10 câu hỏi giúp doanh nghiệp hiểu thêm về hệ thống ERP (Phần 1)

CNTT đang ngày càng chứng tỏ sự cần thiết ở mọi hoạt động đang diễn ra trong đời sống. Vô số các phần mềm được tạo ra để giúp cho các doanh nghiệp (DN) hoạt động và mua bán một cách nhanh chóng, dễ dàng. Do đó, các DN đang dần chuyển mình và tìm cách kết hợp với công nghệ thông tin để bắt kịp với sự phát triển. Một thuật ngữ được nhắc đến phổ biến trong giới DN đó là hệ thống ERP. ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning, được hiểu đơn giản là Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Nhưng thực ra khái niệm này còn khá mơ hồ. Bởi vì đa số DN ở Việt Nam chỉ mới triển khai một hoặc hai module cho hệ thống của mình, hoặc có những DN mua nhiều phần mềm từ nhiều công ty khác nhau rồi sử dụng một cách chắp vá, lỏng lẻo thiếu hệ thống. Vậy có thể nói các doanh nghiệp đó đã triển khai ERP hay không?
1. ERP là gì?
Để hiểu được ERP là gì, trước tiên Asoft xin phân tích ý nghĩa của từng chữ cái viết tắt.
Resource (Tài nguyên). Khác với Resource trong kinh tế mang ý nghĩa là nguồn lực (tài chính, nhân lực, công nghệ) thì trong ERP lại được hiểu là tài nguyên. Và trong CNTT tài nguyên tức là bất kỳ phần mềm, phần cứng hay dữ liệu thuộc hệ thống mà ta có thể truy cập vào và sử dụng được. Ứng dụng ERP và hệ thống quản trị đòi hỏi DN phải biết biến đổi nguồn lực thành tài nguyên, cụ thể như là:
- Phải khiến cho mọi bộ phận của đơn vị đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ cho DN.
- Phải hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của các bộ phận có sự phối hợp nhịp nhàng.
- Phải thiết lập được các quy trình khai thác mang lại hiệu quả cao nhất.
- Phải luôn cập nhật tình trạng nguồn lực doanh nghiệp chính xác và kịp thời.
Để biến nguồn lực thành tài nguyên, DN phải trải qua quá trình “lột xác”, phải thay đổi văn hóa của DN cả từ trong ra ngoài. Giai đoạn này đòi hỏi phải có sự liên kết chặt chẽ giữa DN và nhà tư vấn, còn được gọi là giai đoạn “chuẩn hóa dữ liệu”. Và đây cũng là gia đoạn quyết định sự thành bại của việc triển khai hệ thống ERP, chiếm phần lớn chi phí đầu tư ERP.
Planning (Hoạch định). Đây được coi là khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh doanh. Điều đáng quan tâm ở đây là hệ thống ERP hỗ trợ DN lên kế hoạch ra sao?
Đầu tiên, ERP sẽ tính toán và dự báo các khả năng phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh của DN. Chẳng hạn, ERP giúp các nhà máy tính chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng dựa trên nhu cầu của tổng nguyên vật liệu, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng, … các này cho phép DN có đủ vật tư sản xuất mà không lo để lại lượng tồn kho quá lớn gây tồn đọng vốn. Ngoài ra ERP còn hỗ trợ lên kế hoạch trước các nội dung công việc, nghiệp vụ cần có trong sản xuất kinh doanh. Ví dụ như, hoạch định chính sách giá, chiết khấu, các kiểu mua hàng giúp DN tính toán ra phương án mua nguyên liệu, quy mô sản xuất tối ưu, … ERP sẽ giúp làm giảm sai sót trong xử lý nghiệp vụ của DN.
Enterprise (Doanh nghiệp). Đây chính là đích đến thật sự của ERP. ERP cố gắng tích hợp tất cả các phòng ban và toàn bộ các chức năng của công ty vào chung một hệ thống máy tính duy nhất mà có thể đáp ứng được tất cả các nhu cầu quản lý khác nhau của mỗi phòng ban.
Quả thực khó khăn khi xây dựng một phần mềm hệ thống duy nhất mà nơi đó có thể phục vụ các nhu cầu quản lý khác nhau của nhân viên ở các bộ phận khác nhau như: Tài chính kế toán, Hành chính nhân sự cũng như Kho, … Bởi vì mỗi phòng ban hầu hết đều có một hệ thống xử lý công việc riêng. ERP kết hợp tất cả hệ thống riêng lẻ lại với nhau trên một phần mềm tích hợp, chạy trên một cơ sở dữ liệu để các phòng ban có thể dễ dàng trao đổi thông tin và tương tác với nhau. Việc làm này sẽ mang lại nhiều lợi ích nếu các công ty biết tìm hiểu và thiết lập một hệ thống đúng đắn.
Một ví dụ minh họa như khâu Nhận đơn hàng. Thông thường, khi khách hàng đặt hàng. Đơn hàng đó thường phải trả qua một lộ trình dài trên mặt giấy tờ như khâu Nhận thông tin, Lưu trữ, Xử lý thông tin qua nhiều hệ thống máy tính khác nhau của từng bộ phận lòng vòng trong DN. Điều đó dễ dẫn đến tình trạng chậm trễ đơn hàng cho khách và làm thiệt hại nhiều đến DN. Bởi vì sẽ chẳng ai trong DN có thể xem toàn bộ quá trình và nắm rõ tình trạng của đơn hàng đó.
 
ERP loại bỏ các hệ thống máy tính riêng lẻ của từng phòng ban và tích hợp chúng lại thành một phần mềm hợp nhất phân chia theo nhiều phân hệ phần mềm khác nhau xấp xỉ gần đúng giống như các hệ thống riêng lẻ cũ. Và đặc biệt với phần mềm ERP của Asoft cung cấp, DN có thể linh động trong việc cài đặt các phân hệ theo nhu cầu.
Tổng kết lại, ta có thể hình dung ERP là một phần mềm quản lý tổng thể của DN, cho phép DN đó tự kiểm soát được tình trạng của nguồn lực của mình. Từ đó, họ dễ dàng lên kế hoạch khai thác các nguồn tài nguyên hợp lý nhờ vào các quy trình nghiệp vụ đã được thiết lập sẵn trong hệ thống. Hơn thế nữa, ERP của công ty Asoft còn cung cấp cho các DN một hệ thống quản lý với quy trình hiện đại theo chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành DN cho lãnh đạo cũng như tác nghiệp cho các nhân viên.
2. ERP khác với các phần mềm quản lý rời rạc như thế nào?
Điểm khác biệt cơ bản ở đây là tính tích hợp. Chỉ có một phần mềm duy nhất là ERP và các module của nó thực hiện các chức năng tương tự như các phần mềm rời rạc, nhưng các module này còn làm được nhiều hơn thế nữa trong môi trường tích hợp. Hay nói cách khác đây là tính “tổng thể hữu cơ” do các module có mối quan hệ chặt chẽ với nhau như các bộ phận trong cơ thể chúng ta.
Cách tổ chức nhân sự theo phòng, ban của tất cả các DN hiện nay được cho là cách tốt nhất để có thể dễ dàng quản lý và làm việc, nhằm phục vụ cho mục tiêu hoàn thành các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của DN. Cách tổ chức này cũng rất khác nhau tùy từng DN, kể cả các doanh nghiệp trong cùng ngành nghề. Một quy trình hoạt động của DN bao gồm nhiều bước, mỗi bước thực hiện một chức năng khác nhau, có hệ thống thông tin dữ liệu đầu vào và có kết quả là hệ thống thông tin dữ liệu đầu ra. Thông tin đầu vào của bước này là thông tin đầu ra của bước trước đó và ngược lại, thông tin đầu ra của bước này là thông tin đầu vào của bước tiếp theo. Một điều dễ nhận thấy là một quy trình hoạt động đến các bước sau cùng của DN thì cần có sự tham gia về nhân sự từ nhiều phòng ban. Các phần mềm quản lý rời rạc thường phục vụ cho nhiệm vụ của một phòng ban cụ thể và sẽ là một “ốc đảo” xa lạ với phòng ban khác. Việc chuyển giao thông tin từ phòng ban này đến phòng ban khác thường được thực hiện một cách thủ công (văn bản, file copy…) với năng suất thấp và thiếu sự kiểm soát.
Các module của ERP cũng phục vụ cho từng phòng ban, nhưng hơn thế nữa, nó giải quyết vấn đề về mối quan hệ của các phòng ban khi mô phỏng mọi tác nghiệp của đội ngũ nhân viên theo quy trình. Thông tin sẽ được luân chuyển tự động giữa các bước của quy trình và được kiểm soát chặt chẽ. Các báo cáo trên phần mềm ERP có thể lấy thông tin từ nhiều bước trong quy trình và thậm chí từ nhiều quy trình khác nhau. Cách làm này sẽ tạo ra năng suất lao động và hiệu quả thông tin rất cao cho DN.
Khi xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO, điều bạn thấy rõ nhất sẽ là về các quy trình. Với mỗi DN, các quy trình sẽ được phân ra cấp bậc là chính quy và phụ trợ. Và các quy trình sản xuất kinh doanh là đối tượng đầu tiên được mô phỏng lại trên hệ thống ERP. Tuy nhiên, một số DN ở Việt Nam hiện nay dù đã hoạt động được nhiều năm nhưng vẫn chưa có các tác liệu về quy trình hoạt động cụ thể. Để giải quyết tình trạng trên, Asoft cũng cung cấp những giải pháp mô phỏng toàn bộ quy trình hoạt động cho những ngành đặc thù để các DN xây dựng hệ thống quản lý ISO.
3. Một hệ thống đạt tầm ERP cần có đặc điểm gì?
- Được thiết kế theo từng phần nghiệp vụ (moduler): mỗi module phần mềm sẽ ứng với từng chức năng kinh doanh. Ví dụ như: Phòng mua hàng sẽ có module đặt hàng (purchase), phòng bán hàng sẽ có module phân phối và bán hàng (Sale & Distribution), … Với thiết kế từng module, DN có thể mua ERP theo từng giai đoạn tùy vào tình hình tài chính và kế hoạch triển khai.
- Có tính tích hợp chặt chẽ: việc tích hợp các module sẽ cho phép kế thừa giữa các phòng ban; đảm bảo tính đồng nhất trong thông tin, tránh việc cập nhật xử lý dữ liệu tài nhiều nơi khác nhau; cho phép thiết lập các quy trình luân chuyển nhiệm vụ giữa các phòng ban.
- Có khả năng phân tích quản trị: Hệ thống ERP cho phép phân tích dựa theo các trung tâm chi phí (cost center) hoặc chiều phân tích (dimension); qua đó, sẽ đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh. Ví dụ có thể phân tích chi phí nhập kho ứng với toàn bộ nguyên vật liệu, một công trình, đơn hàng, nhà vận chuyển hay một sản phẩm… Hệ thống cũng có thể đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh thông qua tổ hợp các chiều phân tích. Chẳng hạn, phân tích hiệu quả kinh doanh sản phẩm cho từng dây chuyền sản xuất ứng với từng vùng thị trường cả từng đơn hàng. Đây là điều mà các DN hay bỏ qua khi lựa chọn phần mềm ERP.
Hệ thống ERP còn có khả năng sửa chữa, khai thác thông tin. Do đó, cùng với quy trình vận hành, ERP còn có tính dẫn hướng (driver). Mặt tích cực này cho phép các DN học tập các quy trình quản lý DN trong chương trình, từ đó sẽ thiết lập quy trình quản lý của riêng mình và hoạch định các quy trình dự kiến trong tương lai.
4. ERP giúp cải thiện hoạt động kinh doanh của các DN ra sao?
Sự kỳ vọng lớn nhất của ERP trong việc chứng minh giá trị chính là việc cải thiện các thucvws mà công ty nhận đơn hàng và xử lý chúng cho đến khi ra hóa đơn ghi nhận doanh thu – mặt khác gọi là quá trình xử lý đơn hàng hoàn chỉnh (order fulfillment process). Chính vì thế mà ERP thường được xem là phần mềm hỗ trợ vô hình. Nhân viên ở những phòng ban khác nhau đều có thể xem chung thông tin và theo dõi đơn hàng. Khi một phòng ban bất kỳ thực hiện xong đơn hàng thì thông tin đó sẽ được tự động kết nối qua hệ thống ERP rồi truyền tải qua bộ phận khác. Nếu bạn muốn kiểm tra tình trạng đơn hàng, chỉ cần kết nối với hệ thống ERP và theo dõi. Trong ERP, quá trình này sẽ như tia sét xuyên suốt hệ thống, khách hàng sẽ nhận hàng nhanh hơn và ít xảy ra sai sót hơn. Với cùng cách thức như vậy, ERP cũng có thể vận dụng cho các quy trình kinh doanh chính khác của doanh nghiệp như quản lý nhân viên hoặc báo cáo tài chính.
Thế nhưng mọi người lại không thích sự thay đổi, trong khi ERP lại buộc họ phải thay đổi làm mới. mới là lý do tại sao ERP lại khó có thể được xác định giá trị thật sự của nó. Việc công ty thay đổi cách thức làm việc mới là điều cốt yếu. Nếu bạn sử dụng phần mềm cho mục đích thay đổi phương thức nhận hàng, sản xuất hàng hóa, giao hàng và thanh toán; bạn sẽ thấy được giá trị hữu ích mà ERP đem lại. Mặt khác, nếu bạn chỉ đơn giải cài đặt phần mềm mà không hề thay đổi cách thức làm việc của nhân viên, bạn sẽ thấy nó chẳng có chút giá trị nào. Hoặc thậm chí bạn sẽ thấy phần mềm mới còn làm chậm công việc lại vì nhân viên đã quen với cách làm cũ trên phần mềm cũ rồi.
5. Thời gian để triển khai một dự án ERP là bao lâu?
Điều đầu tiên khi muốn áp dụng ERP là DN bạn phải thay đổi phương thức hoạt động của công ty và các phương pháp mà nhân viên đang tiến hành thực hiện công việc của họ. và việc chuyển đổi như vậy không thể tránh khỏi tình trạng ảnh hưởng đến toàn bộ DN. Tuy nhiên, nếu DN của bạn có những dấu hiệu như: đơn hàng liên tục bị trì trệ, năng suất công ty thua kém đối thủ, khách hàng không hài lòng hoặc số lượng tồn dư nhiều, … Thì hơn hết, DN bạn nên cân nhắc thiết lập một hệ thống phần mềm ERP phù hợp.
Điều quan trọng không phải thời gian tiến hành giải pháp trong bao lâu, mà là bạn cần phải hiểu vì sao bạn cần những giải pháp và cần thế nào để áp dụng nó để cải thiện cho DN của mình.
Hiện nay, nhờ vào những thay đổi vượt trội của Internet mà các nhà cung ứng đã giảm đáng kể thời gian cung cấp các Module ERP. Quá trình triển khai được thực hiện nhanh chóng, nay chỉ còn được tính bằng tuần chứ không còn tính bằng năm như trước; là kết quả của việc phân phối phần mềm như một dịch vụ (SaaS). Các ứng dụng của ERP theo yêu cầu đều do các công ty cung ứng phần mềm ERP (điển hình là Asoft) cung cấp và hỗ trợ đầy đủ; khách hàng chỉ việc truy cập vào hệ thống ERP bằng cách kết nối Web. Do đó thời gian triển khai có thể được rút ngắn một cách đáng kể.
Theo GScom