Các thành viên cốt lõi của dự án triển khai phần mềm ERP

Ngày đăng 06-07-2020

Một trong những yếu tố quyết định thành công việc triển khai phần mềm ERP phải kể đến là đội ngũ nhân sự phụ trách. Ban lãnh đạo và quản lý cần nắm rõ vai trò cũng trách nhiệm các cá nhân tham gia dự án để lựa chọn được các thành viên nòng cốt cho dự án triển khai phần mềm ERP của doanh nghiệp.

 

Thành viên cốt lõi của dự án triển khai phần mềm ERP

I. Cấu trúc nhóm dự án triển khai ERP

Tùy thuộc vào quy mô của tổ chức, các nhóm có thể dao động từ 15 thành viên đến vài người. Các nhà quản lý dự án giàu kinh nghiệm sẽ xác định rõ vai trò và trách nhiệm ở thời điểm đầu dự án để đảm bảo ai sẽ là người đại diện và chịu trách nhiệm giải trình cho các chức năng chính.

Người quản lý sẽ xây dựng quy định và gán trách nhiệm cho các nhân viên nội bộ và bên ngoài, theo từng giai đoạn của dự án. Các quy định này sẽ xác định cách thức ra quyết định, các vấn đề cần giải quyết và hoàn thành. Các thành viên trong nhóm được phân công nhiệm vụ theo điểm mạnh và mức độ kinh nghiệm của mình.

Tuy nhiên, ban lãnh đạo không nên ủy thác mọi trách nhiệm cho nhóm dự án. mà nên là người đưa ra những quyết định quan trọng mang tính quy mô tương lai của doanh nghiệp. 

Các nhà quản lý dự án triển khai ERP cần cân bằng giữa việc sử dụng nguồn lực nội bộ và thuê ngoài. Thiếu nguồn lực bên ngoài có thể khiến chuyên môn hạn chế nhưng mặt khác thiếu nguồn lực nội bộ sẽ dẫn đến việc hạn chế quyền sở hữu dự án và thiếu liên kết tổ chức.
► Xem thêm: Triển khai phần mềm ERP: Tiêu chuẩn hay linh hoạt?

II. Các thành viên lý tưởng cho nhóm triển khai ERP

Người quản lý dự án cần phải xác định bộ kỹ năng và các nhân sự cốt lõi với đặc điểm tính cách sẽ góp phần thành công vào việc triển khai dự án ERP. Họ cần làm việc với ban lãnh đạo để lựa chọn các thành viên phù hợp cho dự án triển khai ERP về phạm vi dự án, ngân sách và yêu cầu tài nguyên. 

Ban lãnh đạo với hiểu biết tốt về mục tiêu dự án và tầm nhìn của tổ chức nên là những người lựa chọn thành viên cho nhóm dự án. Mặc dù chuyên môn kỹ thuật và kiến ​​thức vận hành là quan trọng, nhưng kỹ năng giao tiếp giữa các thành viên rất quan trọng nhất là khi nhóm dự án được giao nhiệm vụ thực hiện kế hoạch quản lý thay đổi tổ chức để thu hút và đào tạo nhân viên.

Thành viên cốt lõi dự án triển khai phần mềm ERP

Một nghiên cứu đã công bố về vai trò chức năng của các thành viên nhóm, trong đó họ xác định các thành viên cốt lõi trong nhóm triển khai ERP cần có những nét tính cách dưới đây:

1. Người động viên 

Người này sẽ khuyến khích các thành viên khác trong nhóm dự án triển khai ERP tích cực tham gia đóng góp ý kiến và ghi nhận đóng góp của họ.

2. Người có tố chất dẫn đầu

Người này nhận được sự tin tưởng của các thành viên, giúp các thành viên trong nhóm dự án triển khai ERP đạt được sự đồng thuận khi cần thỏa hiệp, tránh gặp phải bất đồng. 

3. Nhân viên kiểm soát triển khai ERP  

Vai trò này giúp kiểm soát, quản trị dự án hiệu quả và  nhắc nhở nhẹ nhàng các thành viên dự án tuân thủ các thời gian và giá trị cốt lõi của tổ chức.

4. Thành viên có tính cách hài hước

Nhân sự này sẽ giúp các thành viên giảm thiểu căng thẳng và lo lắng về quá trình triển khai ERP. Sự hài hước có thể làm tâm trạng của các thành viên thật thoải mái từ đó giúp gia tăng hiệu quả công việc.

5. Nhân lực từ các phòng ban khác

Các nhà quản lý dự án cần tập hợp một ban chỉ đạo điều hành và một nhóm các chuyên gia đảm nhận các chức vụ dưới đây:

Nhân sự điều hành 

Nhóm này bao gồm các giám đốc điều hành và các thành viên của ban giám đốc. Ban chỉ đạo truyền đạt tầm quan trọng của dự án và giải thích cách phần mềm ERP hỗ trợ sứ mệnh và tầm nhìn của tổ chức. Họ tham gia vào các cuộc họp quan trọng liên quan đến các khuyến nghị phần mềm, liên kết tổ chức và quản lý thay đổi tổ chức.

Người đại diện các phòng ban chức năng

Đây là các nhân sự đại diện cho các phòng ban. Họ sẽ thu thập các yêu cầu, xác nhận yêu cầu và chuyển tới nhà triển khai ERP.  

Nhóm dự án của bạn

Nhà quản lý cần tính toán số lượng nhân lực và cần nhân lực như thế nào cho việc triển khai ERP. Nếu doanh nghiệp không đủ thì có thể bạn phải cần đến nguồn lực bên ngoài. 
► Xem thêm: Tại sao nhân viên của bạn không sẵn sàng tham gia triển khai phần mềm ERP?

Thành viên cốt lõi của dự án triển khai phần mềm ERP

Nên nhớ rằng, cấu trúc nhóm dự án của bạn chủ yếu phụ thuộc vào phạm vi dự án triển khai ERP. 

ASOFT đã có kinh nghiệm hơn 17 năm triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp cho hơn 2.800 đối tác. Để tư vấn chính xác về hệ thống ERP phù hợp với nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp bạn, hãy Đăng ký ngay hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn ASOFT qua hotline: 19006123

 

Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý doanh nghiệp ASOFT-ERP