếp này để liên lạc với nhóm của bạn, hãy chắc chắn kết hợp phương tiện với thông điệp. Mặc dù rõ ràng, liên lạc liên tục là rất quan trọng để xây dựng một nền văn hóa mạnh mẽ, bạn không thể cung cấp thông tin tương tự thông qua văn bản, email và trò chuyện.

Ngay từ sớm, hãy thiết lập những công cụ mà bạn sẽ sử dụng để giao tiếp và đặt kỳ vọng rõ ràng xung quanh việc sử dụng chúng. Với một số nền tảng nhất định, như Slack, bạn có thể tạo các kênh phụ để phân chia và sắp xếp các cuộc hội thoại. Chẳng hạn, bạn có thể có một kênh cho các vấn đề bảo trì, một kênh khác cho các câu hỏi liên quan đến nhiệm vụ và một kênh cho cuộc trò chuyện chung chung.

► Xem thêm: Chính sách quản lý nhân sự cần nghiêm khắc đến mức nào?

5. Yêu cầu phản hồi

Thay đổi tổ chức, như chuyển sang công việc từ xa, đòi hỏi quản lý thay đổi tổ chức hiệu quả. Điều này không chỉ liên quan đến giao tiếp mà còn thường xuyên đánh giá những gì đang hoạt động và những gì không.

Cân nhắc gửi khảo sát nhân viên hàng tháng để giúp bạn hiểu các điểm đau, các vấn đề kỹ thuật và những thất vọng khác mà họ có thể gặp phải. Sau đó, phân tích phản hồi này để xác định xem có cần thực hiện tái cấu trúc quy trình kinh doanh hay không.

Lắng nghe phản hồi sẽ gửi một thông điệp rằng bạn tin tưởng nhân viên của mình, đánh giá cao những hiểu biết của họ và cam kết làm cho các văn phòng ảo của họ hiệu quả nhất có thể.