Tổng quan về sơ đồ Grantt – Công cụ quản lý dự án hiệu quả

Ngày đăng 12-01-2021
Trải qua hơn 100 năm, tại sao cho đến giờ vẫn Gantt Chart vẫn là một trong những phương pháp lập kế hoạch phổ biến và hữu ích nhất trong việc quản lý dự án?
 

Sơ đồ Gantt (Gantt Chart) là sơ đồ dùng để trình bày các công việc, sự kiện theo thời gian. Sơ đồ sẽ gồm 2 phần chính: Trục tung thể hiện tên các công việc; và trục hoành thể hiện các mốc thời gian cho những công việc ấy. Nhìn vào một sơ đồ Gantt, bạn dễ dàng nắm bắt được các thông tin của từng đầu công việc và của cả dự án.

Chính vì cách bố trí thông tin đơn giản mà lại rõ ràng, trực quan; nên nó đã trở thành công cụ hữu ích để lập kế hoạch, lên timeline thực hiện; hoặc quản lý tiến độ dự án

Sơ đồ Grantt đối với quản lý dự án

Sơ đồ Gantt là một lựa chọn tốt nếu như bạn cần:

  • - Trực quan vạch ra một kế hoạch dự án và dòng thời gian. Sơ đồ Gantt rất tốt trong việc hiển thị những công việc sẽ được thực hiện; thời gian thực hiện và theo thứ tự nào. Tạo ra sự rõ ràng trong kế hoạch và thời gian của dự án.
  • - Dự án có sự phối hợp nhiều bên liên quan. Thông thường, nhiều đồng đội sẽ làm việc trên các phần khác nhau của một dự án cùng một lúc. Biểu đồ Gantt cung cấp cho bạn góc nhìn về tất cả các bộ phận; chuyển động tại bất kỳ thời điểm cụ thể nào; và khi nào nên chuyển tiếp công việc cho người tiếp theo.
  • - Ước tính thời gian và khối lượng công việc. Cho dù làm việc một mình hay cùng tập thể; biểu đồ Gantt cho biết bạn cần bao nhiêu thời gian và nguồn lực nhân sự; để có thể phân bổ tài nguyên và sắp xếp thời hạn phù hợp.
  • - Gantt chart là hình thức đơn giản nhất của một lịch trình dự án. Là công cụ phù hợp nếu bạn muốn cung cấp cho nhân viên và đối tác một bản tóm tắt tổng thể về lịch trình dự án.
Quản lý công việc - Dự án với sơ đồ Grantt
Quản lý công việc – Dự án với sơ đồ Grantt

► Xem thêm: Tại sao cần phần mềm quản lý Công việc Dự án

Ưu và nhược điểm của sơ đồ Grantt trong quản lý dự án

Grantt Chart phổ biến nhờ những ưu điểm

Sơ đồ Gantt là phương thức hoàn hảo để lập kế hoạch cho những dự án. Phù hợp với những công việc đơn giản, ít chồng chéo nhau; dễ dàng xây dựng và làm cho người đọc dễ nhận biết công việc và thời gian thực hiện của các công việc; thấy rõ tổng thời gian thực hiện các công việc.

 Quản lý cùng lúc nhiều thông tin

Chỉ với cách thức trình bày đơn giản gồm 2 trục làm việc chính; Gantt chart giúp bạn nắm được rõ các thông tin cần thiết của một dự án:

  • - Ai là người chịu trách nhiệm thực thi.
  • - Thời điểm bắt đầu và thời hạn hoàn thành của công việc
  • - Mối quan hệ giữa một công việc với toàn bộ tiến độ dự án.
  • - …..

⇒ Nhờ cách thể hiện trực quan, đơn giản; nhưng rất dễ hiểu và nhanh chóng nắm được các thông tin chính, mà Grantt Chart trở nên phổ biến và được yêu thích bởi những nhà quản lý dự án

 Nâng cao năng suất

Các thông tin về người thực hiện công việc, tiến độ thực hiện công việc được công bố công khai. Giúp từng cá nhân hiểu được sự quan trọng của từng mắt xích trong dự án. Việc này giúp các thành viên chủ động hoàn thành công việc; bởi họ hiểu rằng: sự chậm trễ của mình chắc chắn sẽ ảnh hưởng tới tiến độ thực hiện của thành viên khác; và của cả dự án.

⇒ Sơ đồ Grantt giúp nâng cao sự chủ động trong công việc của từng nhân sự; Thúc đẩy họ hoàn thành công việc với tinh thần trách nhiệm. Đây chính là yếu tổ gia tăng năng suất mà các nhà quản lý dự án đang tìm kiếm.

Sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả

Sơ đồ Gantt cung cấp cho người quản lý dự án, lập kế hoạch dự án có một cái nhìn tổng quan về dự án. Điều này giúp cho họ biết phân phối công việc sao cho hiệu quả; đảm bảo các nguồn nhân lực được sử dụng hợp lý và tối ưu.

⇒ Sơ đồ Grantt là công cụ để nhà quản lý dự án phân bổ; và khai thác nguồn nhân lực hiệu quả. Tránh tình trạng quá tải công việc

Nhược điểm của sơ đồ Grantt

Phụ thuộc vào cấu trúc phân chia đã được xây dựng

Trong thực tế, nếu nhà quản lý cố gắng tạo cấu trúc phân chia công việc cùng lúc với việc xây dựng Gantt chart; họ có nguy cơ phải làm lại toàn bộ lịch biểu dự án; nếu có gì đó bị bỏ sót, thời lượng bị ước tính sai; hoặc một sai lầm nào đó khó tính toán được đến.

Chỉ hoạt động tốt với các dự án nhỏ

Khi thời lượng và tác vụ kéo dài qua một trang, Gantt chart bắt đầu mất dần chức năng; vì sẽ rất khó để xem một dự án tổng quan trên màn hình máy tính. Đồng thời việc phải cập nhật thường xuyên cũng khiến nhà quản lý mất nhiều thời gian; đặc biệt với những dự án lên đến hàng trăm đầu việc.

Hơn nữa, biểu đồ Gantt không làm tốt trong việc mô tả sự phức tạp. Ví dụ: nếu một cột mốc có nhiều nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành; và mỗi nhiệm vụ đó có các nhiệm vụ phụ, biểu đồ Gantt không thể thể hiện được điều này. Vì lý do này, các nhà quản lý dự án không nên chỉ dựa vào biểu đồ Gantt cho nhu cầu quản lý dự án.

Sơ đồ Gantt không làm tốt với việc xử lý các ràng buộc của dự án .

Điều này là do trọng tâm chính của sơ đồ Gantt là thời gian.

Có 3 ràng buộc cơ bản trong một dự án: Thời gian, chi phí và phạm vi. Chi phí và phạm vi đầy đủ sẽ không thể mô tả được trên một sơ đồ Gantt. Đồng thời cũng khó nhận biết được cần phải ưu tiên thực hiện công việc nào; nếu như sơ đồ có quá nhiều các công việc đan xen, liên tiếp nhau.  

Cách tạo một sơ đồ Gantt trong quản lý dự án

Xây dựng sơ đồ Grantt trong quản lý dự án
Xây dựng sơ đồ Grantt trong quản lý dự án

Sơ đồ Gantt truyền thống được tạo bằng cách vẽ tay rất công phu; mỗi khi dự án có thay đổi thì cũng cần được sửa đổi hoặc vẽ lại. Điều này đã tạo nên một hạn chế lớn đối với việc ứng dụng Gantt chart. Tuy nhiên với sự ra đời của máy tính và các phần mềm; biểu đồ Gantt ngày nay có thể được khởi tạo, cập nhật và in ra một cách dễ dàng.

► Xem thêm: 10 sai lầm thường gặp trong quản lý dự án
► Xem thêm: 4 bước lập kế hoạch dự án

Bước 1: Xác định các đầu mục công việc cần thiết

Việc đầu tiên mà bạn cần làm đó là liệt kê tất cả các đầu mục công việc cần thiết để thực hiện dự án. Để xác định được các đầu mục công việc; hãy suy nghĩ về mục tiêu mà dự án bạn cần đạt; nhờ vậy kế hoạch mới thực sự mang lại sự hiệu quả. Sau khi có các danh sách công việc; bạn hãy xác định thời gian sớm nhất bắt đầu dự án và thời gian ước tính để thực hiện.

Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các công việc

Một trong những lợi ích của sơ đồ Gantt là nó biểu diễn được mối quan hệ giữa các công việc. Sau khi có đầu mục công việc, khoảng thời gian thực hiện; hãy xác định xem công việc nào cần phải hoàn thành mới có thể thực hiện được công việc kia. Những hoạt động phụ thuộc này được gọi là những công việc “tuần tự” hoặc “tuyến tính”. 

Những công việc khác sẽ “song song”; nghĩa là chúng có thể được thực hiện cùng lúc với những công việc khác. Càng nhiều các công việc song song thì tiến độ dự án của bạn càng được rút ngắn.

Xác định những nhiệm vụ song song và tuần tự trong dự án. Trường hợp nhiệm vụ này phụ thuộc nhiệm vụ khác, hãy lưu ý mối quan hệ giữa chúng. Nó giúp bạn có nắm bắt sâu sắc hơn về cách tổ chức dự án; và giúp ích khi bắt đầu mô tả lịch trình hoạt động trên biểu đồ.

Trong biểu đồ Gantt, có ba mối quan hệ chính giữa các nhiệm vụ tuần tự:

  • - Finish to Start (FS) – Nhiệm vụ FS không thể bắt đầu trước khi nhiệm vụ trước đó (và liên quan) kết thúc. Chúng bắt đầu sau.
  • - Start to Start (SS) – Nhiệm vụ SS không thể bắt đầu cho đến khi nhiệm vụ trước đó bắt đầu. Chúng bắt đầu sau.
  • - Finish to Finish (FF) – Nhiệm vụ FF không thể kết thúc trước khi nhiệm vụ  trước kết thúc. Chúng kết thúc sau.
  • - Ngoài ra còn loại thứ tư, Start to Finish (SF), rất hiếm.

Bước 3: Biểu diễn sơ đồ Gantt

Vậy là bạn đã có các dữ liệu cần thiết, giờ là lúc biểu diễn sơ đồ. Bạn có thể vẽ biểu đồ Gantt bằng tay, Excel hoặc sử dụng các phần mềm chuyên nghiệp như: Gantto, Microsoft Project, ASOFT-OO…

Ngoài ra có một số công cụ được thiết kế dựa trên đám mây; có nghĩa là bạn và nhóm có thể truy cập tài liệu từ bất kỳ vị trí nào. (Nó giúp ích rất nhiều khi thảo luận, tối ưu hoá và báo cáo dự án.)

Một dự án khá phức tạp được trình bày trên Excel

Bước 4: Cập nhật tiến độ dự án

Khi dự án của bạn di chuyển dọc theo biểu đồ nghĩa là nó đang tiến triển. Tuy nhiên trong thời gian triển khai dự án, sẽ xảy ra rất nhiều sự thay đổi. Ví dụ như công việc A cần hoàn thành để công việc B triển khai; thế nhưng công việc A lại chưa xong. Vậy phải điều chỉnh tiến độ ra sao để đảm bảo chúng không ảnh hưởng đến toàn bộ dự án.

Thường xuyên theo dõi và cập nhật các thay đổi để bạn có những điều chỉnh kịp thời. Điều này còn giúp bạn cập nhật thông tin về kế hoạch cho nhóm của mình và nhà tài trợ.

Tạm kết

Biểu đồ Grantt là một trong những công cụ chuyên dụng và phổ biến khi quản lý dự án. Bên cạnh những ưu điểm vẫn tồn tại các nhược điểm nhất định.

Để quản lý dự án hiệu quả, nhà quản lý cần nhiều hơn một sơ đồ Grantt. Mà với Phần mềm Quản lý Công việc – Dự án ASOFT-OO; nhà quản lý dự án có thể phân bổ, theo dõi và quản lý dự án trong lòng bàn tay.

Ngoài tự động hiển thị công việc dưới sơ đồ Gantt; nhà quản lý có thể theo dõi dự án dưới nhiều góc nhìn khác như Kanban, Checklist,… Mỗi góc nhìn lại có những ưu nhược điểm, thể hiện được nhiều insight khác nhau.

Không chỉ thế, với công nghệ hiện đại kết hợp nhuần nhuyễn giữa Web và App giúp người dùng có thể làm việc ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào và trên bất kỳ thiết bị nào.

Tìm hiểu thêm về Phần mềm Quản lý Công việc – Dự án ASOFT-OO

Để được tư vấn và Demo trải nghiệm trực tiếp phần mềm; Đăng ký ngay Hoặc liên hệ Hotline: 1900 6123

Ban Biên tập ASOFT