10 bước giúp CEO doanh nghiệp triển khai ERP thành công

ERP không đơn giản là một chương trình phần mềm, mà bản chất là một giải pháp trong quản trị doanh nghiệp. ERP đóng vai trò là đòn bẩy hệ thống, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất, kiểm soát tốt hoạt động qua đó thúc đẩy tăng trưởng và phát triển bền vững. Vì ERP can dự vào hầu như toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp cho nên tính chất phức tạp và độ sâu về chuyên môn quản trị đa ngành bên trong rất rộng lớn. Để một dự án ERP thành công, CEO cần thực hiện theo các bước cở bản sau để không phát sinh các vấn đề trước, trong và sau quá trình triển khai.

1. Xác định vấn đề/mục tiêu và phạm vi

Triển khai ERP thành công, ASOFT-ERP

ERP cung cấp một bộ giải pháp cho rất nhiều các vấn đề doanh nghiệp gặp phải hoặc có nhu cầu, vì vậy ban dự án và CEO công ty cần xác định các mục tiêu cụ thể gắn với tầm nhìn và thực tế hoạt động của doanh nghiệp theo các mốc thời gian phù hợp (milestone), trường hợp doanh nghiệp có tham vọng triển khai toàn bộ, thì ban dự án và CEO cũng nên chia thành các giai đoạn (phase) để chia nhỏ bài toán nhằm dể kiểm soát, cũng như tăng mức độ khả thi trong việc ứng dụng trong thực tế. Thường thì người ta chia thành 2 giai đoạn: giai đoạn 1 - các phần hành cơ bản (80%), giai đoạn 2 - các phần hành nâng cao/tối ứu hóa (20%).

2. Xây dựng đội dự án
Phần mềm erp, phan mem erp

Dự án thành công hay không thì phía đơn vị cung cấp quyết định 50%, 50% còn lại là do sự đối ứng từ phía nội bộ doanh nghiệp mà đặc biệt là ban dự án ERP do công ty thành lập. Theo kinh nghiệp triển khai của ASOFT, đội dự án ERP cần thỏa các yếu tố tối thiểu sau:

- Có đầy đủ các trưởng - phó các bộ phận/đơn vị/phòng ban liên quan.
- Có trưởng dự án - là người thẩu hiểu qui trình kinh doanh (business process) của doanh nghiệp và là một người quản lý có năng lực, kinh nghiệm. Và phải đảm bảo theo suốt quá trình triển khai dự án cả trước, trong và sau.
- Có đại diện lãnh đạo công ty - là người có đủ quyền lực để đưa ra các quyết định cần thiết ở gốc độ CEO hay HĐQT công ty.

3. Xác định các tùy chọn triển khai

Triển khai ERP cloud, ERP giá rẻ

Ban dự án công ty cần làm việc với các nhà cung cấp dựa trên mục tiêu tổng và mục tiêu theo giai đoạn đã đặt ra từ đầu, từ đó sẽ nhận được các lựa chọn từ các nhà cung cấp. Ban dự án sẽ xây dựng các tiêu chí đánh giá cụ thể để có quyết định tốt nhất phù với mục tiêu chung và mục tiêu theo giai đoạn đã xác định.

4. Xác định cơ sở hạ tầng cứng và mềm

phan mem erp online, phần mềm erp việt

- Cơ sở hạ tầng cứng là về máy móc, thiết bị, đường truyền, phần mềm hỗ trợ khác: ban dự án công ty cần cần làm việc với nhà cung cấp để có sự nâng cấp và đầu tư phù hợp, tiết kiệm nhưng vẫn đảm bảo vận hành thông suốt hệ thống lâu dài.

- Cơ sở hạ tầng mềm: là các qui định, chính sách và nhân sự sẽ vận hành hệ thống, ban dự án công ty cần xác định danh sách, từng vị trí có các thay đổi phù hợp và đối với nhân sự thì cần có chương trình đào tạo, huấn luyện phù hợp sẵn sàng khi hệ thống vận hành thì có thể đáp ứng được.

5. Tích hợp dữ liệu
phan mem erp, he thong erp
Dữ liệu công ty trước khi áp dụng ERP chắc chắn đang tồn tại ở các dạng file cứng, file mềm, ở các phần mềm cũ khác, vì vậy việc kết xuất, nhập khẩu dữ liệu vào ERP cũng cần được xem xét và làm việc với nhà cung cấp trước khi dự án được bắt đầu triển khai. Để cả nhà cung cấp và phía công ty có sự chủ động về thời gian và việc thu thập, chuẩn hóa, đối chiếu dữ liệu cần thiết trước khi hệ thống đi vào vận hành thử nghiệm và chính thức.

6. Vấn đề tùy chỉnh
phần mềm erp online, phan mem erp online


Khi nói đến triển khai ERP, chắc chắn chúng ta phải nghĩ ngay đến vấn đề tùy chỉnh theo nhu cầu doanh nghiệp. Ban dự án và CEO công ty cần phải quyết định cái nào sẽ thay đổi theo ERP (Best Practises), cái nào ERP cần phải thay đổi theo doanh nghiệp, và cần bên tư vấn làm rõ càng sớm càng tốt.

7. Quản lý sự thay đổi khi áp dụng ERP
phan mem asoft-erp, phần mềm asoft-erp

Thông qua công tác tư vấn và xây dựng giải pháp, ban dự án và CEO công ty cũng đã xác định được mức độ ảnh hưởng khi vận hành ERP vào doanh nghiệp, từ đó cần có kế hoạch cụ thể về việc quản trị thay đổi sẽ xãy ra khi vận hành ERP trong doanh nghiệp mình, tránh việc gây ra các xáo trộn hoặc rủi ro không đáng có cho doanh nghiệp.

Ngoài ra, ban dự án và CEO công ty cũng cần kết hợp với nhà cung cấp làm công tác tư tưởng (mindset) cho nhân sự công ty trước khi bắt đầu vận hành hệ thống. Vì chúng ta, ai cũng hiểu là hầu hết nhân sự ở các công ty đều không thích sự thay đổi về mặt thói quen đã hình thành, dù là có lợi hay không có lợi cho họ.

8. Chuyển giao công nghệ và kiến thức cùng ERP

hệ thống erp, he thong erp

Có tới 21% các dự án ERP bị thất bại vì phía doanh nghiệp không thể tiếp thu được khối lượng công nghệ và kiến thức rộng lớn ẩn sâu bên trong hệ thống ERP, dẫn đến việc vận hành không hiệu quả, hoặc không thể duy trì hệ thống lâu dài để tạo ra hiệu quả to lớn cho doanh nghiệp. Vì vậy ban dự án và CEO công ty cần xác định công nghệ và kiến thức nào sẽ được chuyển giao và ai sẽ là người tiếp nhận và duy trì việc vận hành hệ thống lâu dài trong doanh nghiệp.

9. Quản lý dự án
 
phan mem erp, he thong erp viet

 
Sau khi thực hiện 8 bước trên, thì việc còn lại cũng quan trọng không kém là việc quản lý dự án theo đúng mục tiêu, lịch trình, chất lượng và chi phí đã đặt ra từ đầu là rất quan trọng, có không ít dự án kéo dài làm phát sinh chi phí và giảm hiệu quả đầu tư vì việc quản trị dự án yếu kém của trưởng ban dự án hoặc do thiêu sự giám sát đồng hành của CEO công ty.

10. Chạy thử nghiệm, vận hành và hỗ trợ về sau
phan mem erp online

Một hệ thống ERP dù tốt đến máy thì việc vận hành thử nghiệm là không thể bỏ qua, vì ERP là một cái áo khá rộng, khi vào một doanh nghiệp cụ thể nó sẽ được thiết lập lại/hiệu chỉnh cho sát với mục tiêu cụ thể và không có cách nào khác để biết là nó có đúng hay chưa bằng cách vận hành thử nghiệm. Việc vận hành thử nghiệm phải đủ lâu để chúng ta đối chiếu được các số liệu cần thời gian như báo cáo tháng, báo cáo quí...

Sau khi thử nghiệm thành công, việc đưa vào vận hành chính thức và hỗ trợ vận hành về sau cũng cần ban dự án và CEO công ty làm rõ với nhà cung cấp dịch vụ, tránh ảnh hưởng đến tính chất liên tục, thời gian thực của hệ thống vì nó sẽ quyết định hiệu quả đầu tư, cũng như có thể gây ra sự trì trệ trong hoạt động của doanh nghiệp.

Tóm lại, ban dự án và CEO công ty sẽ phải tuân thủ trình tự và rất tập trung trong suốt quá trình trước, trong và sau của dự án nhằm đảm bảo dự án thành công và mang lại hiệu quả to lớn, lâu dài, đúng với với trò đòn bẩy hệ thống của ERP trong doanh nghiệp.

Nếu Quý khách/CEO vẫn còn chưa tự tin hãy gọi 0976.096.098 hoặc 1900-6123 ngay để được ASOFT tư vấn miễn phí !

P.Tư Vấn ASOFT.