Phần mềm ERP là gì? Ưu nhược điểm của ERP? ERP phù hợp với doanh nghiệp như thế nào?

Ngày đăng 04-09-2020
Phần mềm ERP không còn là một khái niệm xa lạ. Doanh nghiệp bạn đang cân nhắc sử dụng phần mềm ERP để quản lý đồng bộ các phòng ban? Hãy cùng ASOFT tìm hiểu chi tiết về phần mềm ERP trong bài viết dưới đây.


Là nhà quản trị, chắc hẳn bạn luôn quan tâm tới những giải pháp công nghệ hữu ích cho quản lý và điều hành doanh nghiệp. ERP là một mô hình phần mềm ra đời với mục đích như vậy. Tuy nhiên, trải qua thời gian và chịu ảnh hưởng bởi làn sóng công nghệ 4.0, phần mềm ERP không còn chiếm thế độc quyền được nữa.

 1. Phần mềm ERP là gì?

 ERP (viết đầy đủ là Enterprise Resource Planning) nghĩa là hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp. 

Phần mềm ERP hiểu đơn giản là một mô hình công nghệ all-in-one, tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau thành các module trên một gói phần mềm duy nhất. Phần mềm ERP sẽ giúp tự động hoá từ A đến Z các hoạt động của doanh nghiệp. Mục đích của phần mềm ERP là hợp nhất và đồng bộ dữ liệu của các phòng ban khác nhau. Sử dụng nguồn dữ liệu ấy để tạo ra những giá trị khác cho doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và tạo lợi thế cạnh tranh tốt trên thị trường.

Phần mềm ERP sẽ bao gồm các phân hệ phục vụ đặc thù cho từng phòng ban. Có thể kể đến như: Kế toán, Tài chính, Nhân sự, Quán lý bán hàng, Quản lý hoạt động Marketing, Quản lý dự án, Quản lý công việc, Quản lý Kho, Quản lý sản xuất, Quản lý thu mua, .. 

ERP là gì? Ưu nhược điểm của phần mềm ERP
Phần mềm ERP kết nối mọi phòng ban của doanh nghiệp

Các phần mềm ERP còn có khả năng kết nối với các thiết bị hỗ trợ như:. Điện thoại di động, thiết bị quét mã vạch, máy tính cầm tay,…

► Xem thêm: 10 thách thức phổ biến trong quá trình triển khai phần mềm ERP của doanh nghiệp

2. Đặc trưng của phần mềm ERP

 Để phân biệt với các giải pháp quản trị doanh nghiệp khác, phần mềm ERP có 4 đặc điểm chính sau:

  • ERP là một hệ thống quản trị sản xuất kinh doanh hợp nhất. Mọi thành viên doanh nghiệp (từ nhà quản lý tới nhân viên), mọi công đoạn và phòng ban chức năng xâu chuỗi thành một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh có trật tự.
  • ERP là một hệ thống phần mềm hỗ trợ. Chứ không phải dây chuyền sản xuất tự động thay thế sức người.
  • ERP là một hệ thống quản lý hoạt động theo quy tắc và kế hoạch rõ ràng. Các nhân viên với nhiệm vụ cụ thể cần được xác định từ trước cùng với quy định nhất quán, chặt chẽ. Kế hoạch sản xuất kinh doanh phải được lập ra theo định kỳ tuần, tháng, năm.
  • Phần mềm ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty. Các dữ liệu từ các phòng ban riêng lẻ sẽ được thống nhất và đồng bộ trên hệ thống. Để từ đó, nhà quản trị có cái nhìn tổng quát và toàn diện hoạt động của doanh nghiệp. Chấm dứt việc hoạt động riêng lẻ nhu trước kia của doanh nghiệp.

3. Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp

 Khi các quy trình làm việc đều được thực hiện trên duy nhất một hệ thống ERP, nên doanh nghiệp có một cơ sở dữ liệu tập trung một cách đồng bộ. Đó là tiền đề đầu tiên cho việc “data mining” – Phân tích các dữ liệu theo nhiều góc khác nhau nhằm trợ giúp đưa ra quyết định kinh doanh.

► Xem thêm: 5 dấu hiệu nhận biết doanh nghiệp cần phần mềm ERP

 ERP giúp kiểm soát thông tin tài chính

 Thông thường, thông tin tài chính sẽ phải tập hợp số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau. Điều này nhất định sẽ tạo ra sự chện lệch nhất định. Khi sử dụng giải pháp ERP, mọi thứ liên quan đến tài chính được chuẩn hóa và tổng hợp lại ở một nơi. Mọi dữ liệu thay đổi đều sẽ được cập nhật theo thời gian thực. Từ đó việc đánh giá trở nên chính xác và giảm thiểu tiêu cực trong tài chính doanh nghiệp.

Cũng nhờ sự hỗ trợ của phần mềm quản lý, các doanh nghiệp sẽ đạt được tính nhanh chóng và chính xác khi đọc dữ liệu. Không cần phải đợi đến cuối tháng, cuối quý để xem báo cáo tổng hợp nữa. Không lo sợ sai số trong các dữ liệu báo cáo nữa. Và cũng có thể ra quyết định chính xác và kịp thời với dữ liệu cập nhật liên tục. Đó là những con số được thể hiện trên phần mềm ERP.

Kiểm tra, truy xuất thông tin tài chính nhanh chóng và chính xác với phần mềm ERP
Kiểm tra, truy xuất thông tin tài chính nhanh chóng và chính xác với phần mềm ERP

ERP giúp tăng tốc độ dòng công việc

 Doanh nghiệp càng lớn thì quy trình làm việc càng phức tạp. Tốc độ dòng công việc phụ thuộc vào hai yếu tố chính:. Có xác định được đúng nơi cần chuyển dữ liệu đến không? Và trong  quá trình chuyển giao đó có gặp phải chướng ngại vật gì không?

 Rõ ràng việc chuyển chứng từ bằng giấy tới tay một nhân viên khác không thể bằng tốc độ của chứng từ điện tử. Hay trong việc vận chuyển hàng hoá từ kho bãi tới các cơ sở kinh doanh. Một quyết định được đồng bộ lên hệ thống ERP sẽ tới được tay người thủ kho rất nhanh chóng. Bằng cách giải quyết các “nút cổ chai” và rút gọn khoảng cách địa lý, phần mềm ERP giúp tăng tốc độ dòng công việc trong doanh nghiệp.

 ERP giúp hạn chế sai sót khi nhiều người cùng nhập một dữ liệu

 Nhiều khi doanh nghiệp gặp rắc rối bởi nhầm lẫn khi dữ liệu đi qua các bộ phận khác nhau. Chẳng hạn, con số viết tay “14” thùng hàng rất dễ nhầm thành “19”. Hay lỗi gõ Word biến khách hàng ” Phạm Quỳnh” thành khách hàng “Phạm Quyên”. Những sai lầm như vậy ảnh hưởng không nhỏ tới tiến độ làm việc của cả quy trình. Làm xấu đi hình ảnh doanh nghiệp, suy giảm tính minh bạch. Hơn nữa còn gây mất đoàn kết nội bộ nhân viên.

 Với ERP, dữ liệu chỉ cần được nhập một lần duy nhất bởi người đầu tiên. Dựa trên tính kế thừa, sẽ được lưu trữ nguyên vẹn trên hệ thống. Bất cứ nhân viên nào khác trong doanh nghiệp đều tiếp cận tới dữ liệu gốc này. Tránh sự cố nhầm lẫn của việc “tam sao thất bản”.

ERP giúp dễ dàng kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên

Cơ sở dữ liệu tập trung và các quy trình nghiệp vụ được sắp xếp thành dòng cố định. Giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng các cơ chế kiểm soát nội bộ. Chức năng Audit track (tìm vết) của phần mềm ERP sẽ nhanh chóng tìm ra vấn đề. Khi lưu lại lịch sử thay đổi của các hành động trên hệ thống. Từ đó, chính xác nhận ra thời gian, địa điểm cũng như cá nhân thực hiện thực đổi này.

Việc giám sát từng khâu làm việc của nhân viên cũng được tối ưu. Nhà quản lý chỉ cần ở một nơi, mở giao diện hợp nhất của ERP ra là có thể nắm trong tay tất cả kết quả làm việc của tất cả nhân viên. Từ những con số nhỏ nhất như: Trong buổi sáng nay nhân viên đó đã bán các sản phẩm nào? Đã đem về doanh thu bao nhiêu? Những công việc nào đang xử lý? Deadline của từng công việc ấy? Và tiến độ hoàn thành đã đến đâu?

 Cũng nhờ tính năng này, nhà quản lý có thể đánh giá năng lực nhân viên cách khách quan nhất. Từ đó có những xét duyệt, đề bạt hoặc giao việc đúng người. Để hiệu suất và hiệu quả công việc ngày càng được cải thiện.

4. Mô hình quản lý bằng ERP phù hợp với doanh nghiệp như thế nào?

 Doanh nghiệp có thể cân nhắc ứng dụng giải pháp phần mềm ERP. Sau khi nhìn nhận chính xác mình đã ở một trong 3 tình huống sau:

  1. Doanh nghiệp thường xuyên xảy ra sai sót trong quá trình nhập / xuất và chuyển dữ liệu. Ví dụ như chênh lệch số lượng hàng hoá tồn kho? Nhầm lẫn giao hàng cho khác, chồng chéo thông tin hoá đơn,… Hoặc ngày càng nhiều khách hàng trung thành than phiền về chất lượng sản phẩm / dịch vụ.
  2. Doanh nghiệp bắt đầu tăng nhanh về khối lượng giao dịch kinh doanh. Và có dự định mở rộng quy mô và  muốn phòng tránh rủi ro phát sinh.
  3. Doanh nghiệp hiện đang phải làm việc với bộ máy quản lý cồng kềnh, hiệu quả kém; muốn thực hiện tái cấu trúc tổng thể.

Phần mềm ERP sẽ yêu cầu doanh nghiệp phải có sẵn nguồn kinh phí lớn. Nhằm phục vụ triển khai phần mềm và vẫn duy trì trả lương cho công nhân viên đều đặn. Một tiêu chí nữa doanh nghiệp cần đáp ứng là sự đồng lòng ủng hộ của nhân viên. Kèm theo đó là một chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả.

► Xem thêm: Triển khai ERP: Tiêu chuẩn hay Linh hoạt?

► Xem thêm: Tại sao nhân viên của bạn không sẵn sàng triển khai phần mềm ERP

Kết

Giải pháp phần mềm ERP ngày càng nhận được sự công nhận về tính hiệu quả và cạnh tranh của nhiều doanh nghiệp triển khai. Trong thời đại toàn cầu hóa, bạn bỏ lỡ ERP chính là đã bỏ lỡ một cơ hội vàng để tăng sức cạnh tranh của mình. Chuẩn bị sẵn sàng để đối mặt với nhiều thách thức, xây dựng một kế hoạch triển khai khả thi sẽ đem đến thành công cho hệ thống.

Để tìm hiểu thêm thông tin chi tiết về Giải pháp phần mềm ERP, hãy liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của ASOFT. Với 17 năm kinh nghiệm triển khai phần mềm cho hơn 2.800 doanh nghiệp, ASOFT sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp bạn ứng dụng ERP để quản trị doanh nghiệp hiệu quả.

Đăng ký ngay để nhận tư vấn và Demo. Hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn ASOFT qua hotline: 1900 6123